Das ERP-System und 6 strategische Schritte, die Ihnen den Weg zur Digitalisierung ebnen

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Das ERP-System und 6 strategische Schritte, die Ihnen den Weg zur Digitalisierung ebnen

Die Bitkom beschreibt eine unternehmensweite Integration eines ERP-Systems als kritischen Schritt für eine erfolgreiche digitale Transformation eines KMU.

Von einem ERP-System werden die wichtigsten kaufmännischen Impulse angestoßen. Lieferanten, Kunden und Kollegen werden prozessbasiert eingebunden. Um deren hohen Anforderungen gerecht zu werden, müssen Geschäftsprozesse vollständig digitalisiert werden.

Nach wie vor herrscht aber in vielen mittelständischen Unternehmen Unklarheit über die Rolle einer ERP-Software als Ankerpunkt in einem Digitalisierungsvorhaben.

Auch erforderliche Schritte einer Digitalisierungsstrategie werden oft vernachlässigt. Letztere, wenn konkret definiert und richtig umgesetzt, führt zu einer erfolgreichen Digitalisierung. Dabei nimmt die ERP-Software als Digitalisierungswerkzeug eine Hauptrolle ein.

Eine Digitalisierungsstrategie muss aber weitaus mehr enthalten als lediglich die Einführung einer neuen ERP-Software. Das macht das Ganze nicht leichter.

Denn eigentlich ist die digitale Transformation auch ein Kulturwandel. Mitarbeiter, Unternehmensdaten und Prozesse werden zusammengeführt, um in einer digitalen Welt als Unternehmen effizienter, produktiver und wettbewerbsfähiger zu stehen.

Wir beschreiben in diesem Blog-Artikel sechs Schritte einer Digitalisierungsstrategie, im Einklang mit einem ERP-System, die den Weg zur Digitalisierung weit öffnen.

1. In welcher Digitalisierungsphase befindet sich Ihr Unternehmen heute?

Starten Sie mit einer ehrlichen Bewertung Ihrer IST-Situation.

Stellen Sie Ihre Geschäftsprozesse, IT-Systeme und internen Ressourcen auf den Prüfstand.

Nicht weniger wichtig; wie ist Ihre aktuelle Marktsituation, Kundenerwartungen und der Wettbewerb hinsichtlich der digitalen Transformation zu bewerten?

Wie groß ist die Lücke zwischen Ihren unternehmensinternen Digitalisierungsstand und diesen externen Einflussfaktoren?

Die Menschen hinter den Prozessen nicht vernachlässigen

Begrenzen Sie Ihre Analyse nicht nur auf Systeme, Strukturen und Prozesse. Schauen Sie auch genau auf Ihre Mitarbeiter.

Gibt es in diversen Abteilungen Qualifikationslücken? Wie läuft der interne Wissenstransfer? Inwiefern setzen Sie vorhandenen Wissen effizient ein oder bilden Mitarbeiter weiter?

Je besser und umfangreicher Sie sich ein Gesamtbild von Ihrem Unternehmen machen, desto besser treffen Sie fundierte Entscheidungen zu einem Digitalisierungsvorhaben.

Demensprechend definieren Sie auch den Bedarf an einem ERP-System und den Umfang Ihrer geplanten Digitalisierung.

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2. Definieren Sie Ihre individuellen Leistungskennzahlen

Key Performance Indicators (KPIs) oder Leistungskennzahlen finden in fast allen kaufmännischen Bereichen Anwendung.

Beispielsweise nutzen ERP-Systeme diese in Auswertungen und anwenderbezogenen Dashboards.

Auch für den kulturellen und technologischen Wandel im Unternehmen sind KPIs ein entscheidender Taktgeber.

Erster Tipp: Definieren Sie KPIs konkret, detailliert und realistisch. Binden Sie zudem wichtige Digitalisierungsträger in Ihrem Unternehmen in der Definitionsphase mit ein.

Zum Beispiel vermeiden Sie allgemeingültige Ziele wie „produktiver arbeiten“ oder „Kosten reduzieren“.

Zusätzlich erleichtern kleinere, definierte Meilensteine Ihre Endziele zu erreichen.

Nutzen Sie Referenzberichte und Investitionsvorlagen

Zweiter Tipp: Lösungsanbieter stellen beispielsweise Vorlagen oder Berechnungen Ihres ROI (Return on Investment) zur Verfügung.

Referenzberichte geben auch einen Richtwert über einen erreichbaren Nutzen an.

Anschließend lassen Sie diese Erkenntnisse in Ihrer Digitalisierungsstrategie und Zielsetzung einfließen.

Zum Schluss verfügen Sie über eine robuste und förderliche KPI-Struktur, die Ihr Digitalisierungsvorhaben beflügelt.

Das ERP-System und die Digitalisierung-Definieren Sie im Team KPIs

3. Setzen Sie Prioritäten für schnellere Ergebnisse

Uns ist klar, dass die digitale Transformation ein langwieriger Prozess ist.

Dennoch müssen Sie schon am Anfang Ihrer Digitalisierungsstrategie gewisse technologische und kulturelle Prioritäten festlegen.

Denn so wie ein vollständiges ERP-System, kann auch die Digitalisierung alle Abteilungen und Bereiche umfassen.

Indem Sie aber Ihren Digitalisierungsfokus erstmal auf einen bestimmten Unternehmensbereich setzen, sichern Sie schnelle Erfolge („Early Wins“) ab.

Die Absicherung solcher Erfolge oder Meilensteine Ihrer Digitalisierung gilt es dann intern zu demonstrieren.

