Tipps für Ihre Buchhaltung – für mehr Zeit und weniger Kosten

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Tipps für Ihre Buchhaltung – für mehr Zeit und weniger Kosten

Wie kosteneffizient ist Ihre Finanzbuchhaltung? Schafft Ihre Buchhaltung strategische Mehrwerte und erhöht bereichsübergreifend die Produktivität? Falls nicht, ist es an der Zeit, Ihre internen Prozesse zu hinterfragen und Dinge zu optimieren. Unsere Tipps für eine effiziente Buchhaltung werden Ihnen dabei behilflich sein.

Auf jeden Fall dürfen Sie die strategische Bedeutung Ihrer Buchhaltung nicht unterschätzen.

Schließlich werden sowohl die Rechnungsabwicklung als auch die Freigabe von Gehältern und Projektbudgets darauf basierend durchgeführt.

Sie  sparen nicht nur Zeit und Kosten mit einer leistungsstarken und fehlerfreien Buchhaltung, sondern steigern nachhaltig die Effizienz und Produktivität im gesamten Unternehmen.

Unsere Tipps in diesem Blog-Artikel zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Buchhaltung effizient und performant gestalten können. 

1. Wie Sie gleichzeitig für mehr Transparenz und Sicherheit sorgen

Transparenz wird dann realisiert, wenn alle relevanten Informationen in der Buchhaltung dem zuständigen Sachbearbeiter ohne Aufwand zur Verfügung stehen.

Das ist bei einer papierbasierten Rechnungsbearbeitung kaum möglich. Denn es kostet Zeit und Nerven für Sie, alle notwendigen Informationen und Dokumente zu finden und fehlerfrei zu überprüfen.

Mit digitalen Tools kann der Sachbearbeiter auf mögliche Anfragen schnell reagieren sowie Reklamationen fehlerfrei bearbeiten. Auch bei einem möglichen Zahlungsverzug eines Kunden hält der Zuständige in diesem Fall alle Eckdaten wie Warenlieferscheine oder Protokolle direkt im Zugriff. Nur so gelingt Ihnen eine konsequente Cashflow-Kontrolle.

Wie aber schaffen Sie eine transparente Finanzbuchhaltung? Ein modernes ERP-System bietet Ihnen die Grundlagen, sicher, schnell und transparent Belegketten nachzuvollziehen oder aussagekräftige Berichte zu generieren.

Abgesehen davon heißt unser Tipp für eine transparente Buchhaltung die Inbetriebnahme einer workflow-basierten DMS-Software.

Mit Unterstützung einer DMS-Software, die in Ihre ERP-Software integriert ist, werden die aus Ihrem ERP-System erzeugten Geschäftsdokumente zentral und mit den entsprechenden Indexwerten automatisch abgelegt.

Dabei ist es wichtig, dass diese Archivierung GoBD-konform ist und Sie klar definierte Zugriffsrechte eingerichtet haben.

Zugriffsrechte und Genehmigungswesen sichern Ihre Daten und Prozesse

Können Sie garantieren, dass ausschließlich befugte Mitarbeiter Zugriff auf vertrauliche Buchhaltungsinformationen und Finanzdaten haben?

Ein zeitgemäßes DMS-System stellt sicher, dass ein unerlaubter Zugriff auf Dokumente verhindert wird. Obendrein protokolliert die Software auch, wer wann was mit einer Info oder einem Dokument gemacht hat.

Dementsprechend schützen Sie Ihre Daten und Ihre Mitarbeiter vor Datenmissbrauch und Betrugsverdacht.

Ein klar geregelter Informationszugriff ist aber auch aus einem anderen Grund von enormer Bedeutung; den GoBD. Hierbei ist jedes Unternehmen verpflichtet, die Vorschriften der GoBD einzuhalten.

Zu guter Letzt helfen Ihnen die hinterlegten digitalen Genehmigungsprozesse, die gesamte Rechnungsbearbeitung sicher und transparent zu machen.

Zum Beispiel, sobald eine Rechnung eintrifft, darf diese nur von der befugten Person geprüft und genehmigt werden. Dadurch werden Rechnungen schnellstmöglich bezahlt und somit Skonti oder Rabatte gesichert.

Hinzu kommen auch die unverzügliche Eskalation bei einer verzögerten Bearbeitung und Stellvertreterregeln, die bei einer Abwesenheit automatisch in Kraft treten.

Tipps für Ihre Buchhaltung - Sie sparen Kosten und analysieren effizient Ihre Budgets-

2. Wie Sie Kosten sparen und Ihre Budgetierung effizient analysieren

Papier kostet Zeit, viel Platz, ist teuer und umweltschädlich. Dementsprechend ist auch eine papierbasierte Finanzbuchhaltung alles andere als effizient.

Auch hier können Sie als Tipp für Ihre Buchhaltung folgendes mitnehmen: Digitalisieren Sie jetzt Ihr Dokumentenmanagement.

Dadurch arbeiten Ihre Mitarbeiter schneller und produktiver. Sie gewinnen Platz, Zeit und behalten stets den Überblick über Finanzdaten und Belegketten.

Und, in Zeiten von Homeoffice, können Ihre Kollegen dank digitaler Dokumentensysteme auch von zuhause aus flexibel und produktiv weiterarbeiten.

Schließlich eröffnet die Digitalisierung ganz neue Gestaltungsspielräume – sowohl in den Büros, im Homeoffice als auch bei Ihrem Budget.

Budgetierung neu gedacht

Sie können sicherlich ein Lied davon singen: Neue projektbezogene Budgets müssen definiert werden oder es stehen detaillierte Kostenanalysen an.

Oft reichen Ihnen die Informationen, die Sie aus Ihrer Finanzbuchhaltungssoftware herausholen können, nicht aus.

