Was bei der Auswahl
einer DMS-Software zu beachten ist
Welche Aspekte beeinflussen eigentlich die Auswahl einer DMS-Software in Ihrem Unternehmen? Vielmehr, was für Vorteile erwarten Sie bei der Einführung einer neuen DMS-Software?
Die Digitalisierung und die Prozessautomatisierung gehören sicherlich zu den vorrangigsten Zielen einer DMS-Einführung.
Neben diesen beiden Aspekten wollen Sie sicherlich den Umgang mit Geschäftsdokumenten einfacher, schneller und sicherer gestalten.
Kurzum – eine deutliche Arbeitserleichterung tagtäglich erleben. Für Sie und Ihre Mitarbeiter, unabhängig ob Sie vom Büro aus arbeiten, im Homeoffice oder unterwegs sind.
Um das Potenzial eines papierlosen Dokumentenmanagement-Systems voll auszuschöpfen, müssen Sie bei der Auswahl der DMS-Software einige entscheidende Kriterien beachten. Wir gehen diesen allgemeingültigen Kriterien nach.
Jedenfalls gibt es nicht DEN besten Anbieter oder DIE global beste DMS-Lösung. Denn jedes Unternehmen tickt anders, hat andere Anforderungen und individuelle Erwartungen an einer DMS-Software.
Daher ist es hilfreich, bereits vorab folgende 6 Auswahl-Kriterien für Ihre Orientierung zu berücksichtigen.
1. Einfachheit ist der neue Maßstab
Bedenken Sie: Ihre Mitarbeiter werden täglich – eventuell sogar abteilungsübergreifend – mit der DMS-Lösung arbeiten. Daher ist die Nutzerfreundlichkeit ein sehr wichtiger Aspekt bei der Auswahl einer DMS-Software.
Denn je weniger Zeit ein Mitarbeiter bei der digitalen Verarbeitung der Geschäftsbelege aufwenden muss, desto schneller, produktiver und unkomplizierter wird seine Arbeit gestaltet.
Obendrein führt eine einfache Bedienweise der Software auch zu einer erhöhten Akzeptanz des neuen DMS-Systems innerhalb des Unternehmens.
Schließlich kommt jeder Anwender mit einer intuitiven Nutzerführung schneller zurecht und erkennt somit auch direkt die Vorteile der Digitalisierung.
Des Weiteren führt die Einführung eines DMS-Systems natürlich auch zu veränderten Unternehmensabläufen. Um diese veränderten Unternehmensabläufe effizient und optimal anzuwenden, ist ein einfaches Bedienkonzept der DMS-Software unabdingbar.
Intelligent nach Dokumenten Suchen
Eine Funktion, die man in Bezug auf Einfachheit hervorheben muss, ist die Suchfunktion einer DMS-Lösung.
Hierbei gibt es erhebliche Unterschiede zwischen diversen Anbietern. Inwiefern ist die Suchfunktion des DMS-Systems intelligent oder selbstlernend? Wie lange benötigt man im Durchschnitt, bis das relevante Dokument im DMS-System gefunden ist? Dies sind potenzielle Fragen an den DMS-Anbieter.
Ebenfalls von Vorteil ist der Einsatz von Suchvorlagen. Diese können bei wiederkehrenden Suchen verwendet werden, ohne dass der Anwender jedes Mal die Parameter aufs Neue im System eingeben muss.
Anhand einer individuellen Lösungspräsentation oder einer Testversion lässt sich die Einfachheit und Benutzerfreundlichkeit des DMS-Anbieters gleich am Anfang der DMS-Auswahl feststellen.
2. Offen für Fremdsysteme, flexibel für Ihre Prozesse
Vor allem bei der Auswahl der DMS-Lösung ist es essenziell, dass sich diese ohne großen Programmierungsaufwand in anderen IT-Systemen integrieren lässt oder zumindest mit diesen nahtlos kommuniziert.
Haben Sie schon überprüft, für welche Drittsysteme es bereits fertige Schnittstellen der DMS-Software gibt, für die Sie sich interessieren?
Welche Integrationsszenarien zu anderen Systemen stellt Ihnen der DMS-Anbieter zur Verfügung?
Eine DMS-Software, die sich zum Beispiel nicht mit Ihrer ERP-Software oder Ihrer E-Mail-Anwendung verbindet, bringt Ihnen kaum nennenswerte Vorteile.