Fangen Sie klein an

Sie müssen sicherlich nicht zum Start den komplexesten und aufwendigsten Prozess digitalisieren. Eventuell bringt die Digitalisierung eines recht simplen Prozesses direkte Vorteile für Ihr Unternehmen oder eine Abteilung.

Zum Beispiel kann die Digitalisierung eines serviceorientiertes Prozesses Ihre Kundezufriedenheit steigern. Dabei spielt auch ein CRM-System, dass diesen digitalen Prozess vollständig abbildet eine wichtige Rolle.

Solche Early Wins geben Ihren den nötigen Rückenwind, um auch weitere und größere Erfolge zu feiern. Genauso wichtig: So überzeugen Sie auch weitere Mitarbeiter (und Abteilungen) von Ihrem Digitalisierungsvorhaben.

Ihr Digitalisierungspartner und Ihre digital-versierte Teamleiter werden Ihnen bei der Definition der Prioritäten und Early Wins unterstützen.

ERP-System und die Digitalisierung-Prioritäten und Early Wins sichern den Erfolg

4. Change-Management: Leben Sie die Veränderungen vor

Ein Digitalisierungsvorhaben setzt ein verändertes Mindset voraus. Dieses neue Mindset besticht durch Transparenz, Agilität, Konnektivität.

Isolierte Unternehmenshierarchien und eine schlechte Kommunikationskultur im Unternehmen sind nicht besonders fördernd.

Daher gilt es als Führungskraft ein Change-Management einzuführen, bevor im Zuge der Digitalisierung ein neues ERP-System implementiert wird.

Eine moderne ERP-Software schafft Transparenz und Konnektivität zwischen Prozessen, Abteilungen und Mitarbeitern.

So ein System bringt aber recht wenig, wenn die Menschen diese Eigenschaften nicht besitzen.

Eine offene Denkweise und Lust für Veränderungen müssen von der Unternehmensleitung vorgelebt werden.

Laut dem Oxford Economics-Bericht 2020 sind stark vernetzte Unternehmen viel besser in der Lage schnell und zielführend zu arbeiten.

Solche Organisationen passen sich auch besser an sich verändernde Umstände an. Und schließlich erweisen diese sich eventuell als widerstandsfähiger als Unternehmen mit einem isolierten Mindset.

Das ERP-System und die Digitalisierung-Change-Management vorleben

5. Verstehen und nutzen Sie Ihre Daten, um die digitale Transformation voranzutreiben

Geschäftliche Entscheidungen, die datenbasiert getroffen werden, weisen eine höhere Erfolgswahrscheinlichkeit auf.

Somit führen datengesteuerte Insights auch zu einer reibungsloseren und effizienteren Digitalisierungsstrategie.

Im Umkehrschluss heißt das, dass Sie bei der Definition einer Digitalisierungsstrategie Ihre Datenmanagementprozesse im Unternehmen unter die Lupe nehmen müssen.

Den Umgang mit Ihren Daten auf den Prüfstand stellen

Wie gehen Sie aktuell mit Ihren Datenströmen um?

Wie bildet aktuell Ihre EPR-Software Ihre Unternehmensdaten ab?

In welchen Bereichen entstehen Datenleichen?

Bei welchen Prozessen ist die Datenqualität ausbaufähig?

Welcher Mitarbeiter benötigt welche Information?

Wie beeinflusst die Digitalisierung Ihrer Datenprozesse die Bereitstellung und Verfügbarkeit der Daten?

Demensprechend müssen im Zuge der digitalen Transformation Maßnahmen ergriffen werden, um die Datenverfügbarkeit, Datensicherheit und Datenqualität sicher zu stellen.

Anschließend ist das ERP-System am Zug, um im Zuge der Digitalisierung das Beste aus den verfügbaren Daten herauszuholen.

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6. Nehmen Sie Ihre Kunden in Ihrer Digitalisierungsreise mit

Denken Sie kundenzentriert. Stellen Sie den Kunden in den Mittelpunkt Ihrer Digitalisierungsreise.

Schließlich sollte die Kundenzufriedenheit, die Kundenneugewinnung oder ein verbesserter Kundenservice treibende Kräfte jedes Digitalisierungsvorhabens sein.

Auch Ihr Marketing spielt dabei eine tragende Rolle.

Nehmen Sie Ihre Kunden auf Ihrer Digitalisierungsreise von Anfang an mit. So freuen sich diese mit Ihnen, begreifen die daraus resultierte Vorteile, die nach mit der Digitalisierung für sie entstehen.

Setzen Sie auf Kundenfeedback

Eine Studie von Deloitte belegte, dass mehr als 80% der befragten Geschäftsführer angaben, dass Kundenfeedback ein wichtiger Treiber von Business-Entscheidungen sind. Diese Ansicht teilten vor knapp 10 Jahren nur 45%.

Sie sehen; das Einholen von Feedback bzw. Input von Kunden wird immer wichtiger.

Wenn man dann auch noch den Einfluss von Social Media berücksichtigt, ist die Kundenkommunikation, die Kritik oder Lob, in den letzten Jahren viel wichtiger und intensiver geworden.

Welcher dieser strategischen Schritte empfinden Sie als besonders wichtig? Haben wir einen Digitalisierungsschritt vergessen? Wie stark empfinden Sie den Einfluss von einem ERP-System im Weg zur Digitalisierung? Würden Sie dabei Ihr bestehendes ERP-System nutzen oder auf eine Neueinführung setzen?

Haben Sie weitere Fragen oder Anregungen zu diesem Thema?

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