Denn manchmal benötigen Sie schnellen und simplen Zugriff auf Ursprungs- oder Originaldokumente. Wenn diese dann in Papierform in irgendeinem Archiv gelagert sind, wird das zumindest eine zeitraubende Aufgabe.

Genau diesen Aufwand spart Ihnen ein zentrales DMS-System. Unser Tipp für die Buchhaltung: Mit nur wenigen Klicks finden Sie zeit- oder aufgabenbezogen alle erforderlichen Infos und können alle Dokumentenketten nachvollziehen.

Tipps für Ihre Buchhaltung - bei einem Audit rechtskonform sein-

3. Wie Ihre Buchhaltungsabteilung rechtskonform agiert

Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Ein Unternehmen hat Betriebsprüfung und der Auditor möchte alle Rechnungen des letzten Jahres überprüfen. Die Buchhaltung arbeitet manuell und papierbasiert.

Auch wenn der Buchhalter vorbereitet wirkt, kann selbst diese Frage und die Recherche und Überprüfung der Dokumente unter diesen Umständen für Stress sorgen. So wird ein Audit schnell zum Martyrium.

Ganz anders ist es, wenn das Unternehmen eine intelligente DMS-Software einsetzt. Denn: Mühsam diverse Abteilungen und Aktenschränke zu durchsuchen war gestern.

Durch eine einfache Abfrage bekommt der Buchhalter in Bruchteilen alle Informationen zusammengestellt, die er dem Prüfer auf Anhieb zur Verfügung stellen kann. So arbeitet das Unternehmen digital, effizient und professionell.

Halten Sie Aufbewahrungsfristen ein

In Deutschland müssen Sie gemäß GoBD digitale Geschäftsdokumente für sechs bis zu zehn Jahre aufbewahren.

Nach dieser Aufbewahrungsfrist ist es mehr als unnötig, diese Unterlagen aufzubewahren. Denn dies kostet Speicherplatz und vergrößert auch das Haftungsrisiko bei möglichen Prüfprozessen.

Wie gehen Sie damit um? Unser Tipp für die Buchhaltung: Setzen Sie auf automatisierte Löschverfahren und definierte Aufbewahrungsregeln.

Dabei reduziert sich auch hier Ihr Arbeitsaufwand, wenn Sie auf Digitalisierung setzen. Denn mit Funktionen, wie sie zum Beispiel ein DMS-System bietet, halten Sie automatisiert Regeln und Gesetze ein.

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4. Wie Sie gemeinsam und ortsunabhängig Ihr Finanzwesen in den Griff bekommen

Bereits ein unkomplizierter Dokumentenzugriff, ein durchdachtes Sicherheitskonzept und das workflow-basierte, digitale Arbeiten hilft Ihnen, Ihre Finanzbuchhaltung fit und zukunftsreif zu machen. Außerdem sparen Sie so Stress, Kosten, Zeit und Platz.

Digitale DMS-Tools haben aber noch weitere Vorteile, wie bereits oben kurz erwähnt.

Sie müssen als Unternehmen in diesen unruhigen Zeiten sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter produktiv, sicher und ortsunabhängig arbeiten und miteinander kommunizieren können.

Denn neben dem Homeoffice arbeiten Teams und Finanzabteilungen auch in unterschiedlichen Firmenstandorten oder von unterwegs. Das flexible Arbeiten muss von Ihrem DMS-System durchgängig gewährleistet sein.

Beispielsweise darf eine Rechnungsfreigabe nicht unnötig verschoben werden, wenn der Sachbearbeiter an einem Tag im Homeoffice ist. Dort braucht er ebenso uneingeschränkten Zugriff auf alle Informationen eines Sachverhalts, oder nicht?

Über mobile Apps und Cloud-Services deckt eine moderne DMS-Software auch diese Anforderungen an Flexibilität, Geschwindigkeit und IT-Sicherheit ab.

Aber auch einfache Anpassungen, wie zum Beispiel das Festlegen einer einheitlichen E-Mail-Adresse für alle Rechnungen ist ein erster, wichtiger Schritt zur Optimierung einer Buchhaltung.

Diese E-Mail-Adresse sollte sowohl bei Ihren internen Systemen, als auch bei externen Diensten und Geschäftspartnern hinterlegt sein.

Tipps für Ihre Buchhaltung - alles sauber und intakt halten

5. Wie Sie Ihre Buchhaltung sauber und intakt halten

Das A und O neben der Digitalisierung ist die vollständige Dokumentation alles Geschäftsprozesse und Geschäftsvorfälle.

Sicherlich erleichtert Ihnen auch in diesem Punkt ein DMS-System das Leben. Und so arbeiten Sie weiterhin GoBD-konform.

Geschäftskritische Belegketten, die beispielsweise Ein- oder Ausgangsrechnungen, Warenein- und Ausgänge oder Abschreibungen beinhalten, müssen stets hinterlegt, dokumentiert und nachvollziehbar bleiben.

Des Weiteren achten Sie darauf, dass das eingeführte DMS-System zu Ihren Anforderungen und Geschäftsprozessen passt.

Unabhängig der Funktionalitäten und Möglichkeiten, die ein DMS Unternehmen bietet, soll der Mehrwert in Ihren täglichen Aufgaben und internen Abläufen zu spüren sein.

Schlussendlich optimieren Sie so Ihre Buchhaltung, sparen Kosten und setzen Freiräume für Ihre Finanzen und Ihre Mitarbeiter.

Glauben Sie, dass Sie mit diesen Tipps und der Digitalisierung Ihre Buchhaltung optimieren können? Haben Sie Fragen oder Anregungen? Gerne können Sie hier einen Kommentar hinterlassen oder sich direkt bei uns melden. Auf jeden Fall freuen wir uns auf Ihr Feedback! 

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