Digitalisierung Ihrer
Unternehmensprozesse
mit einer DMS-Software
Der intelligente Umgang mit Dokumenten zählt zu den wesentlichen Faktoren einer erfolgsversprechenden Unternehmensstrategie. Dabei geht es nicht nur um eine digitale Ablage, sondern auch um effiziente Prozesse rund um das Dokumenten-Management. Ermitteln Sie, wie Sie mit einer DMS-Software Ihr Unternehmen ins digitale Zeitalter überführen.
Was bedeutet DMS und wo liegt der Unterschied zwischen DMS und ECM?
DMS steht für Dokumenten-Management-System. Dabei versteht sich DMS als datenbankgestützte Software zur Datenverwaltung und Dokumentenarchivierung eines Unternehmens.
Dementsprechend fungiert eine DMS-Software nicht nur als zentraler Dokumenten-Pool. Ein prozessorientiertes Dokumentenmanagement automatisiert und verknüpft auch dokumentenintensive Arbeitsprozesse. Dokumente digital zu verwalten ist dabei nur der erste Schritt.
ECM oder Enterprise Content Management ist ein Oberbegriff für dokumentenverwaltende IT-Systeme, wie z.B. ein DMS-System. DMS ist somit die Software, die eine der Kernfunktionen eines umfänglichen ECM-Systems darstellt. ECM wird oft synonym mit DMS verwendet.
Denn hinter dem Begriff DMS steht auch für uns ein umfassendes ECM-Konzept, das wir Ihnen vorstellen möchten. Dabei werden die Funktionen zur elektronischen Archievierung von Dokumenten mit Technologien für effektives Informationsmanagement, Teamarbeit und Business Process Management erweitert.
Wie ist eine moderne DMS-Software aufgebaut?
Eingescannte, elektronische, gedruckte und gefaxte Dokumente landen in einem digitalen Ablagesystem. Kurzum ist eine digitale Ablage wie ein herkömmlicher Aktenschrank aufgebaut. Dieser elektronische Aktenschrank beinhaltet zahlreiche Akten und Unterakten zum jeweiligen Kontext. Je nachdem befinden sich E-Mails, Briefe oder Rechnungen in der Dokumentenablage.
Im Gegensatz zu einem physikalischen Aktenschrank bleiben die digitalen Akten stets aktuell und übersichtlich. Duplikate werden aufgrund der einheitlichen Datenbankstruktur vermieden. Übrigens sind die abgelegten Dokumente schnell auffindbar. Eine effizientere Dokumentenverwaltung durch digitales Dokumentenmanagement ist das Ergebnis.
Zusätzlich unterstützt eine DMS-Software unternehmensinterne Abläufe. Korrekte Daten werden zum richtigen Zeitpunkt an die richtige Person weitergegeben. Auch bestehende Abläufe werden digital abgebildet und optimiert. Ein klassischer Workflow dieser Art ist zum Beispiel der Rechnungseingang. Diesen Workflow präsentieren wir Ihnen gerne durch unsere DMS-Lösung DocuWare.
Archiv
Digitalisierung von Dokumenten
DMS
Dokumentenverwaltung
Workflows
Digitalisierung von Prozessen
Welche Einsatzgebiete deckt eine DMS-Software ab?
Kaufmännische Dokumente, die einen Großteil von Firmendokumenten darstellen, haben in fast allen Abteilungen Relevanz. Für steuerrelevante Daten wie Geschäfts- und Vertragsdokumente existieren sogar spezifische Vorgaben für deren Aufbewahrung (z.B. gemäß GoBD). In der Finanzbuchhaltung, aber auch im Personalwesen wird ein prozessbasiertes Dokumentenmanagement immer wertvoller. Dementsprechend wird eine DMS-Lösung wie DocuWare quasi abteilungsübergreifend eingesetzt. Übrigens kann die Lösung auch über die Cloud bezogen werden.
Klassische Einsatzgebiete von
DMS-Systemen
- Einkauf
- Vertrieb
- Rechnungswesen
- Personalabteilung
- Qualitätsmanagement
- Fertigung
Geeignete Bereiche für die Digitalisierung
von Prozessen
- Rechnungsbearbeitung (Ein- und ausgehende Rechnungen)
- Lohnbuchhaltung (Personalunterlagen)
- Genehmigungsverfahren (Dokumentationen)
- Vertragsverwaltung (Verträge)
- Wareneingangsprüfung (Bestellungen)
- Auftragsbearbeitung (Lieferscheine)
Welchen Nutzen bietet eine DMS-Software?
Kein Unternehmen der Welt kann es sich leisten Wissen zu verlieren. Die Verschwendung von wertvollen Ressourcen und unproduktive Arbeit schaden Firmen. Neben diesen allgemeingültigen Tatsachen bieten DMS-Lösungen weitere beachtliche Vorteile.
1. Effizienz
Suchfunktionen und Stichwörter vereinfachen die Recherche und den firmeninternen Wissenstransfer. Insbesondere der Zeitgewinn wird deutlich erkennbar. Ebenso verwenden Sie weniger Papier und haben einen geringeren Platzbedarf. Datenredundanzen bleiben erspart. Ihre Daten sind jederzeit nach Berechtigungskonzept verfügbar. Zudem machen mobile Apps einen ortsunabhängigen Zugriff möglich.
Wollen Sie Näheres zu den
Effizienzvorteilen erfahren?
Wir zeigen Ihnen anhand von Praxisbeispielen, wie mit DocuWare eine Effizienzsteigerung gelingt.
2. Fehlerreduzierung
Abläufe werden automatisiert und kontrolliert. Auch Aufgaben und Fristen werden lückenlos erledigt. Das Ergebnis ist Fehlervermeidung und ein besserer Überblick über Ihre Unternehmensprozesse.
