SAP Business One FAQ

SAP Business One FAQ –
Häufig gestellte Fragen zu SAP Business One

Eine ERP-Einführung muss nicht komplex, undurchsichtig und teuer werden. Insbesondere, wenn es sich um eine ERP-Lösung wie SAP Business One handelt, die speziell für KMU konzipiert wurde. Dies werden Sie auch auf dieser Seite feststellen. Denn unsere SAP Business One FAQ-Seite gibt Ihnen schon mal Antworten auf die häufigsten Fragen zu SAP Business One.

WAS IST SAP?

SAP ist einer der weltweit führenden Anbieter von Software zur Steuerung von Geschäftsprozessen. Das Unternehmen ist Markt- und Technologieführer für Client-Server-Anwendungen. Auch bietet es Softwarelösungen für Unternehmen aller Größen und Branchen an. Die Gründung erfolgte 1972 als Fünfmann-Betrieb unter dem Namen „Systemanalyse Programmentwicklung“, der später zu SAP abgekürzt wurde.

Heute ist SAP ein multinationaler Konzern mit Sitz in Walldorf und beschäftigt derzeit weltweit mehr als 100.000 Mitarbeiter. An der Spitze des Konzerns steht Vorstandschef Christian Klein, der mit 40 Jahren der jüngste Vorstandschef eines Dax 30-Unternehmens ist.

WAS IST EINE ERP-SOFTWARE?

ERP steht für „Enterprise Resource Planning“. Eine ERP-Software umfasst alle Geschäftsbereiche bzw. Kernprozesse eines Unternehmens. Dazu gehören beispielsweise die Beschaffung, Produktion, Materialwirtschaft, Marketing, Vertrieb, Finanzwesen und die Personalwirtschaft. 

WAS IST SAP BUSINESS ONE?

SAP Business One ist eine kostengünstige und integrierte Enterprise Resource Planning (ERP)-Lösung. Damit können wachsende kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) sowie Großunternehmen mit Tochtergesellschaften ihr gesamtes Unternehmen verwalten und steuern.

Eine Kernfunktion von SAP Business One ist, dass sie einen zeitnahen und umfassenden Zugriff auf die Unternehmensdaten bereitstellt. Somit ermöglicht die Software eine effiziente Unternehmenssteuerung. Auch wird der damit wirtschaftliche Erfolg des Unternehmens gefördert.

WAS IST SAP HANA?

SAP HANA ist eine Entwicklungs- und Integrationsplattform von SAP, die im Kern aus einer relationalen Datenbank besteht.

Im Gegensatz zu einer klassischen relationalen Datenbank unter SQL, befindet sich die HANA Datenbank nicht auf einer langsamen Festplatte, sondern im schnellen Arbeitsspeicher. Daher wird diese Datenbank als In-Memory-Datenbank bezeichnet, die durch die Datenhaltung im Arbeitsspeicher eine erheblich höhere Performance gegenüber einer herkömmlichen Datenbank bietet.

Von SAP HANA können auch kleine und mittelständische Unternehmen profitieren. Denn der Informationsfluss ihrer Geschäftsprozesse wird erheblich beschleunigt. Dabei lassen sich komplexe und große Datenmengen in Sekundenschnelle analysieren. Auch Prognosen, Trends und Verhaltensmuster lassen sich in Echtzeit ermitteln.

SAP Business One verfügt über leistungsstarke Analysewerkzeuge und ein integriertes Berichtswesen, das auf Wunsch HANA-basiert betrieben werden kann.

FÜR WELCHE ART VON UNTERNEHMEN IST SAP BUSINESS ONE KONZIPIERT?

SAP Business One wurde speziell für kleine und mittelständische Unternehmen entwickelt, die aus ihrer aktuellen Buchhaltungssoftware oder Tabellenkalkulation herausgewachsen sind. Auch ist SAP Business One für Unternehmen ideal, die möglicherweise mehrere, nicht integrierte Business-Anwendungen einsetzen und diese durch eine zentrale Software ersetzen wollen.

Des Weiteren ist SAP Business One eine ERP-Standard-Software, die branchenübergreifend einsetzbar ist. Der Kern der Softwarearchitektur ist offen und flexibel, und kann durch Customizing und Erweiterungen für jedes Unternehmen jeder Branche Mehrwerte liefern. Dabei gibt es im Markt über 500 branchenspezifische Zusatzlösungen, die für SAP Business One entwickelt wurden.

Zudem ist SAP Business One auch für Tochtergesellschaften größerer Unternehmen konzipiert, insbesondere wenn diese die „große“ SAP-Suite im Einsatz haben.

