7 Gründe, warum sich der digitale Rechnungseingang auch für Ihr Unternehmen lohnt
Nutzen Sie in Ihrem Unternehmen schon einen digitalen Rechnungseingang? Das manuelle Erfassen eingehender Rechnungen sowie die damit verbundenen manuellen Prozesse der Rechnungsverarbeitung und Rechnungsfreigabe schaden Ihrem Unternehmen mehr als Sie denken. Und das ganz unabhängig Ihrer Unternehmensgröße.
Der Prozess der Rechnungsverarbeitung eignet sich ganz besonders für einen hohen Automatisierungsgrad. Denn in diesem befinden sich viele wiederkehrende Standardabläufe.
Wir zeigen Ihnen nachfolgend, welche enormen Vorteile Sie durch einen digitalen Rechnungseingang gewinnen. Demensprechend räumen Sie auch die negativen Folgen sowohl für Ihre Buchhaltung als auch für Ihren gesamten Betrieb aus dem Weg.
Wir haben 7 zentrale Gründe ermittelt, die für die Einführung und Nutzung einer digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung sprechen.
- 1. Das papierlose Arbeiten verbessert Ihre Produktivität
- 2. Mit der elektronischen Rechnungsverarbeitung sparen Sie Kosten und Zeit
- 3. Profitieren Sie als Frühzahler mehr von Skonti und Rabatten
- 4. Rechnungsfreigaben werden zuverlässiger und transparenter
- 5. Bearbeiten Sie Reklamationen schneller und ohne Streit
- 6. Behalten Sie Ihre Daten vertraulich und rechtskonform
- 7. Erleichtern Sie die Vorbereitung und Durchführung von Audits
1. Das papierlose Arbeiten verbessert Ihre Produktivität
Die Finanzbuchhaltung bezahlt Rechnungen, überweist Löhne / Gehälter und finanziert Investitionen. Arbeitet diese Abteilung produktiv, profitiert das gesamte Unternehmen davon.
Mit manuellen, papierbasierten Prozessen ist das aber nicht möglich. Das Ergebnis sind hohe Verwaltungskosten, zeit- und nervenraubende Arbeitszeiten sowie eine fehlende Transparenz.
Insbesondere kleinere Unternehmen leiden darunter. Denn Arbeitsressourcen werden dadurch gebunden und können sich nicht strategisch auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren.
Papierloses Arbeiten kann kostengünstig und einfach sein
Befreien Sie sich vom Gedanken, dass ein digitaler Rechnungseingang kostspielig und komplex ist. Moderne, cloud-basierte DMS-Lösungen verfügen über vorkonfigurierte Prozessvorlagen. Dadurch können Sie direkt mit einer vorgefertigten, digitalen Rechnungsverarbeitung und automatisierten Freigabeprozessen loslegen.
Mit der Einführung eines DMS-Systems beschleunigen Sie Ihre Buchhaltungsprozesse, sparen Kosten und entlasten Ihre Mitarbeiter.
Viele standardisierte Abläufe, wie z.B. die Rechnungsfreigabe, werden dadurch automatisiert. Achten Sie darauf, dass Sie nicht nur Dokumente digitalisieren und archivieren. Wichtiger ist es die Abläufe hinter diesen Dokumenten zu digitalisieren und so nachhaltig zu optimieren.
Kosten und Dauer der Rechnungsverarbeitung lassen sich um über 80% reduzieren, wenn Sie auf optimierte, digitale Dokumentenprozesse setzen. Dies zeigt eine aktuelle Studie von Ardent Partners. Das Ergebnis: Eine höhere Produktivität in vielen Kernaufgaben Ihrer Finanzbuchhaltung.
Integrierte DMS-Lösungen schaffen weitere Produktivitätsvorteile. Beispielsweise durch eine Anbindung an eine ERP-Software stehen Ihnen weitere buchhaltungsrelevante Daten und Informationen direkt zur Verfügung
2. Mit der elektronischen Rechnungsverarbeitung sparen Sie Kosten und Zeit
Nicht der digitale Rechnungseingang ist teuer und kompliziert, sondern das „traditionelle“ Speichern und Archivieren von Papierdokumenten.
Die Kosten fangen mit den Druck- und Materialkosten an und gehen bis hin zur Lagerung und Bearbeitung der Dokumente. Noch entscheidender ist die verschwendete Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter. Dokumente müssen manuell abgelegt werden und irgendwann mal mit hohem Aufwand wieder gefunden werden…
Finden statt Suchen
Anders läuft es mit einer elektronischen Rechnungsverarbeitung. Mit Hilfe einer DMS-Software werden Rechnungen aus jeder Quelle schnell und lückenlos im System erfasst.