Schließlich erzeugt Ihre ERP-Lösung, Ihr Microsoft Outlook oder Ihre Lohnsoftware wichtige Daten, die Ihr DMS-System identifizieren und verarbeiten muss.
Daher sollten Sie zuerst die bestehende IT-Landschaft analysieren und potenzielle Berührungspunkte zur DMS-Lösung eruieren.
Welche Daten und welche Dokumente von welcher bestehenden Software sollen vom DMS-System erfasst werden?
Dementsprechend erkennen Sie, welche DMS-Systeme zu Ihren Systemen und Prozessen passen und welche nicht. Und nur so stellen Sie sicher, dass Ihre kritischen oder sensiblen Daten zukünftig kontinuierlich synchronisiert und ordnungsgemäß bzw. sicher abgelegt werden.
Die Grundlagen: Prozessdesign- und Visualisierung
Zum einen muss die DMS-Software so flexibel sein, dass sich diese Ihren Prozessen anpassen kann. Zum anderen ist die Auswahl einer DMS-Software auch der ideale Zeitpunkt, Ihre bewährten Prozesse zu hinterfragen und womöglich auch neu zu gestalten.
Dementsprechend beinhalten innovative DMS-Systeme auch ein integriertes Tool zum Prozessdesign und zur Prozessabbildung.
Dabei lassen sich diverse Workflows für unterschiedliche Szenarien oder Abteilungen visualisieren und teilen. Diese dienen schließlich als Vorlage für die tatsächliche Umsetzung im Echtsystem.
Immerhin ist eines der gesetzten Ziele bei der DMS-Einführung untern anderem die Verbesserung Ihrer Geschäftsprozesse.
Nutzen Sie daher schon vor der engeren Auswahl von DMS-Lösungen einen Prozessdesigner als Grundlage für Ihr bevorstehendes DMS-Projekt. Solche Tools können Sie meist kostenlos nutzen.
3. „Mobile (und Cloud) First“ - Ja, auch in der DMS-Welt
Eine DMS-Einführung ist nicht nur eine Chance Abschied vom Papier zu nehmen, sondern eventuell auch finanzielle und technische Hürden zu minimieren.
Vorausgesetzt, die DMS-Lösung, die Sie anspricht, ist auch cloud-fähig. Denn moderne, cloud-basierte DMS-Lösungen zeichnen sich durch höchste Sicherheitsstandards, maximale Skalierbarkeit und stabile Verfügbarkeit aus.
Indem Ihr zukünftiges DMS-System skalierbar, sicher und agil in der Cloud unterwegs ist, können sich diese Eigenschaften positiv auf Ihr gesamtes Unternehmen auswirken.
Nebenbei verzichten Sie auf zusätzliche Hardware-Anschaffungskosten, aber auch große initiale Lizenzkosten. Denn einige DMS-Anbieter bieten flexible Kosten- und Lizenzmodelle an, so dass Sie Ihre Kosten stets im Überblick haben.
Und auch wenn eine Cloud-Lösung für Sie aktuell noch nicht in Frage kommt, macht es mehr als Sinn, sich eine flexible On-Premises-Software anzuschaffen.
Gegebenenfalls kann diese in Zukunft problemlos in die Cloud umgezogen werden. Und das, ohne auf bestehende Funktionen verzichten zu müssen. Berücksichtigen Sie dieses Thema in Ihrem DMS-Einführungskonzept.
Dokumenten-Management mobil
Die Geschäftswelt wird von Tag zu Tag mobiler. Genauso müssen Sie auf Ihre Geschäftsdokumente von unterwegs zugreifen, aber auch Prozessschritte, wie beispielsweise eine Rechnungsfreigabe, von Ihrem Handy aus veranlassen können.
Jedenfalls muss die Erfassung, Weiterleitung und Freigabe von Geschäftsdokumenten mobil möglich sein. Das Ganze natürlich einfach, intuitiv und benutzerfreundlich.
Diese Erwartungshaltung und diesen Anspruch müssen Sie bei der Auswahl Ihrer neuen DMS-Lösung haben. Obendrein wird das Ihren Außendienst und Mitarbeiter im Homeoffice freuen.
