Dokumentenprozesse automatisieren und Kosten sparen

DMS-Software

Dokumentenprozesse automatisieren und Kosten sparen - Das erwartet Sie

Wie kommen Sie mit der Informationsflut in Ihrem Unternehmen zurecht? Können Ihre Mitarbeiter im Homeoffice lückenlos und sicher Ihre Dokumentenprozesse weiterführen?

Nun ja, alle Unternehmen „nutzen“ ein Dokumentenmanagement. Jedoch gibt es erhebliche Unterschiede in der Art und Weise dieser Nutzung.

Viele Betriebe setzen weiterhin ein papierbasiertes Dokumentenmanagement ein. Dabei entgehen diesen Unternehmen die enormen (Kosten-)Vorteile der Digitalisierung und Prozessautomatisierung.

Andere wiederum haben ein workflow-basiertes DMS-System eingeführt, automatisieren Dokumentenprozesse und sparen dadurch Kosten. Wo sehen Sie Ihr Unternehmen?

In diesem Blog-Beitrag behandeln wir genau dieses Thema. Wie automatisieren Sie Dokumentenprozesse und sparen dadurch Kosten? Insbesondere unter Berücksichtigung der aktuell unsicheren Phase, in der viele Arbeitnehmer wieder ins Homeoffice wechseln.

Genau in dieser Zeit berichten unsere Kunden, die eine DMS-Software einsetzen, welche täglichen Vorteile ihre Mitarbeiter erleben. Das Automatisieren der Dokumentenprozesse und die damit verbundene Kostenreduzierung sind zentrale Aspekte einer digitalen Arbeitsweise.

Wir stellen Ihnen 5 geldwerte DMS-Vorteile vor, die als Basis eine Prozessautomatisierung haben. Außerdem begründen wir, weshalb eine reine Kostenbetrachtung eines DMS-Projektes in die Irre führen würde.

1. Automatisierter und mobiler Informationsaustausch

Man sagt, Informationen sind das neue Gold. Nur mit digitalen Prozessen kann dieses Gold glänzen.

Ihr DMS-System agiert als flexibles Bindeglied zwischen Mitarbeitern, Abteilungen und Systemen. Dabei gelingt der Datenaustausch automatisiert, anhand der hinterlegten Prozesse und einer intelligenten Rechteverwaltung.

Dementsprechend gelangen diese Informationen (z.B. bei einer Rechnungsfreigabe) sicher und uneingeschränkt ans Ziel, unabhängig wo sich Ihre Kollegen befinden, ob unterwegs oder im Homeoffice.

Mobilität als Produktivitätsschub

Vor allem der ortsunabhängige Datenzugriff macht Ihre Mitarbeiter produktiver, beseitigt Rückfragen und schafft wertvolle Zeit. Gerade diesen mobilen Aspekt als Produktivitätsschub schätzen Anwender einer DMS-Lösung.

An dieser Stelle und im Zuge einer DMS-Einführung ist es erforderlich, diesen Produktivitätsgewinn in ROI (Return-On-Investment) umzumünzen.

Dies ist auch für uns eine zentrale Projektfrage an unsere Neukunden; wo und wie wird nun die gesparte Zeit der Mitarbeiter reinvestiert?

Zum Beispiel können Sie diese gesparte Zeit für die Weiterbildung Ihrer Mitarbeiter und/oder die Optimierung Ihres Kundenservices verwenden. Am Ende des Tages sind genau solche Maßnahmen gewinnbringend. Und sie leisten einen Beitrag zum Unternehmenserfolg.

Dokumentenprozesse automatisieren und Kosten sparen-Papierlos werden

2. DMS als Maßnahme gegen Informationsverlust

Das neue Gold erfordert von unserer Seite auch einen besonderen Schutz und erweiterte IT-Sicherheitsmaßnahmen.

Neben der herkömmlichen Absicherung Ihrer IT-Systeme durch IT-Sicherheitslösungen besitzen Nutzer eines DMS-Systems ein zusätzliches Schutzwerkzeug.

Moderne DMS-Lösungen sind GoBD-konform und gemäß aktuellen Sicherheitsstandards (z.B. IDW PS 880) geprüft. Außerdem bieten solche Systeme im Kern schon ein starkes Berechtigungswesen.

Gemeinsam mit unseren DMS-Kunden stimmen wir Anforderungen, Berechtigungsebenen und Rechtestrukturen ab. Diese führen wir dann in der nächsten Projektphase ein.