Wollen Sie wissen, wie die meisten
Fehler im Berufsalltag geschehen?
Wir zeigen Ihnen gerne, wie Sie am besten problematische Prozessketten und typische Arbeitsfehler minimieren.
3. Rechtskonformität
Gesetzliche Vorgaben werden leichter erfüllt. Eine revisionssichere, digitale Archivierung wird ausgeübt. Infolgedessen halten Sie sich einfacher und risikofreier an ständig wachsenden Compliance-Richtlinien.
Wollen Sie erleben, wie Sie die strengen gesetzlichen Vorgaben IT-gestützt
und sorgenfrei erfüllen können?
Wir beschreiben Ihnen einen Weg, um mit gesetzlichen Vorgaben wie die DSGVO und GoBD auf der sicheren Seite zu sein.
4. Datensicherheit
Geschäftskritische Informationen und Dokumente gehen nicht verloren. Unabhängig von wo Sie arbeiten. Dabei spielt ein DMS-System in Ihrem unternehmensweiten Datenschutzkonzept eine zentrale Rolle.
Haben Sie zum Thema Datenschutz weitere Fragen?
Wir beraten Sie gerne und stellen Ihnen Maßnahmen zur Verbesserung Ihrer Datensicherheit vor.
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Wie verhält sich eine DMS-Software in Zeiten der DSGVO und GoBD?
Die GoBD sind „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Diese sind seit 2015 gültig und regeln die Aufbewahrung von steuerrechtlich relevanten Daten in elektronischer Form. Das heißt unter anderem, dass elektronisch erzeugte Dokumente, wie z.B. E-Mail-Rechnungen, digital archiviert werden müssen.
Laut GoBD müssen alle Dokumente im Original vorlegen. Eine auf Knopfdruck GoBD-konforme Softwarelösung gibt es jedoch nicht. Neben der Software müssen auch interne Richtlinien und grundsätzliche Arbeitsvorgaben eingehalten werden. Dabei dient die DMS-Software als ein zentrales Hilfsmittel, um die Anforderungen der GoBD zu erfüllen. Das papierlose Arbeiten und eine Archivierung im Dokumentenmanagement-System gestalten dieses Bestreben simpler. Wir zeigen Ihnen gerne, welche Funktionen der DMS-Software Sie dabei unterstützen können.
Vieles wurde schon über die neue EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) geschrieben, die am 25. Mai 2018 in Kraft trat. Jedes personenbezogene Dokument (Personalakten, Verträge) muss sorgfältig archiviert sein. Die DSGVO enthält Grundsätze zur Beschaffung, Verarbeitung und Speicherung personenbezogener Informationen.
Ein DMS-System hilft bei der Einhaltung dieser Anforderungen. Denn es unterstützt proaktiv bei der Umsetzung der „geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen“ (TOMs), die von der DSGVO vorgeschrieben sind. Demzufolge ist es ohne die Grundlage eines DMS-Systems kaum vorstellbar, alle Datenschutzrichtlinien DSGVO-konform zu erfüllen. Anbieter von Dokumentenmanagement-Lösungen wie DocuWare helfen Ihnen dabei, diese Richtlinien einzuhalten.
Wie gestaltet sich die Zukunft von DMS?
Die Digitalisierung prägt, beschleunigt und verändert unser Leben und unsere Arbeitsweise. Skalierbare Cloud-Technologien, verfügbare Informationen in Echtzeit und die Automatisierung von digitalen Workflows gehören heute schon zum Erfolgskonzept produktiver Unternehmen. Dokumentenmanagement in die Cloud ist heute schon herkömmlich. DocuWare bietet auch eine cloud-basierte Lösung für Dokumenten-Management und Workflow-Automation an.
Diese Trends werden sich intensivieren und übergreifend durchsetzen. Schließlich möchte jedes Unternehmen die Zukunft seines Geschäfts sichern. Außerdem müssen zufriedene Mitarbeiter sowie treue Kunden langfristig gebunden werden.
Wie könnte eine DMS-Einführung mit WUD aussehen?
Die Einführung eines DMS-Systems ist, ähnlich wie bei einer ERP-Einführung, eine unternehmensweite Entscheidung. Diese strategische Ausrichtung ist weitaus mehr als nur ein abgesondertes IT-Projekt. Dieses Projekt kann Geschäftsabläufe nachhaltig optimieren. Es weist einen konkreten wirtschaftlichen und produktiven Nutzen für das Unternehmen auf. Um solche positiven Auswirkungen zu erzielen, ist es wichtig, alle Beteiligten einzubinden. Dadurch überwinden Mitarbeiter erste Berührungsängste und lassen sich auf die digitale Verfahrensweise ein. Klar definierte Ziele und eine detaillierte Planung, z.B. in Form eines Lastenheftes, beeinflussen und fördern das DMS-Projekt und das gesamte Team positiv.
WUD empfiehlt Ihnen folgende Schritte
- 1. Orientierung & IST-Analyse
- 2. Lösungspräsentation
- 3. Workshop
- 4. Angebot & Kauf
- 5. Einrichtung & Schulung
Lernen Sie jetzt DocuWare kennen!
Alles über die DMS-Software - Unsere WUD Blog-Beiträge
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Wir helfen Ihnen gerne weiter
Haben Sie allgemeine Fragen zur DMS-Software und unserem Leistungsangebot?
Suchen Sie gezielt nach Informationen zu einem bestimmten IT-Produkt?
Wollen Sie konkret wissen wie Sie Ihr Unternehmen fit für die digitale Zukunft machen können?
Wir sind für Sie da und beraten Sie gerne. Persönlich, unverbindlich und kostenlos.
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