4 Vorteile der Prozessautomatisierung für Ihr Unternehmen

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4 Vorteile der
Prozessautomatisierung
für Ihr Unternehmen

Aktuelle Studien zeigen, dass Unternehmen in Deutschland dieses Jahr fast 4% ihrer Arbeitszeit mit unproduktiven administrativen Aufgaben verschwenden. Tendenz steigend. Hierdurch entsteht ein finanzieller Schaden von etwa 30 Milliarden Euro. Dabei gibt es auch aufgrund der Digitalisierung zahlreiche kosteneffiziente Lösungen. Diese führen zur Automatisierung von administrativen Aufgaben und setzen Kapazitäten frei. Wieso verlieren wir uns aber nach wie vor in der mächtigen Verwaltungsspirale? Demzufolge ist es erst einmal wichtig, die Vorteile der Prozessautomatisierung zu ermitteln.

Die vier zentralen Vorteile der Prozessautomatisierung für Unternehmen:

1. Entdecken Sie die versteckten
Potenziale Ihrer Mitarbeiter

Wieso sollen Ihre Mitarbeiter ihre Arbeitszeit mit routinemäßigen, wiederkehrenden Verwaltungsaufgaben verbringen, anstatt sich auf wertschöpfende Aktivitäten zu fokussieren?

Zum Beispiel kann die manuelle, zeitaufwendige Eingabe der Spesenabrechnungen entfallen. Die zuständige Person beschäftigt sich stattdessen mit der Auswertung von Ausgabentrends. Somit reduzieren Sie nachhaltig Betriebskosten.

Über Mitarbeitergespräche decken Sie solche Optimierungspotenziale auf. Daraus ergeben sich Ideen, diverse manuelle, aufwandsintensive Aufgaben im Personalwesen oder in der Finanzbuchhaltung zu standardisieren und zu automatisieren. Aufgaben werden zu Prozessen. Somit bleibt für Ihre Mitarbeiter mehr Zeit, um die Arbeitszeit mit strategischen Aufgaben zu füllen.

Sorgen Sie für bessere Stimmung im Unternehmen

Schließlich hat jeder Ihrer Mitarbeiter gewisse Qualitäten, Talente und Vorlieben, die es gilt für das Unternehmen im positiven Sinne auszunutzen. Diese Qualitäten können Sie nutzen indem Sie Ihren Mitarbeitern strategische Rollen zuweisen. Umso mehr werden diese Mitarbeiter das Unternehmenswachstum fördern.

Geben Sie Ihrer Belegschaft den notwendigen Freiraum und zielführende Weiterbildungsmöglichkeiten an die Hand. Anschließend können Sie in Abstimmung mit ihnen IT-Lösungen einführen, die die Vorteile der Prozessautomatisierung täglich aufzeigen.

Und nicht nur das, Ihre Mitarbeiter werden sich für das entgegengebrachte Vertrauen bedanken. Sowohl ihre Performance, als auch die Mitarbeiterbindung und –Zufriedenheit steigen. Des Weiteren heißt das für Ihr Unternehmen, dass Wert- und Wachstumschancen eröffnet werden.

Die Vorteile der Prozessautomatisierung für Unternehmen-Statistik in DE

2. Mit Prozessautomatisierung senken Sie Kosten und sparen Zeit

Über die kostentechnischen Einbußen aufgrund ineffizienter administrativer Prozesse haben wir am Anfang dieses Artikels berichtet. Das betrifft vor allem den Verwaltungsbereich.

Wenn nur diverse Unternehmensabläufe durch eine Kombination von Papier und softwaretechnischen Insellösungen dominiert werden, wird keine Besserung in Sicht sein. Nur indem Sie Prozesse automatisieren und durch ein zentrales System verknüpfen, erzielen Sie Einsparungen. Sowohl kosten- als auch zeitbezogen.

Manuelle Prozesse sind in der Tat unwirtschaftlich. Davon können die meisten mittelständischen Unternehmen bestimmt ein Lied singen. Sie schlucken tagtäglich produktive Arbeitszeit, stressen Ihre Mitarbeiter und bremsen sämtliche, umsatzrelevante Wertschöpfungsprozesse.

Überwinden Sie ein für alle Mal das Papierproblem

Ebenfalls ist in diesem Zusammenhang das „Papierproblem“ kein unwesentlicher Faktor. Laut Forschungsergebnissen von APQC werden 600 € pro verloren gegangenem Papierdokument und nicht weniger als 100 € für falsch abgelegte Geschäftsdokumente fällig.

Sage und schreibe sind in den vergangenen Monaten weltweit laut Umfrage um die 500 Milliarden Euro durch zeitintensive Verwaltungsabläufe verbraucht worden.

Wie können Unternehmen diese Geldbeträge sinnvoller ausgeben? Vor allem der Verwaltungsbereich und insbesondere die Lohn- und Finanzbuchhaltung kann von den Vorteilen der Prozessautomatisierung und Digitalisierung erheblich profitieren.

Beispielsweise müssen Lohnscheine nicht ausgedruckt und verteilt werden. Diese und auch weitere personenbezogene Dokumente werden über ein Self-Service- bzw. Mitarbeiter-Portal einer HR-Software den Mitarbeitern ganz einfach in digitaler Form zur Verfügung gestellt.

Druckkosten entfallen und wertvolle Arbeitszeit wird nun den strategischen Themen gewidmet.

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3. Geringere Kommunikationsbrüche
trotz ortsunabhängigem Arbeiten

Wir stark sind in Ihrem Unternehmen die Unternehmensbereiche miteinander verbunden? Je stärker die Koppelung der Bereiche ist, desto effizienter und produktiver steuern und optimieren Sie Ihr Business.

