Die Mehrwertsteuersenkung und Ihre ERP-Software – Was Sie wissen müssen

Buchhaltung

Die MwSt-Senkung und Ihre ERP-Software – Was Sie wissen müssen

Die bereits angekündigte, zeitlich befristete Mehrwertsteuersenkung zum 01.07.2020 ist in aller Munde und beeinflusst auch Ihre ERP-Software.

Obwohl eine Mehrwertsteuersenkung in Verbindung mit der ERP-Software auch in der Vergangenheit aufgetreten ist, ist diesmal die Situation etwas spezieller.

Nicht nur der kurzfristige Beschluss und die unmittelbare Umsetzung,  sondern auch das Inkrafttreten zur Jahresmitte stellt für die Unternehmen eine sehr besondere Situation dar. Hinzu kommt eine vorerst nur befristete Gültigkeit bis zum Jahresende 2020.

Alle Unternehmen – und so auch unsere ERP-Kunden – stehen diese Woche vor der Herausforderung, Anpassungen in den ERP-Systemen vorzunehmen und Handlungsempfehlungen umzusetzen.

Neben unserer technischen Unterstützung und Beratung als ERP-Dienstleistungsunternehmen wollen wir Ihnen in unserem Blog-Artikel grundsätzlich eine allgemeine Orientierung geben. Auch liefern wir Ihnen zentrale Antworten zur Mehrwertsteuersenkung in Verbindung zur ERP-Software.

1. Allgemeine Eckdaten zur Mehrwertsteuersenkung

Die Bundesregierung hatte sich am 03.06.2020 für eine zeitliche befristete Mehrwertsteuersenkung ab dem 1.Juli 2020 entschieden. Letztendlich wurde diese Entscheidung in Sondersitzungen vom Bundesrat und Bundestag final am 29.06.2020 verabschiedet.

Des Weiteren sind noch viele Detailfragen und Sonderregelungen zu klären, die beispielsweise der Steuerberaterverband oder der Einzelhandel stellt, um einen hohen Verwaltungsaufwand soweit es geht zu vermeiden.

Ziel der Regierung ist, die Wirtschaft in Folge der Corona-Krise zu stärken. So sollen Preise sinken, die Nachfrage steigen und mehr konsumiert werden.

Allerdings kann niemand genau abwägen, wie der Handel seine Preispolitik mit dieser Mehrsteuersenkung gestalten wird. Auch weiß keiner, wie lange uns die Corona-Pandemie begleiten wird. Auf jeden Fall entgehen der Regierung dadurch wesentliche Steuereinnahmen.

Was aber bedeutet die Mehrwertsteuersenkung für Ihr Unternehmen und Ihre ERP-Software?

Sicherlich kurzfristige Anpassungen Ihrer Buchhaltung und Ihrer Buchhaltungssysteme. Auch beeinflusst diese Umstellung Ihr Vertragswesen. Zudem müssen Sie wahrscheinlich diese Anpassungen in 6 Monaten wieder rückgängig machen.

2. Auswirkungen auf Netto- und Bruttoversteuerung sowie Steuerkennzeichen

Maßgebend für den niedrigeren Steuersatz ist die erbrachte Leistung (die Vollendung der Dienstleistung) oder der Auslieferungstermin eines Produktes vom 01.07 bis 31.12.2020.

Was eine Nettoversteuerung betrifft, stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Sie haben dem Kunden im Juni ein Angebot erstellt, Ihre Dienstleistung aber wird erst im August erbracht. Wenn in Ihrem Angebot die Einzelpositionen ausgewiesen sind – also mit Aufführung des Nettobetrags sowie der Umsatzsteuer, dürfte sich der Endpreis für Ihren Kunden verringern. Daher müssen Sie den geringeren Umsatzsteuersatz in Rechnung stellen.

In Sachen Bruttoversteuerung: Aus so einem Angebot ist lediglich der Endpreis relevant und nicht die einzelnen Posten des Angebots. Dementsprechend, wenn Sie als Dienstleister auf Ihren Endpreis bestehen, müssen Sie die Steuersenkung nicht an den Kunden weitergeben.

Die Steuerkennzeichen in Ihren ERP-Systemen müssen womöglich angepasst werden bzw. neue angelegt werden.

Umgang mit Rechnungen und Skontoabzügen

Zum Beispiel beeinflusst die Anpassung sämtlicher Ausgangsrechnungen Ihre ERP-Software. Auch dürfen Ihre Eingangsrechnungen in diesem Zeitraum nur die gesenkte Umsatzsteuer beinhalten.

Falls die Umsatzsteuer auf Basis des „alten“ Steuersatzes abgerechnet wird, muss beachtet werden, dass es sich dabei anteilig um einen Startausweis nach § 14c Abs. 1 UstG handelt. So darf dieser höhere Steuersatz nicht als Vorsteuer geltend gemacht werden.

