So meistern Sie Ihre Arbeitszeiterfassung im Homeoffice

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So meistern Sie Ihre
Arbeitszeiterfassung im Homeoffice

Die Homeoffice-Pflicht ist ab Juli Vergangenheit. Nichtdestotrotz haben die letzten Monate gezeigt, was für Vorteile, sowohl aus Arbeitnehmer-, als auch aus Arbeitgebersicht, das Arbeiten von zuhause bringt.

Daher sind wir der Ansicht, dass das traditionelle Fünf-Tage-Wochenkonzept im Büro vorerst in seiner vollen Ausprägung nicht wiederkommen wird.

Eher wird zukünftig „hybrid“ gearbeitet, und zwischen Büroarbeit und Homeoffice die Arbeitsstunden aufgeteilt.

Und so kommen wir zu unserem (eigentlichen) Thema: Wie erledigen Sie, aktuell, Ihre Arbeitszeiterfassung im Homeoffice?

Denn eine hybride Zukunft der Arbeitswelt setzt auch eine hybride, transparente und rechtskonforme Arbeitszeiterfassung für alle Mitarbeiter voraus.

Dieser Blog-Artikel zeigt Ihnen, welche Aspekte Sie beachten müssen, so dass Ihre Mitarbeiter die Arbeitszeiterfassung auch zukünftig im Homeoffice meistern.

1. Beachten Sie weiterhin die gesetzlichen Regelungen

Der Gesetzgeber trennt die Arbeitszeiterfassung im Homeoffice nicht von der Zeiterfassung im Büro.

Demensprechend gelten in beiden Fällen die gleichen gesetzlichen Regelungen. Hinzu kommt noch das EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung.

Grundsätzlich gilt, dass Arbeitnehmer nicht länger als 8 Stunden pro Tag arbeiten dürfen. Hierzu gibt es eine Ausnahme zu Verlängerung der maximalen Arbeitszeit auf 10 Stunden pro Tag.

Die Voraussetzung dieser Ausnahme besagt, dass die geleisteten Überstunden innerhalb der nächsten 6 Monate ausgeglichen werden müssen.

Auch Pausen müssen analog zur Büroarbeit 1:1 eingehalten werden. Demensprechend müssen Mitarbeiter mindestens 30 Minuten Pause machen, wenn Sie mehr als 6 Stunden gearbeitet haben.

Die erforderliche Pausenzeit erhöht sich auf 45 Minuten, wenn der Mitarbeiter mehr als 9 Stunden tätig war.

Was die Ruhezeiten betrifft, gilt Folgendes: 11 Stunden ist die definierte Mindestzeit zwischen Arbeitsende und Arbeitsbeginn am Folgetag.

Wenn in Ausnahmefällen diese Ruhezeit geringer ausfällt, muss sie an einem anderen Tag innerhalb von einem Monat mindestens 12 Stunden sein.

Homeoffice stellt Work-Life-Balance auf den Prüfstand

Laut aktuellen Studien gaben rund 60 Prozent der Befragten, die im Homeoffice arbeiten, an, dass dort die Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben verschwimmen. Von diesen Mitarbeitern empfindet das jeder Vierte als Belastung.

Deswegen ist es auch von enormer Wichtigkeit, die Work-Life-Balance, Mitarbeiterzufriedenheit aber auch Produktivität im Homeoffice aufrecht zu erhalten.

Das Einhalten von den oben erwähnten, gesetzlichen Rahmenbedingungen und das Einbinden von festen Regeln bezüglich Erreichbarkeit, Kommunikation, Kernzeiten etc. sind die Grundlagen dafür.

Somit können flexible Arbeitszeitmodelle und eine hybride Arbeitszeitgestaltung auch im Homeoffice vollends erfolgreich umgesetzt werden.

Checkliste-Arbeitszeiterfassung-EuGH-Urteil-unser mobiles Hauptbild zeigt ein Mitarbeiter am PC arbeiten

Unsere Checkliste zum Herunterladen - Ist Ihre Arbeitszeiterfassung mit dem EuGH-Urteil konform?

