3 Praxisbeispiele, die zeigen, wie ein DMS-System Ihre Produktivität ankurbelt
In diesem Blog haben wir uns schon öfters mit diversen Aspekten und den damit verbundenen Vorteilen einer DMS-Software beschäftigt. Von der Kostensenkung und der Prozessautomatisierung bis hin zur erhöhten Datensicherheit und der erheblichen Zeitersparnis.
Diesmal möchten wir den wichtigen Aspekt der Produktivität näher betrachten. Aber nicht nur das; wir stellen drei Praxisbeispiele vor, die offenbaren, wie eine DMS-Software die Produktivität tatsächlich beflügelt.
Schließlich ist die Steigerung der Produktivität ein essenziell wichtiger Punkt und für jedes Unternehmen eine Herausforderung. In Zeiten von Corona und Homeoffice hat dieser Aspekt noch mehr an Bedeutung gewonnen.
Bei diesen drei Praxisbeispielen handelt es sich um Aufgaben oder Arbeitssituationen, denen Mitarbeiter tagtäglich begegnen.
Lassen Sie uns anhand dieser drei Praxisbeispiele ein DMS-System auf dessen Produktivität durchleuchten.
1. Managen Sie Ihre Veranstaltungen schneller und entspannter
Aufgrund der aktuellen Gegebenheiten sprechen wir lieber von Webinaren anstatt Präsenzveranstaltungen.
Veranstaltungsmanagement ohne eine DMS-Software
Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Sie planen für die nähere Zukunft informative Webinare für Ihre Geschäftspartner.
Interessierte Kunden melden sich über Ihre Webseite an. Die erhaltenen Daten speichern Sie in eine Excel-Tabelle oder im CRM-System händisch ab.
Anschließend schicken Sie jeden einzelnen Teilnehmer manuell eine Bestätigung per E-Mail zu. Auch Teilnehmercodes, Infomaterial, Erinnerungen usw. werden in den nächsten Tagen (und Wochen) auf ähnlichem Weg verschickt.
Der Verwaltungsaufwand ist groß. Die manuellen Arbeiten kosten Zeit und sind fehleranfällig.
Das führt zu Problemen. Schließlich wollen Sie Ihren Geschäftspartnern einen guten Service, eine reibungslose Kommunikation und prinzipiell eine positive Erfahrung mit Ihrem Unternehmen bieten.
Veranstaltungsmanagement mit einer DMS-Software
Mit dem Einsatz eines webbasierten Dokumentenmanagement-Tools landen alle eingegebenen Teilnehmerdaten von Ihrer Webseite und über ein Webformular direkt in Ihrer DMS-Software.
Zudem werden diese Daten automatisch Ihren vorgefertigten Vorlagen zugeordnet.
Dies bedeutet, dass auf Basis Ihres definierten Prozesses, die Datenfelder der diversen Vorlagen, wie z.B. eine Teilnahmebestätigung oder ein Erinnerungsschreiben, automatisch mit den übermittelten Teilnehmerdaten ausgefüllt werden.
Anschließend wird der Kommunikationsprozess automatisch angestoßen. Auch Ihre relevanten Kollegen werden mit ins Boot geholt und Ihre Geschäftspartner auf dem Laufenden gehalten.
Am Ende haben Sie weniger Stress und genießen eine reibungslose Organisation Ihrer Veranstaltung bzw. Ihres Webinars. Außerdem werden Ihre Geschäftspartner die Zuverlässigkeit und Struktur Ihrer Kommunikation sicherlich schätzen.
Zudem stehen Ihnen interessante Auswertungen zu Ihren Veranstaltungen zur Verfügung.
Effektives Formularmanagement für produktiveres Veranstaltungsmanagement
Sie stellen fest: Mit einem effektiven, DMS-basierten Formularmanagement sparen Sie unnötige, fehlerbehaftete Dateieingaben.
Auch übertragen Sie automatisch einmal erfasste Daten auf beliebig viele andere Formulare. Kollegen von Ihnen haben bei Bedarf Zugriff auf diese Daten und Auswertungen.
Das ist nur eines der Praxisbeispiele, die uns zeigen, wie ein DMS-System die Produktivität in Ihrem Team ankurbelt.
2. Dokumente im Handumdrehen suchen und ablegen
Wie suchen Sie nach Geschäftsdokumenten und wie legen Sie diese ab? Sie können sich gar nicht vorstellen, wie viel „Luft nach oben“ Sie evtl. in diesen scheinbar minimalen Aufgaben an Produktivitätsgewinn haben.
Suchen und Archivieren ohne eine DMS-Software
Ob bei der Suche oder das Ablegen von Dokumenten im Archiv; Sie tippen Such- bzw. Indexbegriffe ein.
Ohne Unterstützung eines intelligenten DMS-Systems dauert dieses Eintippen wesentlich länger. Auch die erhöhte Fehleranfälligkeit gilt es zu bedenken.
