Künstliche Intelligenz in ERP-Software von KMU

ERP-Software

Künstliche Intelligenz in
ERP-Software von KMU -
Zukunftsmusik oder
greifbare Realität?

Die Künstliche Intelligenz (KI) ist einer der gehyptesten technologischen Begriffe der letzten Jahre. Dabei wird sie entweder als Bedrohung oder als Chance wahrgenommen. Und wenn wir schon bei den Chancen sind – wie verändert KI die ERP-Software? Und vor allem, was kann sich der Mittelstand davon erhoffen und wann?

Neben einer Definition und einem Bezug von KI-Technologie zu ERP-Anwendungen untersucht dieser Blog-Artikel erste konkrete Anwendungsfälle der Künstlichen Intelligenz in ERP-Software von KMU. Hierdurch wollen wir aufzeigen, dass diese etwas abstrakte Technologie in der ERP-Welt integriert wird und für den Mittelstand greifbar ist.

1. Künstliche Intelligenz in ERP-Software – Eine Definition

»Künstliche Intelligenz ist die Eigenschaft eines IT-Systems, menschenähnliche, intelligente Verhaltensweisen zu zeigen.« Diese einfach verständliche und praktische Definition der Künstlichen Intelligenz finden Sie im aktuellen Positionspapier des Bitkom.

Hinter diesem Begriff stecken vier elementare Fähigkeiten von KI-Systemen: Wahrnehmen, Verstehen, Handeln und Lernen. Insbesondere die Komponenten „Verstehen“ und „Lernen“ dienen dazu, die Funktionsfähigkeit und auch das Potenzial von ERP-Systemen weiter auszubauen. Dabei greift KI in Strukturen und Prozesse eines ERP-Systems ein und verändert diese.

Schwache und starke KI

Laut Bitkom spricht man im Zusammenhang mit ERP-Software aktuell von einer „schwachen“ KI (weak AI – Artificial Intelligence). Mit anderen Worten enthalten solche intelligente ERP-Systeme integrierte KI-Funktionen, die den Anwender bei der Zielerreichung proaktiv und smart unterstützen. Dabei werden zum Beispiel Routineaufgaben automatisiert und Mitarbeiter entlastet.

Andererseits soll die „starke“ KI zur Imitation des Anwenders führen, gilt jedoch als Idee, da sie heutzutage den Rahmen des Machbaren sprengt.

Inzwischen steigt nach und nach schleichend die Zahl der Anwendungsfälle von KI im ERP-Umfeld. Zumindest was die schwache Künstliche Intelligenz betrifft, gibt es einige praxistaugliche Beispiele, die wir nun näher vorstellen werden.

2. Bots und Assistenten unterstützen Anwender und Kunden

Assistentengeführte Prozesse haben sich schon längst in unserem Arbeitsalltag etabliert. Digitale KI-Assistenten, die in einer ERP-Software integriert sind, haben wiederum erweiterte Vorteile für Anwender und Unternehmen. Diese ermöglichen es, via Text- oder Spracheingabe mit dem ERP-System zu kommunizieren.

Zum Beispiel kann dadurch eine ERP-Software intuitiver und benutzerfreundlicher bedient werden. Denn benutzerbezogene Einstellungen, Position und Daten des jeweiligen Mitarbeiters werden kombiniert und analysiert, um den Anwender das bestmögliche Erlebnis und Ergebnis anzubieten.

Außerdem verbessern solche KI-basierte Chatbots die Suchfunktionalität der ERP-Software und liefern individuelle Auswertungen, Wiedervorlagen und Dashboards.

Dabei tritt die Software an sich mit dem klassischen Anwendungsansatz in den Hintergrund und der KI-Assistent fungiert als quasi Vermittler zwischen ERP-Software und ERP-Anwender. Die Nutzerakzeptanz und Bedienbarkeit leiden darunter sicherlich nicht.

Zudem kann die ERP-Software so auch mobil einfacher bedient werden, zum Beispiel durch eine Sprachsteuerung. Folglich kann ein Mitarbeiter über eine KI-gestützte Chat- oder Sprachfunktion unkompliziert seinen Reisekostenantrag von unterwegs erledigen.