2. Digitalisieren Sie Ihre Arbeitszeiterfassung

Nach dem EuGH-Urteil aus dem Jahr 2019, müssen EU-Arbeitgeber ein objektives, verlässliches und zugängliches System einrichten, mit dem die täglich geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann.

Eine entsprechende Checkliste können Sie bei uns kostenlos herunterladen.

Dies gilt selbstverständlich auch für die Arbeitszeiterfassung im Homeoffice. Eine nationale Regelung wird demensprechend von der Bundesregierung zukünftig erwartet.

Vor diesen Hintergründen ist es für Unternehmen nun Zeit, sich über eine digitale, prozessgestützte Zeiterfassungssoftware Gedanken zu machen.

Vor allem um den EuGH-Urteil gerecht zu werden, aber auch den Mitarbeitern im Homeoffice ein transparentes und einfaches Erfassen der Arbeitszeit zu ermöglichen, gibt es zur digitalen Zeiterfassung kaum eine Alternative.

Denn ein modernes software- und browser-basiertes Zeiterfassungssystem erleichtert die Verwaltung und Übersicht der erfassten Zeiten sowohl für die Personalabteilung als auch für die Mitarbeiter.

Schließlich, wie oben schon beschrieben, müssen Sie auch im Homeoffice gewisse Dokumentationspflichten bezüglich der Arbeitszeit einhalten.

Nicht nur digital, sondern auch benutzerfreundlich

Sicherlich möchten Sie Ihre Mitarbeiter im Homeoffice nicht mit einer komplexen Arbeitszeiterfassung belasten.

Denn nicht jede digitale Zeiterfassung ist für ein ortsunabhängigen und intuitiven Einsatz gemacht.

Setzen Sie auf eine flexible Zeitmanagementsoftware, die unterschiedliche Erfassungsoptionen anbietet.

Dazu gehört auch eine mobile App, mit der Ihre Mitarbeiter schnell und unkompliziert ihre Zeiten und das Zeitkonto verwalten können.

Die HR-Abteilung sieht wiederum direkt die erfassten Zeiten und kann weitere Einstellungen vornehmen und Workflows anstoßen.

Abgesehen davon, liefert grundsätzlich eine browser-basierte Zeiterfassungslösung, was Komfort und Einfachheit betrifft, einen spürbaren Mehrwert.

So muss auch keine zusätzliche Software auf den Rechnern der Mitarbeiter installiert werden.

Moderne Zeitmanagement-Systeme verfügen über zusätzliche Homeoffice-Funktionalitäten. Zum Beispiel mit einer direkten (oder nachträglichen) Angabe des Arbeitsortes über ein Mitarbeiterportal.

Eine visuelle Unterscheidung des Arbeitsortes des jeweiligen Mitarbeiters, für Ihr Team oder befugte Kollegen, ist eine weitere nützliche Funktion.

Mit der Unterstützung einer digitalen Zeitmanagementlösung erleichtern Sie nicht nur die Arbeitszeiterfassung im Homeoffice, sondern optimieren und digitalisieren Sie Ihre tiefer bestehenden HR-Prozesse.

Zudem lassen sich verschiedene Arbeitszeitmodelle, auch für die Zukunft, einfacher abbilden.

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3. Vernachlässigen Sie den Datenschutz nicht

Bei der Arbeit im Homeoffice lauern Fallstricke und Risiken was Datenschutz und Datensicherheit betrifft.

Die Anwender müssen auch von zuhause aus genauso vorsichtig und behutsam mit (sensiblen) unternehmens- und personenbezogenen Daten umgehen, wie auch im Büro.

Demensprechend müssen im Homeoffice technische und organisatorischen Maßnahmen erfolgreich umgesetzt werden.

Selbstverständlich bringt eine digitale Arbeitszeiterfassung im Homeoffice enorme Vorteile mit sich.

Trotzdem müssen Sie, insbesondere gemäß der DSGVO und dem aktuellen EuGH-Urteil, datenschutzrechtlich weiterhin vorsichtig vorgehen.

Welche genauen Daten sollen bei einer Arbeitszeiterfassung „abgefangen“ werden?