Somit wird gewährleistet, dass Informationen nur an befugte Personen gelangen und Ihre internen Workflows sicher und reibungslos ablaufen.

Gefahren im Homeoffice

Das ortsunabhängige Arbeiten bietet neue, vergrößerte Angriffsflächen für Cyberkriminelle. Ein Daten- bzw. Informationsverlust droht.

Im Homeoffice sind Geschäftsdaten und Systeme teilweise unzureichend gesichert. Somit potenziell für einen Hackerangriff attraktiver.

Intelligente und zukunftsorientierte IT-Sicherheitssysteme leisten hier einen erheblichen Beitrag zur Risikominimierung. Weitere IT-Security-Inhalte würden in diesem Beitrag jedoch den Rahmen sprengen.

Hierbei ist es wichtig zu wissen, dass eine DMS-Software die nötigen Voraussetzungen schafft, um in Krisenzeiten wie diesen, flexible Arbeitsplatzmodelle einzuführen.

Denn ein DMS-System führt automatisch zur Verbesserung Ihrer Dokumentenablage, Ihrem Dokumentenzugriff, und Ihrer Dokumentensicherheit.

Gepaart mit einer IT-Sicherheitssoftware werden Sie die Möglichkeit haben, Ihren Mitarbeitern die relevanten Informationen schnell und sicher zur Verfügung zu stellen.

Dabei bleiben Ihre Mitarbeiter produktiv und können flexibel und ortsunabhängig weiterarbeiten. Auch minimieren Sie einen Datenverlust und den damit verbundenen finanziellen Schaden.

Dokumentenprozesse automatisieren und Kosten sparen-Gefahren im Homeoffice

3. Einfacheres Handling von Dokumenten

Nehmen wir mal beispielhaft Ihren Rechnungseingangsprozess: Wie findet dieser statt? Läuft er manuell und papierbasiert oder prozess- und berechtigungsbezogen?

Die Einfachheit im Handling ist eigentlich produktübergreifend eine (kauf-)entscheidende Eigenschaft. Einfache und benutzerfreundliche IT-Lösungen schaffen zufriedene Anwender.

Ein prozessgestütztes, digitales Dokumentenmanagement führt den Anwender in einfachen und wenigen Schritten zum Ziel. Dadurch entstehen Freiräume für strategisches Arbeiten und freie Zeit, die anderweitig genutzt werden kann.

Nebenbei automatisieren Sie so Dokumentenprozesse und sparen Kosten: Lästige Routineaufgaben werden automatisiert, die Kosten für die Dokumentenbearbeitung gesenkt und Arbeitszeit eingespart.

Der Nutzen von DMS-/ECM-Software im Mittelstand

Dokumentenprozesse automatisieren und Kosten sparen-Statistiken

Quelle: Bitkom Research, „Digital Office im Mittelstand 2019 – Studie zu Status quo und Perspektiven von Enterprise Content Management (ECM)“. Grün: Gesamt, Blau: 20-499 Mitarbeiter, Gelb: +500 Mitarbeiter.

4. Compliance-Verstöße minimieren

Ein klassisches, papierbasiertes Dokumentenmanagement ist nicht nur fehlerbehaftet, sondern erschwert es Unternehmen Richtlinien und gesetzliche Vorschriften einzuhalten.

Der damit verbundene Aufwand, Papiere im Büro rechtskonform (gemäß DSGVO und GoBD) zu verwalten, ist enorm.

Auch die ohnehin intensiven Vorbereitungen auf eine Betriebsprüfung werden ohne ein digitales Dokumentenmanagement noch intensiver und zeitaufwändiger.

Ein DMS-System unterstützt Sie hierbei rundum; Geschäftsbelege, Dateien und E-Mails können unkompliziert und vor allem rechtskonform bei Bedarf gefunden werden.

Im Laufe eines DMS-Projektes entstehen Richtlinien zum korrekten Umgang mit Geschäftsdaten. Außerdem wird ein Archivierungsverfahren definiert.

Denn geschäftskritische Informationen müssen korrekt archiviert werden, was bei vielen Unternehmen nicht immer der Fall ist. Und genau das führt zu Compliance-Verstößen.