Außerdem haben Sie die Pflicht, Eingangsrechnungen zu überprüfen! Denn Rechnungen müssen den gesetzlichen Vorgaben entsprechen, sonst erlischt das Recht zum Vorsteuerabzug. Wenn beispielsweise für den Übergangszeitraum 01.07.20 bis 31.12.20 ein höherer Steuersatz ausgewiesen wird, ist diese Rechnung nicht korrekt.

Bei einem möglichen Skontoabzug ist erneut der Zeitpunkt der Rechnungsstellung maßgebend.

Beispielsweise, wenn Sie eine Rechnung im Juni erstellen, kann bei Skontoabzug ab Juli noch der höhere bzw. „alte“ Steuersatz gezogen werden.

Andererseits, wenn Sie eine Rechnung ab Juli und bis Dezember erzeugen, darf bei Skontoabzug nach diesem Übergangszeitraum, also ab Januar 2021, nur der niedrigere Steuersatz gezogen werden.

Behandlung von Verträgen und Dauerleistungen

Falls der Zeitpunkt des In-Kraft-Tretens der Mehrwertsteuersenkung in den für die Leistung (wie z.B. Wartungen, Überwachungen, Leasing, Vermietungen) vereinbarten Zeitraum fällt, sind auch hier Auswirkungen unausweichlich.

Insbesondere bei Leistungen, die in Form eines Jahresvertrages erbracht werden, empfehlen wir auf jeden Fall die umsatzsteuerliche Beurteilung mit dem Steuerberater abzustimmen. Denn die Anwendungen des korrekten Steuersatzes hängt von der bestimmten Vertragsregelung ab.

Grundsätzlich ausschlaggebend für die Umsatzsteuerbemessung ist der Zeitpunkt der Leistung. Bei Dauer- oder Vertragsrechnungen das Ende eines Leistungszeitraums, sofern nicht abgeschlossene Teilleistungen auf konkrete Unterzeiträume abgegrenzt werden können. Zum Beispiel stellt die monatliche Miete eine Teilleistung dar und unterliegt ab Juli dem niedrigeren Steuersatz.

Beispielsweise wäre eine jährliche, im Voraus bezahlte Wartungsvertragsrechnung steuertechnisch eine einheitliche Leistung, die erst am Ende des Leistungszeitraums als abgeschlossen gilt. Daher würde auf den gesamten Leistungszeitraum der niedrigere Steuersatz fällig.

Mehrwertsteuersenkung und ERP-Software-Ein Steuerbericht in SAP Business One

3. Folgen in der Finanzbuchhaltung

Unternehmen müssen unmittelbar die Mehrwertsteuersenkung in Ihren ERP-Systemen bzw. Warenwirtschaft umsetzen.

In ERP-Systemen wie SAP Business One müssen Anpassungen in der vorhandenen Steuertabelle vorgenommen werden. Die neuen, reduzierten Steuersätze definiert man über eine neue Gültigkeit für den Übergangszeitraum bis Ende Dezember 2020.

Dabei wird der relevante Steuersatz auf Basis des Liefer- oder Leistungsdatums für den definierten Zeitraum oder Gültigkeit gezogen. So erfolgen die Buchungen auf den gleichen Umsatz- und Steuerkonten sowie den gleichen Steuerkennzeichen.

Mit anderen Worten werden die Steuersätze für das Standard-Steuerkennzeichen in Abhängigkeit des Datums angepasst. Dabei wird der Steuersatz eines Steuerkennzeichens in SAP Business One in Abhängigkeit eines Gültig-Ab-Datums angegeben.

Notwendige und optionale Anpassungen

Diese Vorgehensweise funktioniert unabhängig des aktuell gültigen Steuersatzes. Demzufolge müssen nicht unbedingt neue Steuerkennzeichen im System angelegt werden. So bleibt auch der Verwaltungs- und Umstellungsaufwand überschaubar.

Wie oben bereits betont, sind die Sachkonten für einen transparenten und vollständigen Steuernachweis nicht nötig. Somit ist die Verwendung eines Umsatzkontos in Abhängigkeit der Steuer nicht Voraussetzung, um eine rechtlich korrekte Buchhaltung zu gewährleisten.

Daher ist diese Anpassung aus Sicht des Systems optional. Wenn die Unterscheidung der Sachkonten in Abhängigkeit der Steuer gewünscht ist, muss die Sachkontenfindung angepasst werden.

Grundsätzlich gilt zu beachten, dass in SAP Business One sämtliche Berichte für Steuernachweise gegenüber Dritten ausschließlich auf Basis der in Belegen verwendeten Steuerkennzeichen generiert werden. Die Sachkonten sind für diese Nachweise ohne Bedeutung.

Dieser Hinweis ist deshalb so wichtig, weil in Folge dessen der Aufwand zur Umsetzung der Regelung auf ein Minimum beschränkt werden kann.

