E-Rechnung wird ab 2025 Pflicht - Das kommt auf Sie zu
Ab Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Die E-Rechnung oder auch eRechnung wird im deutschen B2B-Sektor ab 2025 Pflicht. Dies umfasst insbesondere XML-Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD, wie es auch das Wachstumschancengesetz vorschreibt.
Was müssen Unternehmen beachten? Wie können sie sich auf die technischen und organisatorischen Anforderungen vorbereiten? Welche Übergangsregelungen gelten? Lesen Sie in diesem Blog-Artikel alles, was Sie über die E-Rechnungspflicht 2025 wissen müssen.
1. Hintergründe und Definition der E-Rechnung
Die EU-Mehrwertsteuerreform bildet den Rahmen für die Umstellung auf maschinenlesbare E-Rechnungen. Bis 2028 soll der B2B-Rechnungsaustausch in allen EU-Staaten vollständig auf strukturierte Formate umgestellt sein, die der EU-Norm EN 16931 entsprechen. Dies umfasst auch die Erstellung und den Versand von E-Rechnungen.
Auf Basis der Digitalisierung im Rechnungswesen wird die Mehrwertsteuermeldung künftig nur noch über elektronische Portale der Steuerbehörden erfolgen.
E-Rechnung wird Pflicht ab 01.01.2025
Das Wachstumschancengesetz hat bereits im vergangenen Jahr die Diskussion über die Pflicht zur elektronischen Rechnung intensiviert. Was zunächst ungewiss war, wurde durch die Zustimmung des Bundesrates festgelegt: Ab dem 1. Januar 2025 müssen deutsche Unternehmen elektronische Rechnungen im Austausch mit anderen inländischen Firmen empfangen und verarbeiten können.
Eine elektronische Rechnung wird als eine Rechnung definiert, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und die elektronische Verarbeitung ermöglicht. Sie muss den Anforderungen des EU-Standards EN 16931 (Richtlinie 2014/55/EU) entsprechen.
Dieser Standard ist seit 2020 bei grenzüberschreitenden öffentlichen Aufträgen im B2G (Business to Government) beispielsweise unter dem Namen „XRechnung“ in Deutschland verpflichtend.
Achtung: PDF ist keine elektronische Rechnung
Rechnungsformate wie Papierrechnungen oder PDFs im E-Mail-Anhang werden vom Gesetzgeber als „sonstige“ Formate betrachtet. Zukünftig beziehen sich elektronische Rechnungen nur auf strukturierte Formate.
Das bedeutet, dass Papierrechnungen sowie einfache PDF-Rechnungen bald nicht mehr zulässig sind! Hierbei akzeptieren die Finanzbehörden nur Rechnungen in strukturierten Formaten, die auch als eRechnungen bezeichnet werden.
2. Was ist ein strukturiertes Rechnungsformat?
Strukturierte Rechnungsformate basieren auf der Auszeichnungssprache XML, welche Daten hierarchisch strukturiert in einer Textdatei darstellt.
Eine Rechnungsdatei kann entweder eine reine XML-Datei sein, wie bei der XRechnung, oder ein hybrides Format mit einem zusätzlichen PDF-Sichtbeleg, wie es beim Format ZUGFeRD der Fall ist. Die relevanten Rechnungsdaten sind jedoch in diesem Fall die maschinenlesbaren XML-Daten.
Das Wachstumschancengesetz spezifiziert keine genauen Formvorschriften, sondern nur eine allgemeine Definition. Unternehmer müssen daher zukünftig wissen, welche Formate zulässig sind. Das Bundesministerium der Finanzen hat klargestellt, dass sowohl die XRechnung als auch Rechnungen nach dem ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1 der Definition der elektronischen Rechnung entsprechen.
Das EDI-Format
Das EDI-Format (Electronic Data Interchange) ist ein seit 1988 standardisiertes Format für den elektronischen Datenaustausch. Es erfordert eine spezielle Schnittstelle, was einen höheren Einrichtungsaufwand für die IT bedeutet. EDI-Rechnungen müssen die EN 16931-Norm erfüllen, um nach 2028 weiterhin verwendet werden zu können.
