Digitalisierung Ihrer
Unternehmensprozesse
mit einer DMS-Software
Der intelligente Umgang mit Dokumenten zählt zu den wesentlichen Faktoren einer erfolgsversprechenden Unternehmensstrategie. Dabei geht es längst nicht mehr nur um eine digitale Ablage, sondern um die Optimierung und Automatisierung von Prozessen rund um das Dokumenten-Management. Eine moderne DMS-Software hilft Unternehmen dabei, ihre Prozesse zu digitalisieren, zu vereinfachen und effizienter zu gestalten, wodurch sowohl Zeit als auch Kosten gespart werden.
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Was bedeutet DMS und wo liegt der Unterschied zwischen DMS und ECM?
DMS steht für Dokumenten-Management-System und bezeichnet eine datenbankgestützte Softwarelösung zur Verwaltung und Archivierung von Unternehmensdokumenten.
Ein DMS-System fungiert nicht nur als zentraler Dokumenten-Pool, sondern automatisiert und verknüpft auch dokumentenintensive Arbeitsprozesse. Die digitale Verwaltung von Dokumenten ist dabei nur der erste Schritt hin zu einer umfassenden Optimierung der Unternehmensprozesse. Moderne DMS-Systeme integrieren zunehmend fortschrittliche Technologien wie Künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen, um Dokumente automatisch zu klassifizieren und den Arbeitsfluss weiter zu optimieren.
ECM oder Enterprise Content Management, beschreibt einen übergeordneten Begriff für Systeme zur Dokumentenverwaltung, einschließlich DMS-Systemen. DMS bildet eine der Schlüsselfunktionen in einem umfassenden ECM-System. Oft werden die Begriffe ECM und DMS synonym verwendet.
Unser Konzept eines umfassenden ECM beinhaltet auch DMS als integralen Bestandteil. Wir präsentieren Ihnen ein erweitertes ECM-Konzept, das elektronische Archivierung mit Lösungen für effizientes Informationsmanagement, Kollaboration und Business Process Management verbindet.
Wie ist eine moderne DMS-Software aufgebaut?
Gescannte Dokumente, elektronische Dateien, Ausdrucke und Faxe werden in einem digitalen Archivierungssystem gespeichert. Ähnlich einem traditionellen Aktenschrank, organisiert dieser elektronische Archivierungsschrank eine Vielzahl von Ordnern und Unterordnern, die je nach Kontext sortiert sind, inklusive E-Mails, Briefen und Rechnungen.
Im Gegensatz zu einem physischen Aktenschrank bleiben digitale Akten jedoch immer aktuell und übersichtlich. Dank moderner Technologien wie Künstlicher Intelligenz (KI) und maschinellem Lernen werden Duplikate vermieden, und Dokumente können automatisch klassifiziert und indiziert werden. Dies sorgt nicht nur für eine effizientere Verwaltung, sondern auch für schnellere Suchvorgänge. Das Ergebnis ist eine deutlich effizientere Dokumentenverwaltung durch digitales Dokumentenmanagement.
Darüber hinaus unterstützt eine DMS-Software die internen Abläufe im Unternehmen. Korrekte Daten werden zum richtigen Zeitpunkt an die richtige Person weitergeleitet. Auch bestehende Arbeitsprozesse werden digital abgebildet und optimiert. Diese Workflows können dynamisch angepasst werden, um den sich ändernden Geschäftsanforderungen gerecht zu werden, und bieten umfassende Möglichkeiten zur Integration mit anderen Unternehmenssystemen. Ein klassisches Beispiel für einen solchen Workflow ist der Rechnungseingang. Unsere DMS-Lösung DocuWare demonstriert diesen Workflow gerne in der Praxis.
Archiv
Digitalisierung von Dokumenten
DMS
Dokumentenverwaltung
Workflows
Digitalisierung von Prozessen
Welche Einsatzgebiete deckt eine DMS-Software ab?