Beispielsweise ist es durch eine mobile Zeiterfassungs-App technisch prinzipiell möglich den genauen Standort bzw. Bewegungs- bzw. Nutzungsradius eines Anwenders aufzuspüren.

Bei so einer Datenerfassung, und wenn es betrieblich nicht zwingend notwendig ist, ist dringend abzuraten. Denn diese Vorgehensweise ist datenschutztechnisch äußerst abenteuerlich.

Wie ist Ihre Arbeitskultur?

Eine optimale Arbeitszeiterfassung, vor allem in Zeiten von Homeoffice, basiert auf einer gesunden und transparenten Vertrauenskultur in Ihrem Unternehmen.

Auch müssen Unternehmen sich von einer traditionellen „Stempeluhr-Mentalität“ wegbewegen.

Dennoch müssen klare Regeln bezüglich Arbeitszeit, Kommunikation und Erreichbarkeit definiert und eingehalten werden.

Schließlich sollen Ihre Mitarbeiter ortsunabhängig produktiv bleiben, was sich wiederum positiv auf Ihr Geschäft auswirkt.

Diese Kultur gilt es zu pflegen und zu verfeinern. Unterschiedliche und langfristige Maßnahmen sind hierzu erforderlich.

Zum Thema Homeoffice: Was fordern Ihre Mitarbeiter, um im Homeoffice produktiv und komfortabel zu arbeiten? Sind die Homeoffice-Arbeitsplätze sicher, performant und ergonomisch eingerichtet? Gibt es technische oder organisatorische Aspekte, die noch abgestimmt werden müssen?

Der offene, direkte Dialog, aber auch das Einsetzen von digitalen HR-Tools wie beispielsweise Mitarbeiterbefragungen über ein Mitarbeiterportal, können die Arbeit der Personalabteilung zusätzlich unterstützen.

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4. New Work und Arbeitszeiterfassung im Homeoffice schließen sich nicht aus

Die Arbeitswelt unterliegt einem ständigen Wandel. Dies war auch vor Corona so. Durch die Corona-Krise hat sich dieser Umbruch jedoch beschleunigt.

Flexible Arbeitsformen, die auf Mobilität, Digitalisierung und Agilität basieren, formen diesen Wandel. Dabei spielen Ort und Zeit oft eine nebensächliche Rolle.

Es gibt Stimmen, die behaupten, dass New Work bzw. die Flexibilisierung der Arbeit eine große Herausforderung für die Arbeitszeiterfassung darstellt. Das stimmt aber so nicht.

Der erste Schritt, ist die Einführung einer agilen Zeiterfassungslösung oder die Integration der Remote Mitarbeiter in der bestehenden Zeitmanagement-Software.

Mit klar definierten technischen und rechtskonformen Rahmenbedingungen, gepaart mit einer transparenten und ehrlichen Arbeitskultur, ist es anschließend unerheblich, ob die Arbeitszeiterfassung im Homeoffice oder im Büroarbeitsplatz stattfindet.

Ihr Zeiterfassungssystem muss auch agil sein

Bisher wurden Arbeits- und Projektzeiten recht simpel, eher am Stück, erbracht und zeitlich erfasst.

New Work tendiert die Arbeitszeiten anders zu gestalten. Privat- und Arbeitszeiten werden vermischt, kleinere Zeiteinheiten müssen erfasst werden und anschließend addiert werden.

Sicherlich sind diese komplexen Zeitmuster ohne digitale Tools kaum zu überblicken und nachzuvollziehen. Somit muss Ihre Zeiterfassungslösung für New Work Zeiten geeignet sein.

Der Mehrwert einer einfachen Erfassung, Auswertung und unkomplizierten Übersicht der Zeiten ist Goldwert.

Dies gilt sowohl für Ihre Remote arbeitenden Mitarbeiter als auch für die nachhaltige Digitalisierung und Optimierung Ihrer HR-Prozesse.

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Wie managen Sie die Arbeitszeiterfassung Ihrer Mitarbeiter im Homeoffice? Ist Ihr Zeiterfassungssystem für die New Work Arbeitskultur geeignet?

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