3. Modernisierung des Mehrwertsteuerrechts in drei Schritten
Die EU-Kommission hat mit der Initiative „VAT in the Digital Age“ (ViDA) das Ziel, das Mehrwertsteuerrecht zu modernisieren, die Kosten für die steuerlichen Pflichten der Unternehmen zu senken sowie den Umsatzsteuerbetrug in der EU zu bekämpfen. Elektronische Rechnungen sollen dabei als zuverlässige und sichere Datenquelle dienen.
Obwohl noch nicht feststeht, wann die ViDA-Initiative und das dazugehörige Meldesystem eingeführt werden, macht Deutschland mit der verpflichtenden E-Rechnung ab 2025 einen ersten Schritt in Richtung eines EU-weiten digitalen Meldesystems. Die Umsetzung erfolgt bei uns in Deutschland in drei Schritten:
- Empfang und Verarbeitung: Alle Unternehmen müssen elektronische Rechnungen im strukturierten Format empfangen und verarbeiten können, so wie bereits erläutert.
- Erstellung und Versand: Unternehmen müssen Rechnungen im strukturierten Format ausstellen und verschicken. Das ist der zweite Digitalisierungsschritt Ihrer Buchhaltung.
- Meldung der Rechnungsdaten: Nachdem der Rechnungsempfang und -versand bis 2028 auf das strukturierte Format umgestellt wurde, wird ein elektronisches Meldesystem, das sogenannte E-Reporting-Portal, eingeführt. Welches Meldemodell dabei in Deutschland angewendet wird, ist noch nicht entschieden.
4. Fristen und Übergangsphasen zur E-Rechnung Pflicht
Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen elektronische Rechnungen gemäß EN 16931 ausstellen und empfangen können. Die E-Rechnung wird demensprechend zur Pflicht. Wobei auch Ausnahmen gelten für Rechnungen unter 250 Euro gemäß § 33 UStDV sowie für Fahrausweise gemäß § 34 UStDV, aber auch für Rechnungen an Verbraucher.
Während der Einführung der E-Rechnungspflicht gibt es allgemeine Übergangszeiten, in denen herkömmliche Rechnungsformate wie PDF und Papier noch erlaubt sind. Manchmal ist aber die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich.
Auch das EDI-Format kann weiterhin verwendet werden, wie oben bereits erläutert, sofern die erforderlichen Angaben entsprechend der EN 16931-Norm extrahiert werden können.
Fristen für Empfang und Verarbeitung von E-Rechnungen
| Jahr | Papierrechnung | E-Rechnung (ZUGFeRD, xRechnung) | Andere Formate (z.B. PDF) | EDI-Format |
|---|---|---|---|---|
| 2025 | zulässig | Annahmepflicht | nur bei Zustimmung zulässig | nur bei Zustimmung zulässig |
| 2026 | zulässig | Annahmepflicht | nur bei Zustimmung zulässig | nur bei Zustimmung zulässig |
| 2027 | nur zulässig, wenn Kreditoren-Umsatz < 800T EU im Vorjahr | Annahmepflicht | nur zulässig, wenn Kreditoren-Umsatz < 800T EU im Vorjahr | nur bei Zustimmung zulässig |
| 2028 | nicht zulässig | Annahmepflicht | nicht zuläsig | nur zulässig, wenn Datenbereitstellung im CEN-Format erfolgt |
Vorgaben für Rechnungsstellung und -versand
| Jahr | Papierrechnung | E-Rechnung (ZUGFeRD, xRechnung) | Andere Formate (z.B. PDF) | EDI-Format |
|---|---|---|---|---|
| 2025 | zulässig | zulässig | nur bei Zustimmung zulässig | nur bei Zustimmung zulässig |
| 2026 | zulässig | zulässig | nur bei Zustimmung zulässig | nur bei Zustimmung zulässig |
| 2027 | nur zulässig, wenn eigener Gesamtumsatz mit Debitor < 800T EU im Vorjahr | zulässig | nur zulässig, wenn eigener Gesamtumsatz mit Debitor < 800T EU im Vorjahr | nur bei Zustimmung zulässig |
| 2028 | nicht zulässig | Verpflichtend | nicht zuläsig | nur zulässig, wenn Datenbereitstellung im CEN-Format erfolgt |
In diesen Fällen ist der relevante Zeitpunkt der Übergangsregelungen für den ausgeführten Umsatz der Zeitpunkt, an dem die Rechnung übermittelt wird.