Dabei werden Eckdaten, wie die Rechnungsnummer oder der Geschäftspartnername automatisch ausgelesen, abgeglichen und indexiert. Wenn Sie zu einem späteren Zeitpunkt die Rechnung suchen, müssen Sie nur kurz den entsprechenden Suchbegriff eintippen.
Ein digitaler Eingangsrechnungsprozess erleichtert insbesondere die Rechnungsfreigabe. Notwendige Kontrollen und Genehmigungen werden zügig erledigt. Denn Freigabe- oder Prüfungsprozesse können Ihre Mitarbeiter auch von unterwegs oder im Homeoffice erledigen. Zudem werden Sie über Benachrichtigungen stets auf dem Laufenden gehalten. Durch kürzere Bearbeitungszeiten sparen Sie Zeit und Kosten.
3. Profitieren Sie als Frühzahler mehr von Skonti und Rabatten
Steigern Sie durch optimierte Workflows einer digitalen Rechnungsverarbeitung nachhaltig Ihre Skontoerträge. Mit einer raschen Durchlaufzeit werden Rechnungen schneller beglichen.
Denn moderne DMS-Systeme besitzen intelligente Eskalationsprozesse und ein effizientes Freigabekonzept, die Transparenz und Kontrolle schaffen. Klar definierte Stellvertreterregelungen sowie Zahlungsfristen werden im DMS-System eingebunden und übersichtlich abgebildet.
Um von Skonti und Frühzahler-Rabatten zu profitieren, müssen Unternehmen auf einen automatisierten Genehmigungsprozess setzen. So gehen Eingangsrechnungen nicht unter oder gar verloren und es lassen sich in der Regel 2 bis 3 Prozent einer Rechnungssumme einsparen. Dies hat auch einen positiven Einfluss auf die Liquidität Ihres Unternehmens.
Schließlich werden durch die kurzen Bearbeitungszeiten in der elektronischen Rechnungsprüfung auch schmerzliche Mahngebühren vermieden.
4. Rechnungsfreigaben werden zuverlässiger und transparenter
Ein zeitgemäßes Rechnungswesen erfordert schnelle Reaktionszeiten und volle Transparenz über die gesamte Prozesskette Ihrer Buchhaltung.
Ihre Mitarbeiter in der Finanzbuchhaltung müssen schließlich jederzeit wissen, welche Rechnungen soeben eingegangen sind, welche gerade die Rechnungsprüfung durchlaufen und welche von welcher Person schon freigegeben worden sind.
Mit einem elektronischen Rechnungseingang und anschließender Rechnungsprüfung wird nicht nur die Verarbeitungsdauer reduziert. Die einzelnen Prozessschritte sind jederzeit transparent, nachvollziehbar und dokumentiert. So werden Fehler korrigiert, Freigabe- und Vertreterregelungen optimiert.
Die Arbeitsschritte der Rechnungsfreigabe entschlüsselt
Für eine ordnungsgemäße und sichere Rechnungsfreigabe wird in den meisten Fällen nicht nur die „betroffene Rechnung“ benötigt.
Ihr Mitarbeiter in der Buchhaltung muss schließlich sicher gehen, dass die Rechnung korrekt ist und diese freigegeben werden kann. Dazu benötigt er relevante Geschäftsdokumente und Belege, die das belegen. Solche Dokumente sind Leistungsbeschreibungen, Verträge, Lieferscheine etc.
Der Zugriff oder das Finden dieser Dokumente verursacht häufig einen immens großen Verwaltungs- und Zeitaufwand. Und meistens steht auf der To-Do-Liste der Buchhaltung nicht nur die Genehmigung einer Rechnung…
Genau diesen Prozessschritt erledigt eine digitale Rechnungsverarbeitung schnell und unkompliziert. Denn alle relevanten Dokumente stehen direkt und übersichtlich zur Verfügung. Alle notwendigen Informationen für eine Rechnungsgenehmigung liegen umfassend, digital und leicht auffindbar im DMS-System.
Die Entscheidungsgrundlage für eine Rechnungsfreigabe steht. Neben dem Komfort und der Schnelligkeit des Prozesses, hat der Mitarbeiter ein sicheres Gefühl bei der Rechnungsfreigabe. Das ist Gold wert und erhöht auch Ihre Mitarbeiterzufriedenheit.