Darüber hinaus bereiten doppelte Buchungssätze und eine nicht einheitliche Schreibweise Probleme in der Praxis.
Ganz zu schweigen von der fragwürdigen Datensicherheit und die Notwendigkeit der Einhaltung gesetzlicher Richtlinien, wie beispielsweise die DSGVO und GoBD.
Suchen und Archivieren mit einer DMS-Software
Innovative DMS-Lösungen bieten eine automatische Vervollständigung bzw. intelligente Auswahlliste von Begriffen. Seien es Such- oder Indexbegriffe. Demensprechend wird der Aufwand, schnell und korrekt einzutippen, minimal gehalten.
Indem Sie feste Indexbegriffe vorgeben, vermeiden Sie von vornherein Schreibfehler und Datenleichen. Somit können Sie die von DMS-System zur Verfügung gestellten Auswahllisten jederzeit nutzen.
Jeder Mitarbeiter in den relevanten Abteilungen, wie z.B. in der Buchhaltung, sucht und archiviert täglich eine große Anzahl an Geschäftsbelegen und Dokumenten.
So wird kräftig Zeit eingespart. Denn direkt nach dem Eintippen der ersten Buchstaben bekommt der DMS-Anwender eine relevante Auswahlliste vorgeschlagen.
Über Einstellungen können befugte Mitarbeiter sogar festlegen, dass die Dialogfelder ausschließlich mit Begriffen aus der Auswahlliste gefüllt werden dürfen.
Ein weiterer Vorteil: Einheitliche Schreibweisen werden unternehmensweit eingehalten. Das gesamte Unternehmen profitiert von sauberen und strukturierten Geschäftsdaten.
Halten Sie Ihr Archiv sauber
Solche Praxisbeispiele zeigen deutlich, dass ein DMS-System für die Produktivität von großem Vorteil ist.
Genauso aber sorgt eine DMS-Lösung dafür, dass Sie und Ihre Kollegen Ihr Archiv effizient und sauber verwalten. Schließlich sagt man, dass Daten das neue Öl sind. Mit diesem „Öl“ sollten wird dann demensprechend auch sorgfältig umgehen.
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3. Wichtige E-Mails automatisch indexieren und im Archiv ablegen
Obwohl es längst modernere Kommunikationstools gibt, wie z.B. UCC-Lösungen oder Microsoft Teams, sind E-Mails nicht tot zu kriegen.
Ganz im Gegenteil: aktuelle Studien zeigen, dass immer mehr E-Mails verschickt werden. Dies zeigt auch, dass die Abhängigkeit der Unternehmen von E-Mails enorm ist.
Darunter befinden sich auch wichtige, geschäftliche E-Mails, wie Rechnungen, Verträge usw. Diese sollten ordnungsgemäß und GoBD-konform bzw. revisionssicher archiviert werden.
Daher ist es auch sinnvoll und effizient, über dieses zentrale Kommunikationstool automatisch einen E-Mail-Import zu einem Archivierungssystem anzustoßen.
Somit werden geschäftskritische E-Mail automatisch indexiert und auch weitere Prozesse ausgelöst.
Der Schlüssel ist eine Schnittstelle zwischen Outlook und Ihrer DMS-Software
Sie erhalten bestimmt täglich einige wichtige E-Mails, die Sie anschließend in diversen Outlook-Ordnern sortieren. Parallel nutzen Sie auch eine ähnliche Ordnerstruktur in Ihrem DMS-System.
Mit einer integrierten DMS-Schnittstelle in Ihrer Microsoft Outlook-Anwendung gelingt es Ihnen, relevante E-Mails direkt aus diesen Outlook-Ordnern automatisch in den jeweiligen DMS-Ordnern zu archivieren und zu indexieren.
Und dies ohne manuellen Eingriff auf diese wichtigen E-Mails oder die angelegten Ordner.
Je nach E-Mail-Art und den technischen Möglichkeiten des jeweiligen DMS-Systems, entscheiden Sie, ob Sie die bereits abgelegte E-Mail anschließend in Ihrem Outlook-Ordner löschen oder beibehalten möchten.
Schließlich führt die Archivierung der E-Mail eventuell zum Start eines Workflows, wie beispielsweise den Freigabeprozess einer Eingangsrechnung, die Ihnen ein Lieferant elektronisch übermittelt.
Sie stellen fest, auch dieses Praxisbeispiel zeigt die enormen Produktivitätsvorteile einer DMS-Lösung in Kombination mit einem gängigen E-Mail-Dienst, wie Microsoft Outlook.
Welche Praxisbeispiele können Sie aus Ihrer eigenen Erfahrung nennen, die zeigen, wie ein DMS-System die Produktivität erhöht? Wollen Sie live erleben, welche Vorteile eine DMS-Software Ihrem Unternehmen bringt? Welchen Stellenwert hat für Sie die Steigerung der Produktivität bei der Auswahl einer DMS-Software?
Haben Sie weitere Fragen oder Anregungen zu diesem Thema?
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