Vorgehensweise kann sich je nach ERP-Software unterscheiden

Andere ERP-Systeme, wie zum Beispiel die Sage 100, verfolgen einen anderen Anpassungsweg. Um die anstehende Umsatzsteuersenkung zum 01.07.2020 in der Sage 100 abzubilden, wird von Sage folgende Vorgehensweise empfohlen:

Pro Steuercode für 19% bzw. 7% wird entsprechend ein neuer Steuercode für 16% bzw. 5% angelegt. Für diese neuen Steuercodes werden jeweils eigene Festkonten (Skonto, Steuer, etc.) benötigt, die den Steuercodes fest zugeordnet sind.

Es ist somit eine exakte Abgrenzung zwischen den Buchungen für 19% (7%) und 16% (5%) gewährleistet. Ebenso ist ein paralleles Buchen von Belegen mit altem und mit neuem Steuersatz in der Übergangsphase problemlos möglich.

Nichtsdestotrotz ist eine Datenanalyse mit Hilfe der Steuerberatung und auch Ihres IT-Dienstleisters wichtig, um zu prüfen, an welchen Bereichen buchhalterisch und systemtechnisch Änderungsbedarf besteht. Erst dann wird wiederum der Umstellungsaufwand in Ihrer ERP-Software beleuchtet.

Laden Sie jetzt unsere kostenlose Dokumentation zur Mehrwertsteuersenkung herunter.


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4. Weitere Vorbereitungen und unsere Unterstützung

Mögliche Anpassungen oder sogar Änderungen in Ihrer Buchhaltung sollten Sie erst nach einer Rücksprache mit Ihrem Steuerberater vornehmen.

Steuerrechtliche Fragen müssen mit dem Steuerberater geklärt und abgestimmt werden. Welche konkreten Umstellungen vorgenommen werden sollen, kann pauschal nicht beantwortet werden und hängt von den Anforderungen Ihres Unternehmens ab.

Nutzen Sie Schnittstellen zu steuerrelevanten Drittanwendungen, in denen die Steuerkennzeichen verwendet werden? Diese müssen überprüft werden. Solche Systeme sind beispielsweise die Personalabrechnung, Reisekosten, DATEV- und/oder Rechnungswesen.

Werden beispielsweise die Buchungen via DATEV-Schnittstelle an einen Steuerberater übergeben, so definiert sich die Notwendigkeit der Anpassungen durch die Vorgaben des DATEV-Systems. Sachbezüge in einer Personalabrechnungssoftware werden für das zweite Halbjahr 2020 auch nur noch mit 16% Umsatzsteuer berücksichtigt werden. Das hat Auswirkungen auf die Versteuerung der Firmen-PKWs.

Des Weiteren müssen Sie intern Ihre Mitarbeiter informieren, wie Sie mit Ausgangs-, Eingangs-, Umtausch- und Stornorechnungen umgehen müssen. Jedenfalls muss der Leistungszeitraum oder Auslieferungstermin in Verbindung mit dem gültigen Steuersatz überprüft werden.

Auch hat die Mehrwertsteuersenkung mögliche Auswirkungen auf Ihre AGB. Schließlich sind womöglich Leasingverträge, Wartungsleitungen, Dauerverträge und Gutscheine von der Mehrwertsteuersenkung betroffen.

Ein wichtiger Hinweis ist auch, dass es keine Änderungen an den Formularen zur Umsatzsteuervoranmeldung 2020 geben wird. Somit wird zumindest in diesem Fall der unbürokratische Weg gewählt.

Unterstützung durch WUD

Die WUD Business Solutions GmbH unterstützt und berät Sie gerne bei der technischen Konfiguration Ihrer ERP-Software (SAP Business One und Sage Office Line/Sage 100) auf Basis der befristeten Mehrwertsteuersenkung.

In welchem Umfang Ihr ERP-System konfiguriert werden soll, ist von Ihnen bzw. Ihrem Steuerberater vorzugeben. Hierbei geben wir Ihnen eine grundsätzliche Entscheidungshilfe an die Hand, welcher Ansatz in Ihrem Unternehmen am sinnvollsten ist.

Auch wenn Sie sich für weitere Themenbereiche und Aspekte rund um Ihre Finanzbuchhaltung und Controlling in Ihrem ERP-System interessieren, freuen wir uns auf Ihre Kontaktaufnahme. Unsere erfahrenen ERP-Berater unterstützen Sie gerne.

Was ist Ihre Meinung zur Mehrwertsteuersenkung in Bezug auf Ihre ERP-Software? Haben Sie bereits Änderungen oder Anpassungen in Ihrem ERP-System vorgenommen?

Haben Sie Fragen oder Anregungen? Gerne können Sie hier einen Kommentar hinterlassen oder sich direkt bei uns melden. Auf jeden Fall freuen wir uns auf Ihr Feedback!

HINWEIS: Die aufgeführten Informationen beziehen sich auf eine systemtechnische Umsetzung und schließen die Gewährleistung der steuerrechtlichen Richtigkeit aus. Fachliche Aspekte und buchhalterische Anforderungen werden dabei nicht erläutert und sind mit Ihrem Steuerberater zu besprechen.

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