Zu guter Letzt überprüfen Sie neben der Genehmigung auch Liefertermine, Artikel und weitere Komponenten der Rechnung. Das geht genauso schnell und zuverlässig dank digitaler Rechnungsverarbeitung.
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5. Bearbeiten Sie Reklamationen schneller und ohne Streit
Fehlende Informationen und falsche Daten belasten nicht nur Ihren Rechnungsfreigabeprozess, sondern auch Ihr Reklamationsmanagement.
Und auch hier schafft eine leistungsstarke DMS-Software Abhilfe: Dem Bearbeiter der Reklamation stehen sofort alle relevanten Dokumente zum Vorgang zur Verfügung. Das entlastet Ihre Mitarbeiter und sorgt für Zufriedenheit und Sicherheit. Nicht nur intern, aber auch bei Ihren Kunden und Lieferanten.
Beispielsweise gibt es aus der Perspektive Ihrer Kunden viele Gründe eine fällige Rechnung nicht zu bezahlen. Kann aber Ihr Mitarbeiter alle Kundenfragen direkt und klar beantworten, weil er Zugriff auf alle Informationen hat, erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass der Kunde die Rechnung zeitnah begleicht.
Dadurch optimieren Sie Ihren Cashflow und Ihre Liquidität, verbessern aber auch Ihren Service gegenüber Ihren Geschäftspartnern.
6. Behalten Sie Ihre Daten vertraulich und rechtskonform
Finanz- und Buchhaltungsdaten beinhalten vertrauliche Informationen. Nur berechtige Personen dürfen Zugriff auf solche Daten haben. Deshalb muss deren Zugriff kontrolliert, eingeschränkt und gesteuert werden.
Unternehmen, die weiterhin papierbasiert arbeiten, riskieren einen Datenmissbrauch und schmerzliche Bußgelder. Hinzu kommen noch die aktuellen gesetzlichen Verpflichtungen der DSGVO und der GoBD.
Definieren Sie über ein DMS-System klare Zugriffregeln
Nur ein DMS-System ist in der der Lage, Ihnen die Überwachung, Steuerung und Protokollierung der Zugriffsrechte von vertraulichen Geschäftsdokumenten sicher und zuverlässig zu gewährleisten.
Über das DMS-System können mehreren Anwendern verschiedene Rollen und Rechte zugeordnet werden. Ihre Mitarbeiter können zum Beispiel nach Abteilungen zugeordnet werden. Außerdem definieren Sie dadurch Vertretungsregelungen, Berechtigungserteilungen sowie Rechnungsfreigabegrenzen.
Aufbewahrungsfristen automatisch einhalten
Neben der Vertraulichkeit Ihrer Geschäftsdaten, gibt es auch diverse Vorschriften, wie lange Sie Dokumente aufheben müssen. Beispielsweise sind digitale Geschäftsdokumente gemäß GoBD für sechs bis zehn Jahre aufzubewahren.
In einem klassischen, papierbasierten Aktenordner ist es schwer, das Alter der Dokumente zu verifizieren und ältere Dokumente zu entsorgen. Das führt zu unnötigen Lagerkosten und Mehraufwand in der Dokumentenpflege.
Eine DMS-Software enthält konforme Aufbewahrungsregeln und automatisierte Löschverfahren, die Sie an dieser Stelle unterstützen produktiv und rechtskonform zu arbeiten.
7. Erleichtern Sie die Vorbereitung und Durchführung von Audits
Audits müssen nicht zeitaufwändig, stressig und anstrengend sein. Dieser Ruf basiert auf Buchhaltungen, die manuell und papierbasiert arbeiten.
Das Suchen, oder besser gesagt das schnelle Finden, von relevanten Geschäftsdokumenten und -vorgängen ist im Laufe einer Betriebsprüfung essenziell.
Als Beispiel nehmen wir mal eine einfache Forderung: Wie schnell finden Sie zum Beispiel alle Eingangsrechnungen vom letzten Jahr? Mit Hilfe eines DMS-Systems ist diese Frage wenige Sekunden bzw. wenige Klicks entfernt. Auditvorbereitungen und Prüfungen verlaufen schneller, automatisierter und entspannter für alle Beteiligten. Zudem vermeiden Sie Fehler und Bußgelder.
Das sind aus unserer Sicht sieben Gründe, die für die Einführung und Nutzung einer digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung sprechen. Setzen Sie schon auf einen digitalen Rechnungseingang? Gerne können Sie hier einen Kommentar hinterlassen oder sich direkt bei uns melden. Auf jeden Fall freuen wir uns auf Ihr Feedback!
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