E-Mail-Systeme als Hochrisikozone

Wenn zum Beispiel Ihr Vertriebsteam Angebote oder Vertragsunterlagen über den klassischen E-Mail-Weg versendet, werden diese E-Mails wahrscheinlich im Postfach gespeichert, aber eventuell nirgends archiviert.

Das ist nicht nur kritisch, was die Compliance betrifft, sondern ebenso bei einem z.B. krankheits- oder urlaubsbedingten Fehlen eines Mitarbeiters, da dann oft wichtige Vertragsdokumente nicht auffindbar sind.

Genau dieses Szenario gilt es zu vermeiden; es entstehen Informationsbrüche und bei Rückfragen der Kunden fehlen oft maßgebliche Unterlagen.

Sie sehen selbst; das Risiko einer Strafe wegen Compliance-Verstößen sinkt merklich, wenn Sie ein DMS-System im Einsatz haben. Das erspart Ihnen unnötigen Stress und Kosten.

5. Automatisierung führt zu effizienteren Prozessen

Sie kennen das und haben es (hoffentlich nur) in der Vergangenheit öfters erlebt; eine Eingangsrechnung wird intern über Tage oder sogar Wochen hin und hergeschoben, bis diese geprüft und genehmigt wird.

Somit beschäftigt dieser Vorgang die halbe Belegschaft, Skonti gehen verloren und eventuell drohen sogar Mahngebühren. Diese manuelle Systematik ist zeitraubend, ineffizient und fehlerbehaftet. Das Ganze erreicht eine noch größere Dimension, wenn es sich um Papierdokumente handelt.

Mit Unterstützung eines DMS-Systems können Sie Workflows und Genehmigungsgruppen einführen. So reduziert sich der Bearbeitungsaufwand auf ein paar Tage statt Wochen.

Wenn innerhalb eines Workflows ein Mitarbeiter krank ist, ist im System bereits seine Vertretung definiert. Auch im Falle einer Geschäftsreise oder Homeoffice werden modernde DMS-Lösungen durch Apps unterstützt. Schlussendlich läuft der Belegprozess ununterbrochen weiter und kann so vollumfänglich ausgeführt werden.

Diese gewonnene Prozesseffizienz erleben alle Unternehmen nach erfolgreicher Einführung einer DMS-Lösung. Die qualitativen Mehrwerte sind mehr oder weniger offensichtlich.

Aber auch quantitative Vorteile machen sich nach und nach bemerkbar; es werden Skonti ausgenutzt, Mahngebühren vermieden und Ihr Cashflow beschleunigt.

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    6. Eine reine Kostenbetrachtung ist nicht immer zielführend

    Wie vorab schon erwähnt, führt eine strikte Kostenbetrachtung Ihrer DMS-Investition oft in die Irre. Gegenüber den einfach zu kalkulierenden Anschaffungskosten, wie Implementierung, Wartung und Nutzung Ihrer neuen Software, stehen auf der anderen Seite die Mehrwerte bzw. Einsparpotenziale der DMS-Software.

    Für die Ermittlung des ROI (Return-On-Investment) müssen die erzielten Vorteile durch den Einsatz einer DMS-Software, wie beispielsweise die gewonnene Zeitersparnis, analysiert und umverteilt werden. Denn alle fünf aufgeführten Mehrwerte führen entweder direkt oder indirekt zu einer Effizienzsteigerung, mehr Zeit und/oder weniger Kosten.

    Und genau hier liegt die Herausforderung bei den DMS-Einführungsprojekten: Denn für die umfassende Berechnung eines ROI sind quantitativ messbare Werte maßgebend. Daher müssen die aufgeführten Mehrwerte, die teilweise qualitativer Natur sind, in quantitative Werte umgemünzt und so den Anschaffungskosten gegenübergestellt werden.

    Deshalb ist es für KMU von enormer Bedeutung, bei der DMS-Auswahl mit bewährten Herstellern und erfahrenen Implementierungspartnern zusammenzuarbeiten.

    Nur so amortisiert sich schnell Ihre Investition und Sie erleben tagtäglich die Mehrwerte der DMS-Software in Ihren Abteilungen. Wir unterstützen Sie gerne dabei.

    Haben Sie weitere Fragen zum Automatisieren der Dokumentenprozesse und dessen Mehrwerte? Benötigen Sie Unterstützung bei der DMS-Auswahl? Gerne können Sie hier einen Kommentar hinterlassen oder sich direkt bei uns melden. Auf jeden Fall freuen wir uns auf Ihr Feedback!

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