Quelle der beiden Tabellen: Zöller & Partner, Thorsten Brand, www.zoeller.de/das-ende-der-rechnungslesung/
Übergangsfristen für den Rechnungsversand
| VERSAND VON RECHNUNGEN | 2025 | 2026 | 2027 | 2028 |
|---|---|---|---|---|
| Papierrechnung | während der Übergangszeit erlaubt | nur unter bestimmten Voraussetzungen erlaubt | nicht erlaubt | nicht erlaubt |
| E-Rechnung (ZUGFeRD, xRechnung) | zulässig | zulässig | zulässig | zulässig |
| Andere EDI Rechnung Formate | nur unter bestimmten Voraussetzungen zulässig | nur unter bestimmten Voraussetzungen zulässig | nur unter bestimmten Voraussetzungen zulässig | nicht erlaubt |
Quelle der letzten Tabelle: Sage GmbH, www.sage.com/de-de/
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5. E-Rechnungen rechtskonform empfangen und verarbeiten
DMS-Systeme wie DocuWare unterstützen seit Jahren die Verarbeitung von XRechnung und ZUGFeRD. Somit sind Sie bei der Umsetzung der neuen rechtlichen Vorgaben bestens gewappnet.
Auch weitere nationale strukturierte E-Rechnungsformate, wie z.B. Factur-X aus Frankreich, FatturaPA aus Italien, FACTURAe aus Spanien oder KSEF aus Polen können über eine moderne DMS-Software verarbeiten werden.
Alle anderen XML-basierten Dokumente, die zum Rechnungsvorgang dazugehören, werden auch automatisch und zuverlässig durch die Software verarbeitet.
Handeln Sie GoBD-konform
All Ihre Rechnungen werden in einem sicheren digitalen Archivsystem gespeichert. Die relevanten Werte aus den XML-Dateien werden automatisch als Indexdaten ins DMS-System übertragen. Somit erfüllen Sie die Aufbewahrungsrichtlinien gemäß GoBD und können Belege für Betriebsprüfungen lückenlos aufbereiten oder Auswertungen zur internen Prozessoptimierung durchführen.
Die Rechnungen werden entweder direkt gemäß festgelegten Regeln zur Buchung freigegeben oder in Genehmigungs-Workflows an die zuständigen Personen im Unternehmen weitergeleitet.
Schließlich wird ein Buchungssatz erstellt, der an Ihre ERP-Software übermittelt werden kann. Demensprechend vermeiden Sie zeitintensive manuelle Dateneingaben, die auch fehleranfällig sind.
Verarbeitung von Papierrechnungen in der Übergangsphase
In der Übergangsphase werden Sie sich weiterhin mit PDF- und Papierrechnungen beschäftigen müssen. Mit einer DMS-Software erfassen Sie auch diese klassischen Rechnungsarten automatisiert und verarbeiten deren Daten im gleichen System und in gleicher Weise wie E-Rechnungen.
Rechnungsdaten wie z.B. Lieferantennamen, Datum und Beträge werden z.B. mit Intelligent Indexing in DocuWare auch aus klassischen Rechnungen automatisch übernommen.
6. Meistern Sie die E-Rechnungspflicht
Die Einführung der elektronischen Rechnungspflicht war absehbar. Die Zukunft liegt nicht in der traditionellen Papierrechnung, sondern ganz klar in der Digitalisierung sowie in der digitalen E-Rechnung.
Diese ermöglicht eine automatische, elektronische und lückenlose Verarbeitung. Zudem reduziert sie Übertragungsfehler, steigert die Effizienz in der Buchhaltung, senkt Kosten und schont auch die Umwelt. Die Digitalisierung der deutschen Unternehmen wird durch diesen Schritt entscheidend vorangetrieben.
Stellen Sie sicher, dass Ihre Rechnungsprozesse den aktuellen Anforderungen entsprechen. Nutzen Sie die Mehrwerte der E-Rechnung und sehen Sie diese Umstellung als erheblichen Digitalisierungsschritt Ihrer Buchhaltung!
Haben Sie Fragen zur Implementierung von E-Rechnungen in Ihrem Unternehmen? Möchten Sie die Vorteile einer DMS-Software live erleben? Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme!
Wie sieht es bei Ihrer Buchhaltung aus? Haben Sie sich bereits mit der E-Rechnungspflicht 2025 auseinandergesetzt? Gerne können Sie hier einen Kommentar hinterlassen oder sich direkt bei uns melden. Auf jeden Fall freuen wir uns auf Ihr Feedback!
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