UCC-Tools:
Welche Vorteile erwarten mein Unternehmen?
Wir sind uns bestimmt in diesem Punkt einig: Eine schnelle und effiziente Kommunikation ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor für alle Unternehmen. Welche Rolle spielen aber UCC-Tools und deren Vorteile in diesem Kontext? Was versteht man eigentlich unter UCC?
Erst einmal hat sich die Arbeitswelt maßgeblich verändert. Dabei sind die Pandemie, Digitalisierung, Homeoffice und weitere technische und organisatorische Faktoren, die Antriebe dieser fortlaufenden Veränderung.
Das Arbeiten wird agiler, flexibler und schneller wahrgenommen. Die Erwartungshaltung und Anforderungen der Kunden, und auch der eigenen Mitarbeiter, haben sich in dieser Richtung verändert. Dabei kommt die Frage auf; Kann Ihr Unternehmen mit all dem Mithalten?
Unter Berücksichtigung dieser Aspekte bringen UCC-Lösungen, in Zeiten des mobilen Arbeitens, erhebliche Vorteile.
Solche moderne Kollaboration-Tools sind in den letzten Jahren sehr gefragt und stark verbreitet. Dennoch haben viele KMU in diesem Bereich noch Luft nach oben.
Wir stellen Ihnen im folgenden Blog-Artikel die wesentlichen Vorteile von UCC-Lösungen vor.
1. Was ist UCC?
UCC steht für Unified Communications & Collaboration.
Dieser Begriff beschreibt nicht nur eine Vereinheitlichung aller Kommunikationsmittel, sondern auch die Vereinfachung der Zusammenarbeit.
Ziel ist es, alle Kommunikationskanäle zu bündeln, um die unternehmensweite Kommunikation zu verbessern und einfacher zu gestalten.
Für diese Vereinheitlichung bzw. Integration wird prinzipiell eine zentrale Anwendungsplattform verwendet. Idealerweise ist deren Bedienoberfläche benutzerfreundlich und intuitiv zu nutzen.
UCC-Tools sind IP-basiert. Somit ist eine traditionelle Telefonleitung nicht mehr erforderlich, denn Telefonie und weitere Dienste funktionieren dann über einen Internetanschluss.
Alle Kommunikationstools unter ein Dach bringen
Zu den UCC-Lösungen gehören alle Kommunikationslösungen, die in einem Unternehmen im Einsatz sind. Die IP-Telefonie spielt dabei eine zentrale Rolle.
Weitere Kommunikationsdienste und -Werkzeuge, wie beispielsweise Webkonferenzen, E-Mail, Videotelefonie, Messaging-Dienste, Mobile Apps, Filesharing, Whiteboards usw. gehören auch dazu.
Es ist davon auszugehen, dass eine Zusammenführung all dieser Werkzeuge zu einer schnelleren und effizienteren Kommunikation führen kann. UCC-Tools bringen somit Vorteile mit sich, die wir jetzt näher begründen werden.
2. Arbeiten Sie effektiver zusammen
Das ist die halbe Wahrheit. Mit der Unterstützung von UCC arbeiten Sie nicht nur (intern) effektiver zusammen; Sie arbeiten grundsätzlich effektiver. Und das spüren somit auch Ihre Geschäftspartner und Kunden.
Über UCC-Werkzeuge können Sie nicht nur direkt sehen, wer von Ihren Kollegen erreichbar ist, sondern ggf. auch über welches Medium Sie jemanden erreichen können oder wann diese Person wieder erreichbar sein wird.
Mit modernen Kollaboration-Funktionen, wie Desktop- und Filesharing oder Whiteboards spielt es überhaupt keine Rolle, ob Ihr Kollege Ihnen gegenüber oder im Homeoffice sitzt.
Genauso ist es egal, ob Sie beim Kunden, vor-Ort, Ihren Support erbringen oder ihn direkt und unkompliziert über ein UCC-Tool betreuen.
Schließlich haben wir alle in den letzten Monaten erkannt, dass ein ortunabhängiges Arbeiten nicht mehr die Ausnahme ist, sondern unsere tägliche Realität.
In dieser neuen Realität müssen alle Ihre Mitarbeiter von überall die gleichen Arbeits-Möglichkeiten haben, wie standardmäßig im Büro.
Auch Ihre Kunden erwarten die gleiche Servicequalität, ganz unabhängig vom Arbeitsplatz Ihres Support-Teams.
Beispielsweise erwarten sie schnelle Reaktionszeiten, unabhängig ob Ihre Mitarbeiter im Homeoffice oder im Büro sitzen.
Andererseits erwarten auch Ihre Mitarbeiter die Möglichkeit, uneingeschränkt und sicher von zuhause aus zu arbeiten.
Ein Kollege sollte für ein internes Feedbackgespräch, ortsunabhängig und schnell zu erreichen sein. Auch eine zügige Rechnungsfreigabe darf nicht am Homeoffice scheitern.
UCC fördert die Produktivität Ihrer Mitarbeiter
Effektives Arbeiten bedeutet im Umkehrschluss auch eine erhöhte Produktivität in Ihrem Unternehmen.
Der Wissenstransfer zwischen Mitarbeitern und Abteilungen wird gefördert und die Zusammenarbeit verbessert.
Geschäftsentscheidungen werden schneller getroffen und Freigabeprozesse zügiger durchgeführt.
Außerdem belegen aktuelle Studien der Forschungsinstitute IGES und Forsa, dass die Mehrheit der Arbeitnehmer sich produktiver im Homeoffice als im Büro fühlt.
Man kann sich aber im Homeoffice nur produktiver fühlen, wenn alle technischen Voraussetzungen während der Arbeitszeit erfüllt sind.