Bots zunehmend im Kundeneinsatz

Nicht nur die Anwender im Unternehmen profitieren vom Einsatz der smarten Bots. Die Akzeptanz dieses KI-Anwendungsbereichs im Service, Kundendienst und Vertrieb steigt kontinuierlich.

Der größte Vorteil ist dabei die Echtzeit-Kommunikation zwischen Kunden und Unternehmen, rund um die Uhr. Zum Beispiel kann ein Kundenanliegen wie eine Vertrags- oder Supportanfrage in Dialogform zwischen Kunden und Chatbot (teilweise) gelöst werden.

Durch Algorithmen und Regeln wird der Kundendialog (Schlüsselwörter, Sprache, Historie) analysiert und darauf reagiert. Ziel ist es, dass Bots den Kunden individuell immer besser verstehen, um auf dessen Anliegen schnell und recht zuverlässig reagieren zu können. Dabei liefert eine Schnittstelle zur ERP-Software mit integrierter CRM-Funktionalität dem Bot kundenspezifische Daten.

Während es gang und gebe ist, dass KI-Bots einfache Fragen von Kunden beantworten können, gibt es sicherlich noch einige Einschränkungen und Probleme bei der Kundenkommunikation. Daher sind diese eher im externen Einsatz noch mit Vorsicht zu genießen.

Künstliche Intelligenz in ERP-Software von KMU-Chatbots im Kundenservice

3. Aufschlussreiche Absatzprognosen für Ihren Sales-Forecast

Auf Basis der Analyse von Verkaufs- und Lagerdaten können intelligente ERP-Systeme Verkaufsprognosen angeben.

Indem der Lagerbestand und die Verkaufsentwicklung von KI-gestützten ERP-Systemen ausgewertet werden, erhalten KMU eine Übersicht über vorausschauende Umsätze und Lagerbewegungen. Sowohl der Einkaufs-, als auch der Verkaufsprozess werden dadurch optimiert. In die Kalkulationen werden bestimmte Parameter wie saisonale Schwankungen oder Kampagnen einbezogen.

Schließlich werden auf Grundlage dieser Eigenschaften automatisiert Handlungsempfehlungen und Prognosen in Echtzeit dargestellt. Aber auch präzise Empfehlungen zu Bestellmengen oder der Anzahl von Produktionsmengen gegeben.

Steigende Lernkurven und wachsende Datenmengen erzeugen bessere Prognosen

All dies bietet eine moderne und leistungsfähige ERP-Software jetzt schon an. Stellen Sie sich aber ein selbstlernendes, KI-basiertes ERP-System vor, das von Jahr zu Jahr in seinen Prognosen deutlich akribischer agiert und besser wird.

Sicherlich ist das Potenzial für Unternehmen enorm, den Einkauf, Verkauf, Lagerbestand und Produktion durch Künstliche Intelligenz in einer ERP-Software nachhaltig zu verfeinern und hocheffizient zu optimieren.

4. Vorausschauende Instandhaltung und Wartung von Objekten

Wartungsintensive Maschinen werden durch integrierte Sensoren und mit Hilfe der KI-Technologie schneller und effizienter überwacht. Dementsprechend analysiert eine ERP-Software vorhandene Maschinendaten in Echtzeit und übermittelt optimale Wartungszeitpunkte oder schlägt direkt Serviceeinsätze für den Austausch von Komponenten vor (predictive maintenance).

Beispielsweise könnte folgendes Szenario auftreten: Die Temperatur einer Maschine übersteigt einen definierten Schwellenwert. Demzufolge übermittelt ein integrierter Sensor diese Information an der ERP-Software. Diese wiederum generiert automatisch eine Serviceauftrag, der auch dem Kunden kommuniziert wird.

Abgesehen davon steigt auch in diesem KI-Einsatzgebiet mit der Zeit die Lernkurve. Denn der Daten-Pool der Maschinen und die darauf basierende Auswertungen werden umfangreicher. Hierzu können auch Qualitätsdaten, Wartungshistorie und Wartungsaktivitäten einbezogen werden.