WELCHE ZENTRALEN UNTERNEHMENSBEREICHE WERDEN DURCH SAP BUSINESS ONE UNTERSTÜTZT?

Die ERP-Software beinhaltet Funktionsbereiche wie Finanzverwaltung, Einkaufswesen und Lagerwirtschaft, Vertrieb, Marketing und CRM, Produktion sowie ein integriertes Berichtswesen.

AB WELCHER UNTERNEHMENSGRÖSSE IST SAP BUSINESS ONE SINNVOLL?

SAP Business One umfasst alle Funktionen, die für kleine und mittelständische Unternehmen ab einem 1 Anwender wichtig sind.

Weltweit arbeiten Kleinbetriebe mit 1 – 5 Mitarbeitern, mittelgroße Unternehmen mit 5 – 50 Usern und auch große Unternehmen mit 50 – 500 Usern sehr erfolgreich mit SAP Business One.

WIE VIELE LIZENZTYPEN GIBT ES BEI SAP BUSINESS ONE?

SAP Business One Kunden stehen 4 unterschiedliche Lizenztypen bzw. Lizenzarten zur Verfügung: a) Professional User, 2) Limited User – in CRM, Logistics oder Financial, 3) Starter Package User. Informieren Sie sich auch auf unserer SAP Business One Kosten-Seite über die unterschiedlichen Lizenztypen.

WAS BEINHALTET EIN SOFTWAREPFLEGE-VERTRAG VON SAP BUSINESS ONE?

Die Softwarepflege beinhaltet die kostenlose Lieferung von Programmupdates, Upgrades und Service Packs, welche vom Hersteller bereitgestellt werden.

Mit anderen Worten garantiert sie dem Kunden eine stets aktuelle Software, welche gesetzliche, funktionale und technische Neuerungen berücksichtigt und somit die Investition nachhaltig sichert.

Die Softwarepflege ist bei Cloud/Miete der Software in der monatlichen Abonnementgebühr enthalten. Beim Kauf der Software (On-Prem) wird allerdings ein separater Softwarepflegevertrag vereinbart, der jährlich abgerechnet wird.

Der Hersteller hat meist keinen direkten Bezug zum Endanwender. Deshalb erhebt der Fachhändler bzw. Implementierungspartner – in diesem Fall WUD – beim Kunden die Softwarepflege und begleicht damit die vom Hersteller an den Fachhändler gestellte Softwarepflegerechnung.

Vor der Installation eines Updates ist es sinnvoll, dass sich der Anwender mit dem Implementierungspartner abstimmt, ob das Update installiert werden soll. Denn neben vielen Verbesserungen können auch mögliche Änderungen enthalten sein, die für den Kunden nicht zwangsläufig von Vorteil sein müssen.

Schließlich kennt der Implementierungspartner die Bedürfnisse des Kunden und die vorhandene Installation und kann so das Für und Wider für ein Update oder Service Pack abwägen. Die Installation des Updates oder Service Packs kann vom Kunden selbst oder vom Implementierungspartner als kostenpflichtige Leistung durchgeführt werden.

WAS KOSTET SAP BUSINESS ONE?

Die Kosten für SAP Business One sind eine wichtige Frage im Rahmen eines Software-Auswahl-Prozesses. Die Lizenz-Kosten können anhand einer Preisübersicht ermittelt werden. Sie unterscheiden sich je nach Lizenztyp (Professional-/Limited-/ Starter Package-Lizenz) und Betriebsmodell (Kauf- oder Miete/Cloud). Weitere Informationen und Preise finden Sie auf unserer SAP Business One Kosten-Seite.

Doch die tatsächlichen Kosten von SAP Business One bestehen aus mehreren Komponenten. Ein Bestandteil sind die Software-Lizenzen, weitere die Implementierungs- und Anpassungskosten sowie der Schulungsaufwand.

Lizenzkosten sind nur bedingt beeinflussbar. Andererseits werden die Implementierungskosten durch branchen- und firmenspezifische Anforderungen, die Einführungsunterstützung, die kundenspezifischen Anpassungen, den Aufwand für Übernahme der Daten aus dem Altsystem und den Schulungsbedarf der Mitarbeiter beeinflusst.

Eine gute Vorbereitung und Projektplanung mit definierten Anforderungen sowie eine stringente Umsetzung unterstützen die Einhaltung des geplanten Projektbudgets.

WELCHE BETRIEBSMODELLE BIETET SAP BUSINESS ONE?