Demensprechend ist es auch von enormer Wichtigkeit, dass Ihre eingesetzte UCC-Lösung plattformunabhängig ist. Das heißt, dass diese allen Anwendern über alle Endgeräte hinweg, wie z.B. PC, Tablet, Smartphone oder klassisches Telefongerät, zur Verfügung steht.
Nicht zu vergessen: Um überhaupt mit UCC-Lösungen solche Vorteile zu erleben, muss die Leistungsfähigkeit der ITK-Infrastruktur mit allen technischen und organisatorischen Aspekten, wie Bandbreite und Internetleitung, geklärt sein.
3. Tun Sie etwas Gutes für Ihre Mitarbeiterzufriedenheit
Ist Ihr Unternehmen für New Work bzw. einer agilen Arbeitsweise gerüstet? Es ist jetzt schon kaum vorstellbar, dass Unternehmen, die nicht auf Mobilität, Digitalisierung und flexible Arbeitsmodelle setzen, für Bewerber attraktiv wirken.
Wenn Sie agile Arbeitsformen, wie beispielsweise mobiles Arbeiten, Homeoffice oder Shared Desk, unterstützen und somit solche Möglichkeiten Ihren Mitarbeitern geben, hat dies eine positive Auswirkung auf Ihr Arbeitgeber-Image.
Erfolgsfaktor Change-Management
Eine flexiblere Arbeitsweise und das Anbieten einer ausgewogenen Work-Life-Balance sind keine Konzepte, die Sie von einem Tag auf den anderen umsetzen können. Solche Konzepte verändern Organisationsstrukturen nachhaltig.
Somit setzen sie einen Wandel der Unternehmenskultur voraus. Dabei muss die Geschäftsführung diesen Wandel vorleben und tatkräftig unterstützen. So werden auch die (wenigen) Mitarbeiter überzeugt, die evtl. zurückhaltender gegenüber Veränderungen sind.
Mit dem erfolgreichen Veränderungsmanagement kommt auch die Nachfrage nach UCC-Lösungen, die diesen Wandel im Arbeitsalltag unterstützen.
Dadurch lebt Ihr Unternehmen New Work, sowohl aus einer organisatorischen als auch aus einer technischen Perspektive.
4. UCC-Tools sind zukunftssicher und einfach zu verwalten
Die Einführung einer UCC-Lösung ist eine Investition in die Zukunftsfähigkeit Ihres Unternehmens.
Denn UCC-Tools machen nicht nur Ihr Unternehmen attraktiver und agiler, sondern sichern den Geschäftsbetrieb, wie die Corona-Pandemie gezeigt hat.
Zudem sind cloud- und IP-basierte Lösungen technologische Eckpfeiler im Business-Bereich, die nicht mehr wegzudecken sind.
Zukünftig wird auch die Künstliche Intelligenz (KI) in UCC-Tools eine größere Rolle einnehmen und weitere Vorteile entfalten.
Zum Beispiel übersetzen maschinenbasierte Assistenten Chatverläufe in Echtzeit. Oder online Besprechungen können heute schon automatisch abgespeichert, zusammengefasst und an bestimmte Personen weitergeleitet werden.
Zentrale Management-Konsolen erleichtern die Verwaltung der UCC-Tools
UCC-Clients sind über eine zentrale Administrationsplattform einfach und effizient zu verwalten.
Die Vereinheitlichung aller zentralen Kommunikationstools und das Wegfallen von Insellösungen sprechen eine deutliche Sprache.
Denn Dienste wie Telefonie, E-Mail, Webkonferenzen usw. werden auf einer Plattform zusammengefasst und sind somit einfacher zu steuern und sicherer zu verwalten.
UCC-Tools führen aber somit auch unmittelbar zu geringeren Kosten. Zusätzlich wird die Kostenstruktur Ihrer ITK-Landschaft übersichtlicher und transparenter, da Insel- und Einzellösungen wegfallen.
Bei All-IP-Cloud-Lösungen fallen auch Anschaffungskosten der eingesetzten Hardware weg.
Nicht zu vernachlässigen sind die Kosten, welche mit Dienstreisen und der Organisation von physischen Besprechungen einhergehen, die teilweise nicht mehr erforderlich sind.
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5. Kommunikationsprozesse integrieren sich mit Ihren Geschäftsprozessen
UCC-Lösungen liefern Vorteile für Unternehmen, die weit hinaus über gängige Kommunikationsdienste gehen.
Der wirkliche Mehrwert entsteht, wenn UCC-basierte Dienste nahtlos mit Ihren bestehenden Geschäftsprozessen verzahnt werden.
ERP-Systeme und CRM-Tools bilden idealerweise Ihr gesamtes Business und die wichtigsten Unternehmensprozesse ab.
Die Arbeits- und Entscheidungsgrundlage von Abteilungen wie Service, Vertrieb, Marketing oder Buchhaltung basiert auf diese kaufmännischen Softwarelösungen.
Die Einbindung von Kommunikationsdiensten in ERP- und CRM-Lösungen hebt den täglichen Anwendernutzen auf einer viel höheren Ebene.
Sowohl die Kommunikations- als auch die Business-Abläufe wirken einfacher und nahbarer. Damit steigt auch die Datenqualität
Das hat schließlich eine positive Auswirkung auf die Produktivität, Servicequalität, Kundenbetreuung und allgemeine Zufriedenheit im und außerhalb eines Unternehmens.
Nutzen Sie schon UCC-Lösungen und welche Vorteile sind bzw. waren für Sie ausschlaggebend für eine Investition in dieser Richtung?
Haben Sie noch Anregungen? Sie können hier einfach einen Kommentar hinterlassen oder sich direkt bei uns melden. Wir freuen uns auf Ihr Feedback!
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