Wenn diese starke Verbindung gleichzeitig eine Daten-Zentralisierung dieser Bereiche auf systemtechnische Ebene bedeutet, werden die Vorteile für Ihr Unternehmen multipliziert. Schließlich haben Sie dann all Ihre geschäftskritischen Daten, abteilungsübergreifend und in Echtzeit, miteinander in einem IT-System einheitlich vernetzt.

Wenn alle Abteilungen wie Einkauf, Produktion, Personalwesen, Buchhaltung und Vertrieb miteinander nahtlos verbunden sind, gestalten sich die Kommunikationsprozesse zwischen ihnen wesentlich einfacher. Übrigens nicht nur innerbetrieblich. Ihre Kunden- und Lieferantenbeziehungen werden davon ebenso auf jeden Fall profitieren.

Auf Basis der vernetzten Unternehmensbereiche können Sie auch den Automatisierungsgrad dieser gekoppelten Unternehmensprozesse unkomplizierter optimieren, um somit weitere Vorteile zu erzielen.

Die räumliche Distanz spielt keine Rolle mehr

Schaffen Sie neue Arbeitsmöglichkeiten für Ihre Mitarbeiter. Mit der Prozessautomatisierung als Grundlage spielt die räumliche Distanz Ihrer Mitarbeiter oder Abteilungen keiner Rolle mehr.

Über eine ortsunabhängige Arbeitsweise oder einer Verknüpfung zu Kollegen im Homeoffice erzielen Sie neue Vorteile was effizientes Arbeiten betrifft.

Infolgedessen werden Aufgaben effizienter verteilt und schneller bearbeitet. Erschwingliche technologische Optionen (z.B. Workflow-Apps) machen dies möglich.

Zum Beispiel kann die fachliche Prüfung und Freigabe von Rechnungen von jedem Endgerät ortsunabhängig durchgeführt werden.

Dadurch gewinnt Ihr Unternehmen an Flexibilität und Geschwindigkeit. Auch die Arbeitsmotivation im Unternehmen steigt.

Die Vorteile der Prozessautomatisierung für Unternehmen-Mobiles Arbeiten

4. Vermeiden Sie Fehler und stärken Sie Ihre Datensicherheit

Jede Aufgabe, die ein Mitarbeiter manuell erledigen muss, ist fehleranfällig. Mit anderen Worten ist der Anwender eine potenzielle Fehlerquelle, falls dieser manuell seine Arbeit erledigt.

Genau so ein Szenario kann beim manuellen Buchen von Ausgangsrechnungen vorkommen. Ihr Mitarbeiter ist gestresst, hat Zeitdruck oder ist einfach für ein paar Momente unkonzentriert.

Demzufolge werden Rechnungen eventuell suboptimal verarbeitet, falsch abgelegt oder inkorrekt weitergeleitet. Somit fehlen möglicherweise Umsätze und sowohl Ihre Buchhaltung als auch Ihr gesamtes Unternehmen leiden unter dieser Ineffizienz.

Nachdem Sie sämtliche manuelle Arbeitsschritte aus der Rechnungsbearbeitung automatisieren, reduziert sich die Fehlerquote in Ihrer Buchhaltung erheblich. Denn Datenerfassung, Freigabeablauf und Dokumentenarchivierung werden selbständig verarbeitet.

Dagegen haben Ihre Mitarbeiter Zeit, Daten auszuwerten und an der Cashflow-Optimierung zu feilen. Kurzum gelingt es ihnen, strategisch anstatt administrativ zu arbeiten.

Sensible Daten und neue Richtlinien erfordern ein
Umdenken

Wenn wir über Vorteile der Prozessautomatisierung sprechen, kommen wir nicht drum herum, auch den Faktor Datensicherheit anzusprechen.

Zum Beispiel garantiert ein automatisierter, vorkonfigurierter Rechnungsworkflow eine erweiterte Datensicherheit.

Während die Daten in diesem Fall korrekt und vollständig erfasst werden, gelangen auch die Informationen nur an die Mitarbeiter, die befugt sind, diese Daten zu verarbeiten.

Ein integrierter Genehmigungsworkflow gewährleistet diese sichere Vorgehensweise. Dabei gelangen alle Daten sicher und vertraulich an die zuständigen Mitarbeiter. Auch die einzelnen Arbeitsschritte werden überprüft und protokolliert.

Parallel werden die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten und strengen Datenschutzrichtlinien, wie die GoBD und DSGVO, ohne manuellen Aufwand eingehalten.

Übrigens verbessert sich nicht nur Ihr Überblick und Transparenz über Ihr Business, Sie können auch einer Betriebsprüfung gelassen entgegen sehen.

Kurzum schaffen Sie durch die Prozessautomatisierung in Bereichen wie die Buchhaltung mehr Zeit und Kopf für strategische Konzepte und gewinnführende Prozesse. Für Sie und Ihre Mitarbeiter. Schlussendlich werden Sie dadurch fit und stark für die digitale Zukunft und den intensiveren Wettbewerb.

Eventuell sind Ihnen einige dieser Vorteile der Prozessoptimierung bereits bekannt. Möglicherweise setzen Sie diese gerade verstärkt in Ihrem Unternehmen um.

Was sind Ihre Erfahrungen mit der Prozessoptimierung? Sehen Sie Ihr Unternehmen gerüstet für die digitale Zukunft und die strikten gesetzlichen Vorschriften? Haben Sie weitere Anregungen zu diesem Thema?

Gerne können Sie hier einen Kommentar hinterlassen oder sich direkt bei uns melden. Wir freuen uns auf Ihr Feedback!

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