Kaufmännische Dokumente machen einen Großteil der Firmendokumente aus und sind in nahezu allen Abteilungen von Bedeutung. Für steuerrelevante Daten, wie Geschäfts- und Vertragsdokumente, existieren spezifische Vorgaben für deren Aufbewahrung, beispielsweise gemäß den GoBD. In der Finanzbuchhaltung, aber auch im Personalwesen, wird ein prozessorientiertes Dokumentenmanagement immer wertvoller. Eine DMS-Lösung wie DocuWare kann daher abteilungsübergreifend eingesetzt werden. Durch den Einsatz in der Cloud kann die Lösung zudem von überall genutzt werden, was die Flexibilität und Effizienz weiter erhöht.
Klassische Einsatzgebiete von
DMS-Systemen
- Einkauf
- Vertrieb
- Rechnungswesen
- Personalabteilung
- Qualitätsmanagement
- Fertigung
Geeignete Bereiche für die Digitalisierung
von Prozessen
- Rechnungsbearbeitung (Ein- und ausgehende Rechnungen)
- Lohnbuchhaltung (Personalunterlagen)
- Genehmigungsverfahren (Dokumentationen)
- Vertragsverwaltung (Verträge)
- Wareneingangsprüfung (Bestellungen)
- Auftragsbearbeitung (Lieferscheine)
Welchen Nutzen bietet eine DMS-Software?
Kein Unternehmen der Welt kann es sich leisten, Wissen zu verlieren. Die Verschwendung von wertvollen Ressourcen und unproduktiver Arbeit schadet Firmen erheblich. Neben diesen allgemeinen Tatsachen bieten DMS-Lösungen weitere beachtliche Vorteile.
1. Effizienz
Suchfunktionen und Stichwörter vereinfachen die Recherche und den firmeninternen Wissenstransfer. Besonders der Zeitgewinn wird deutlich spürbar. Weniger Papierverbrauch und geringerer Platzbedarf sind weitere Vorteile. Die Nutzung von KI-basierten Suchalgorithmen macht die Datenrecherche noch präziser und schneller. Mobile Apps ermöglichen zudem einen ortsunabhängigen Zugriff auf Dokumente, was die Flexibilität im Arbeitsalltag erhöht.
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2. Fehlerreduzierung
Automatisierte und kontrollierte Abläufe stellen sicher, dass Aufgaben und Fristen lückenlos eingehalten werden. Dies führt zu einer signifikanten Fehlervermeidung und einem besseren Überblick über die Unternehmensprozesse. Durch die Integration von maschinellem Lernen können potenzielle Fehlerquellen frühzeitig erkannt und vermieden werden, bevor sie sich negativ auf die Geschäftsabläufe auswirken.
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3. Rechtskonformität
Gesetzliche Vorgaben lassen sich mit einer DMS-Software leichter erfüllen. Die revisionssichere, digitale Archivierung der Dokumente sorgt dafür, dass Unternehmen den ständig wachsenden Compliance-Richtlinien einfacher und risikofreier entsprechen. Automatisierte Compliance-Checks und Benachrichtigungen helfen, auf dem neuesten Stand der Gesetzgebung zu bleiben und rechtliche Risiken zu minimieren.
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4. Datensicherheit
Geschäftskritische Informationen und Dokumente gehen nicht verloren, unabhängig davon, von wo aus Sie arbeiten. Ein DMS-System spielt eine zentrale Rolle im unternehmensweiten Datenschutzkonzept. Modernste Verschlüsselungstechnologien und Multi-Faktor-Authentifizierung sorgen für einen hohen Schutz der Daten und stellen sicher, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf sensible Informationen haben.
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Wir beraten Sie gerne und stellen Ihnen Maßnahmen zur Verbesserung Ihrer Datensicherheit vor.
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Wie verhält sich eine DMS-Software in Zeiten der DSGVO und GoBD?
Die GoBD, oder „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, sind seit 2015 in Kraft und regeln die Aufbewahrung steuerrechtlich relevanter Daten in elektronischer Form. Dies bedeutet unter anderem, dass elektronisch erzeugte Dokumente, wie E-Mail-Rechnungen, digital archiviert werden müssen.