Des Weiteren bieten Webformulare auch eine Beschleunigung der Datenverarbeitung und Verbesserung der Benutzererfahrung. Überprüfen und klären Sie mit den relevanten Anbietern, ob das DMS-System Webformulare abbilden kann.
Zudem können Webformulare auch benutzerfreundlich mobil benutzt werden. Die Integration von Webformularen wird sicherlich Ihren Digitalisierungsgrad nochmals erheblich steigern.
Anhand von Aspekten, wie die Verfügbarkeit mobiler Apps, moderner Browser-Clients, die Cloud-Fähigkeit und dem Einsatz moderner Technologien, erkennen Sie, ob eine DMS-Software zukunftssicher ist.
4. Rechtskonformes Arbeiten und Datensicherheit
Entsprechen die Dokumenten-Management-Systeme, die für Sie in Frage kommen, allen aktuellen rechtlichen Vorschriften? Im Hinblick auf diverse Aufbewahrungs- und Zugriffspflichten in Zeiten von GoBD und DSGVO sind bewährte DMS-Systeme gefragt.
Dabei kann ein integriertes, benutzerdefiniertes Berechtigungswesen bei der Einhaltung von internen Richtlinien und externen Rechtsvorschriften eine entscheidende Rolle spielen. Weiterhin schützt ein rechtskonformes System nicht nur vor Bußgeldern, sondern auch vor unberechtigtem Zugriff. Letzteres ist besonders bei sensiblen Personaldaten umso wichtiger.
Zusätzlich müssen Sie als Unternehmer sicherstellen, dass ein Betriebsprüfer jederzeit auf Ihr DMS-Archiv zugreifen kann. Dieser prüft Ihr System unter anderem auf dessen Rechtskonformität, was zum Beispiel die Wiederherstellung, Aufbewahrungspflichten und Unveränderbarkeit Ihrer Geschäftsdaten betrifft.
Effektive Sicherheitsmaßnahmen erforderlich
Ein zukunftsfähiges DMS-System erfüllt höchste Sicherheitsanforderungen.
Hinsichtlich der Datensicherheit überzeugen übrigens vor allem bewährte Cloud-DMS-Systeme. Denn diese werden in hochsicheren Rechenzentren mit zertifizierten Back-up-Verfahren gehostet.
Dabei können Sie einer eventuellen Wiederherstellung von Daten aufgrund einem IT-Absturz aber auch dem Schutz von unerlaubtem Zugriff optimistisch hinblicken.
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5. Andere Abteilungen – andere Erwartungen
Grundsätzlich hat jede Abteilung unterschiedliche Vorstellungen, Wünsche und Erwartungen, was Anwendung und Funktionalität einer DMS-Software betrifft.
Schließlich agiert ein DMS-System (fast) abteilungsübergreifend und beeinflusst somit die wichtigsten Geschäftsprozesse.
Während eventuell für Ihre Buchhaltung eine revisionssichere Archivierung das A und O ist, sieht Ihr Vertrieb den Hauptnutzen einer DMS-Software vielleicht eher im blitzschnellen Zugriff auf kaufentscheidende Informationen.
Ein gutes DMS-System deckt die verschiedensten Anforderungen der unterschiedlichen Bereiche ab.
Zudem hilft ein modularer Softwareaufbau, die Bereiche einheitlich und integriert einzubinden.
Genau diesen Aspekt, inwiefern die DMS-Software Ihre unterschiedlichen Abteilungen versteht und hierfür konkrete Lösungsansätze liefert, spielt bei der Auswahl der DMS-Lösung eine tragende Rolle.
Auf jeden Fall sollten Sie Ihre Schlüsselmitarbeiter der „betroffenen“ Abteilungen von Anfang an mit ins Boot holen.
Nur so kann das DMS-Projekt erfolgreich verlaufen und alle Beteiligten von der Software profitieren. Hier spielen Eigendynamik und Teamarbeit während der Projekteinführung eine nicht zu unterschätzende Rolle.
Was ist in Ihren Augen ein wichtiger Faktor bei der Auswahl einer DMS-Software? Suchen Sie aktuell ein Dokumenten-Management-System für Ihr Unternehmen oder für eine Abteilung? Haben Sie Fragen oder Anregungen?
Gerne können Sie hier einen Kommentar hinterlassen oder sich direkt bei uns melden. Auf jeden Fall freuen wir uns auf Ihr Feedback!
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