Anschließend werden Rückschlüsse für eine verbesserte Produktivität, einen effizienteren Material- und Service-Einsatz, aber auch für eine optimale Instandhaltung gezogen.

Kundenzentriert handeln und gleichzeitig Kosten sparen

Dieser intelligente Wartungsansatz spart mittelfristig nicht nur Betriebskosten und mindert die Ineffizienz, sondern trägt sicherlich auch zur Kundenzufriedenheit bei.

Mit anderen Worten, KI-basierte Algorithmen minimieren nicht nur die Stillstands- oder Ausfallzeiten der Maschinen. Schließlich optimiert ein solches Instandhaltungsmanagement neben dem Lebenszyklus Ihrer Objekte auch das Kundenerlebnis aufgrund dieses Serviceansatzes.

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5. Bilderkennungstechnologien optimieren Ihre Fertigung

Dieses KI-Einsatzgebiet tritt besonders in der Fertigung auf. Eine KI-basierte Bilderkennung kann Reklamationen minimieren, indem sie fehlerbehaftete Teile schon während eines Fertigungsprozesses automatisch erkennt und Handlungsempfehlungen generiert.

Des Weiteren können Unternehmen dadurch effizienter und schneller in der ERP-Software arbeiten. Dabei erkennt die KI-Technologie im ERP-System anhand des Produktbildes und Bildbeschreibung den neu-angelegten Artikel und ordnet diesen automatisch einer Artikelgruppe zu.

Nutzen Sie KI zur Verbesserung des Qualitätsmanagements

Deshalb kann Künstliche Intelligenz in der ERP-Software auch im Rahmen von Qualitätsmanagement eingesetzt werden. Studien belegen, dass eine automatische Fehlererkennung durch KI-Mechanismen die Qualitätsüberwachung um etwa 50 Prozent effektiver gestaltet.

Beispielsweise werden KI-Algorithmen mit Hilfe von Deep Learning bei der optischen Prüfung von Bildern eingesetzt. Da Bilddaten unstrukturierte Daten sind, werden oft Muster und Farbstrukturen analysiert und dadurch Bilder und schlussendlich fehlerhafte Produkte identifiziert.

6. Künstliche Intelligenz in ERP-Software – ein Ausblick

Grundlegend wird sich die Künstliche Intelligenz als Querschnittstechnologie rasant weiterentwickeln. Hierbei wird die ERP-Landschaft, vor allem als Schlüsselbereich von Unternehmen, keine Ausnahme sein. Das gilt auch für den Mittelstand.

Dazu muss man natürlich berücksichtigen, dass sowohl KMU als auch ERP-Anbieter für mittelständische Softwarelösungen nach wie vor erste Erfahrungen mit der KI-Technologie sammeln.

Jedenfalls liefern die ersten Anwendungsfälle, die wir oben angebracht haben, bereits erste Erkenntnisse und zeigen das große Potenzial und Wachstumschancen, die in KI-Anwendungen stecken.

Big Data und Rechtskonformität

Aufgrund der relativ überschaubaren Datenmengen im KMU-Umfeld dauert der Lernprozess von KI-Systemen eventuell länger als bei Großkonzernen. Der Zugriff auf Erfahrungswerte ist für KI-Algorithmen unabdingbar.

Auch die Anwenderakzeptanz und Rechtskonformität (DSGVO lässt grüßen) muss von Unternehmen und ERP-Anbietern in den kommenden Jahren im Auge behalten werden.

Schließlich kann die Künstliche Intelligenz in ERP-Software zukünftig nur unter Berücksichtigung von Technologiereife, Wirtschaftlichkeit und Anwenderfreundlichkeit ihr volles Potenzial ausschöpfen.

Künstliche Intelligenz in ERP-Software von KMU-Statistiken zu den aktuellen Herausforderungen von KI-Projekten

Wie sehen Sie die Herausforderungen und das Potenzial von Künstliche Intelligenz in ERP-Software für den Mittelstand? Haben Sie Fragen oder Anregungen?

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