SAP Business One kann in einer klassischen On-Premises-Variante (Kauf-Variante) betrieben werden. Hierbei ist das ERP-System auf einem Server im Unternehmen installiert. Die Verantwortung für Hardware, Software, Netzwerk, Sicherheit, Datensicherung und Verfügbarkeit liegt beim Unternehmen.

Weiterhin kann SAP Business One in der Cloud betrieben werden. Dabei wird die ERP-Software in einer externen IT-Infrastruktur betrieben. Der komplette Betrieb der IT und der Wartungsaufwand liegen beim Hosting-Dienstleister. Die ERP-Lösung wird dem Anwender ortsunabhängig und webbasiert zur Verfügung gestellt, sodass er sich voll auf sein Kerngeschäft konzentrieren kann. Man bezeichnet dieses Nutzungskonzept auch als Software as a Service (SaaS).

WIE LANGE DAUERT DIE EINFÜHRUNGSZEIT VON SAP BUSINESS ONE IN EINEM UNTERNEHMEN?

Diese Frage kann leider nicht pauschal beantwortet werden. Prinzipiell kann SAP Business One leicht und schnell in wenigen Wochen startklar sein. Schließlich gibt es aber unterschiedliche Faktoren, die die Implementierungszeit von SAP Business One beeinflussen können.

Solche Faktoren sind: Ihre Unternehmensgröße, Ihre Branche, Ihre User-Anzahl, Komplexität Ihrer Geschäftsstruktur und der Unternehmensprozesse. Auch das von Ihnen gewählte Betriebsmodell und weitere mögliche technische Anpassungen wie z.B. Sonderprogrammierungen oder Add-ons können die Implementierungsdauer bestimmen.

Aber keine Sorge: Als langjähriger SAP-Implementierungspartner setzen wir auf bewährte Implementierungsmethoden, mit denen unsere Kunden schnell und zuverlässig SAP Business One in Betrieb nehmen.

Auch gut zu wissen: Auf unserer SAP Business One Kosten-Seite bieten wir Ihnen pauschale, standardisierte Einführungspakete an. Somit bleiben die Implementierungszeit und die damit verbundenen Kosten des ERP-Projektes für Sie transparent und planbar.

KÖNNEN ALTDATEN AUS DEM BESTEHENDEN ERP-SYSTEM IN SAP BUSINESS ONE ÜBERNOMMEN WERDEN?

Grundsätzlich können Stammdaten von Ihrem bestehenden bzw. alten System übernommen werden. Hierzu gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, aber auch diverse Einschränkungen. Beispielsweise können hierzu Excel-Tabellen oder das manuelle Importieren angewendet werden.

Abgesehen davon enthält SAP Business One das Datenmigrationstool Data Transfer Workbench (DTW). Dadurch wird ein Datenimport schneller und vor allem sicherer durchgeführt. Bestimmte historische Daten können eventuell aus technischen Gründen nicht übernommen werden.

GIBT ES NEBEN DER INSTALLIERTEN SOFTWARE AUCH MOBILE APPS ZU SAP BUSINESS ONE?

Ja, es stehen Ihnen auch diverse mobile Apps zur Verfügung, mit denen Sie ortsunabhängigen Zugriff auf Ihre Geschäftsdaten haben. Vor allem Mitarbeiter im Außendienst bzw. im Service- oder Kundendienst benötigen Echtzeit-Daten von unterwegs.

Neben einer standardmäßigen SAP Business One App gibt es bereichs- bzw. aufgabenbezogene Apps wie die SAP Business One Sales App für Vertriebsmitarbeiter und die SAP Buisness One Service App für Servicemitarbeiter.

KANN MEIN UNTERNEHMEN MIT SAP BUSINESS ONE WEITERWACHSEN?

Gerade für wachsende Unternehmen ist SAP Business One die ERP-Lösung schlechthin! Die Software ist skalierbar und setzt auf neueste Technologien, die Ihr Business täglich unterstützen und wachsen lassen.

Auch werden Sie keine technischen Einschränkungen bezüglich der User-Anzahl oder unterschiedlicher Standorte haben. Somit können Sie mit SAP Business One die Zukunft Ihres Unternehmens planen.

Haben wir auf dieser SAP Business One FAQ-Seite auch nichts vergessen? Oder haben Sie auf Ihre Frage(n) keine Antwort gefunden? Deshalb sind wir für Sie da! Kontaktieren Sie uns direkt über unser Formular, stellen Sie Ihre Frage im Kommentarfeld unten oder rufen Sie uns einfach kurz an.

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