Gemäß den GoBD müssen alle Dokumente im Originalformat vorliegen. Eine vollständig GoBD-konforme Softwarelösung, die auf Knopfdruck funktioniert, gibt es jedoch nicht. Es ist notwendig, dass neben der Software auch interne Richtlinien und grundlegende Arbeitsvorgaben konsequent eingehalten werden. Dabei dient eine DMS-Software als zentrales Werkzeug, um die Anforderungen der GoBD zu erfüllen. Das papierlose Arbeiten und die systematische Archivierung im Dokumentenmanagement-System erleichtern dieses Unterfangen erheblich und tragen zur Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben bei. Wir zeigen Ihnen gerne, welche spezifischen Funktionen unserer DMS-Software Ihnen dabei helfen können.
Vieles wurde bereits über die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) geschrieben, die am 25. Mai 2018 in Kraft trat. Diese Verordnung schreibt vor, dass alle personenbezogenen Dokumente, wie Personalakten und Verträge, sorgfältig und sicher archiviert werden müssen. Die DSGVO legt dabei klare Grundsätze für die Beschaffung, Verarbeitung und Speicherung personenbezogener Daten fest.
Ein DMS-System spielt eine entscheidende Rolle bei der Einhaltung dieser Anforderungen, indem es die Umsetzung der „geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen“ (TOMs) gemäß DSGVO proaktiv unterstützt. Ohne eine solide DMS-Lösung ist es kaum vorstellbar, alle Datenschutzrichtlinien der DSGVO vollständig und sicher zu erfüllen. Anbieter von Dokumentenmanagement-Lösungen wie DocuWare bieten die notwendigen Werkzeuge, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen alle rechtlichen Vorgaben einhält und gleichzeitig die Effizienz und Sicherheit der Dokumentenverwaltung maximiert.
Wie gestaltet sich die Zukunft von DMS?
Die Digitalisierung prägt, beschleunigt und verändert unser Leben und unsere Arbeitsweise in rasantem Tempo. Skalierbare Cloud-Technologien, der Zugang zu Informationen in Echtzeit und die Automatisierung digitaler Workflows sind heute bereits wesentliche Bestandteile des Erfolgskonzepts produktiver Unternehmen. Dokumentenmanagement in der Cloud hat sich von einer modernen Innovation zu einem Standard entwickelt. Anbieter wie DocuWare bieten leistungsstarke, cloud-basierte Lösungen für Dokumenten-Management und Workflow-Automation an, die den Anforderungen moderner Unternehmen gerecht werden.
Diese Trends werden sich weiter intensivieren und branchenübergreifend durchsetzen. Unternehmen, die in die Digitalisierung investieren, sind besser in der Lage, ihre Geschäftsprozesse zu optimieren, die Effizienz zu steigern und schneller auf Marktveränderungen zu reagieren. Dies sichert nicht nur die Zukunft des Geschäfts, sondern trägt auch zur langfristigen Bindung zufriedener Mitarbeiter und treuer Kunden bei.
Wie könnte eine DMS-Einführung mit WUD aussehen?
Die Einführung eines DMS-Systems ist, ähnlich wie bei einer ERP-Einführung, eine unternehmensweite Entscheidung. Diese strategische Ausrichtung ist weitaus mehr als nur ein abgesondertes IT-Projekt. Dieses Projekt kann Geschäftsabläufe nachhaltig optimieren. Es weist einen konkreten wirtschaftlichen und produktiven Nutzen für das Unternehmen auf. Um solche positiven Auswirkungen zu erzielen, ist es wichtig, alle Beteiligten einzubinden. Dadurch überwinden Mitarbeiter erste Berührungsängste und lassen sich auf die digitale Verfahrensweise ein. Klar definierte Ziele und eine detaillierte Planung, z.B. in Form eines Lastenheftes, beeinflussen und fördern das DMS-Projekt und das gesamte Team positiv.
WUD empfiehlt Ihnen folgende Schritte
- 1. Orientierung & IST-Analyse
- 2. Lösungspräsentation
- 3. Workshop
- 4. Angebot & Kauf
- 5. Einrichtung & Schulung
Lernen Sie jetzt DocuWare kennen!
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Wir helfen Ihnen gerne weiter
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