ERP – Standardsoftware oder Individualsoftware – Wieso nicht beides nutzen?

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ERP - Standardsoftware oder Individualsoftware – Wieso nicht beides nutzen?

Sie stehen vor einer ERP-Auswahl; für welches ERP würden Sie sich entscheiden; einer bewährten Standardsoftware oder einer maßgeschneiderten Individualsoftware?

Noch vor wenigen Jahren stellten sich Unternehmen grundsätzlich und ganz am Anfang Ihrer ERP-Findungsphase diese entscheidende Frage. Ist aber diese Fragestellung noch zeitgemäß? Stehen den KMU und Anwendern nicht auch „hybride“ ERP-Lösungen zur Verfügung, die das Beste aus beiden Welten kombinieren?

ERP und das Dilemma zwischen Standardsoftware oder Individualsoftware im Jahr 2021. Wir versuchen in diesem Blog-Artikel diese Kernfrage zu analysieren und deren Aspekte zu beleuchten.

1. Standardsoftware oder Individualsoftware als ERP: (Nur) eine Kostenfrage?

In jedem Investitionsbereich und Projekt spielen die Kosten eine maßgebende Rolle. Wieso sollte es im ERP-Bereich anders sein? Schließlich ist ein ERP-Projekt eine zentrale, wichtige und auch kostenintensive Unternehmensinvestition.

Daher beeinflussen die Kosten sicherlich eine Entscheidung in Richtung Standardsoftware oder Individualsoftware. Dabei gibt es in den meisten Fällen einen klaren Gewinner: Ein ERP-Standardsystem ist prinzipiell sowohl günstiger in der Anschaffung als auch relativ kostengünstiger in der Wartung.

Letzteres spiegelt sich in einer schnelleren und sicheren Update- und Release-Fähigkeit wider. Auch die Aspekte Produkt- und Support-Qualität müssen hier berücksichtigt werden.

Denn eine ERP-Standardsoftware durchgeht einen langen Lebenszyklus, ist bewährt und von vielen Unternehmen im Einsatz. Dementsprechend ist der Standard meistens durchgetestet und ausgereifter. Diese Eigenschaften reduzieren merklich die Kosten.

Eine gute Projektvorbereitung ist mehr als die halbe Miete

Die Kostenbetrachtung ist somit das eine, eine saubere und umfassende Projektvorbereitung das andere.

Denn wenn sich im Zuge dieser Vorbereitung herausstellt, dass eine Standardsoftware weit entfernt von den Prozessanforderungen des Unternehmens ist, ist es klug und kosteneffizient, andere ERP-Lösungen in Betracht zu ziehen.

Das spart unnötige Kosten, Nerven und Zeit. Eventuell ist in diesem Fall eine Individualsoftware oder „hybride“-Lösung am Ende des Tages sogar günstiger als eine ungeeignete Standardsoftware.

Zuallererst müssen aber die Entscheider und Anwender gemeinsam die eigenen Prozesse durchleuchten und hinterfragen. Welche grundlegenden, aber auch speziellen Anforderungen stellen Sie an eine neue ERP-Software? Wie sollen Ihre Prozesse zukünftig aussehen?

Dabei gilt es Fehler zu vermeiden, die eigenen Prozesse und Anforderungen realistisch einzuschätzen und mit Funktionen der jeweiligen angebotenen ERP-Systeme zu vergleichen.

ERP-Standardsoftware oder Individualsoftware- die Zeit als Faktor

2. Der Faktor Zeit als Entscheider zwischen ERP Standardsoftware und Individualsoftware?

Individuelle Systeme basieren auf individuellen Prozessen und spezifischen Anforderungen. Demensprechend ist die Einführung und Konfiguration dieser ERP-Systeme seitens der Anbieter zeitaufwendiger bzw. auch komplexer.

Auch existieren nicht so viele Erfahrungswerte und Dokumentationen von ähnlichen ERP-Projekten, wie es bei einer Standardsoftware der Fall ist.

Obwohl externe Erfahrungswerte rar sind, ist natürlich der interne Erfahrungsschatz im Unternehmen vorhanden. Denn die Anwender kennen Prozesse und Anforderungen.

So werden die ERP-Schulungen schneller und zielführender durchgeführt. Auch wenn die Software neu ist, sieht aus Anwendersicht vieles „alt“ und bekannt aus. Dies wiederum führt zu einer schnelleren Einführung und vor allem einer größeren Nutzerakzeptanz.

Noch schneller sein - mit den Vorteilen beider ERP-Welten

Wäre es nicht toll, beide Zeitvorteile zu kombinieren und die ERP-Software schnell und unkompliziert in Ihrem Unternehmen einzuführen? Dies gelingt auch mit einer standardisierten Individuallösung (oder einer individuellen Standardlösung).

Somit wird der standardisierte, größere Teilbereich einfacher implementiert und systemtechnisch konfiguriert. Anschließend wird der individuelle ERP-Teilbereich mit Hilfe der Anwender zügiger eingeführt und geschult. „Hybride“ und moderne ERP-Systeme schaffen auch hier enorme Vorteile.

3. Wie sieht es mit der Zukunftssicherheit Ihres neuen ERP-Systems aus?

Die zentrale Rolle eines ERP-Systems ist unbestritten. Schließlich muss ein ERP-System im optimalen Fall alle Kernbereiche und Wertschöpfungsketten Ihres Unternehmens darstellen.

Und ja, dieses System muss dementsprechend zukunftssicher sein und auch Ihre Unternehmensvision abbilden können.

Märkte und Ihre Geschäftsbereiche verändern sich. Kundenanforderungen und Wettbewerbsprodukte entwickeln sich auch weiter. So spielt die Anpassungsfähigkeit, Flexibilität und Prozessdurchgängigkeit Ihres ERP-Systems eine maßgebende Rolle.

Welches System zeichnet sich eher durch diese Eigenschaften aus? Eine ERP Standardsoftware oder eine Individualsoftware? In den meisten Fällen ist es das ERP-Standardsystem, das auch diese „Schlacht“ gewinnt.

Eine Standardsoftware unterliegt meistens kontinuierlichen Weiterentwicklungen. Auch Gesetzesvorgaben und gesetzliche Änderungen werden standardisiert und unkompliziert über regelmäßige Updates schnell eingespielt.

Produkt-Roadmaps, Dokumentationen und Standard-Schulungen werden ebenso ständig veröffentlicht und angeboten.

Ebenfalls profitieren die Nutzer von Standardlösungen stärker von neuen Funktionen und Funktionserweiterungen. Diese werden oft in Kommunikation mit dem breiten Kundennetzwerk und auf Basis dessen Wünsche und Anregungen umgesetzt.

4. Was für eine ERP-Software nutzen eigentlich Ihre Wettbewerber?

Optimierte Prozesse führen auch zu Wettbewerbsvorteilen. Daher ist es absolut verständlich, wenn Unternehmen, die jahrelang ausgefeilte, individuelle Verfahrensweisen und Unternehmensprozesse erfolgreich einsetzen, darauf beharren, diese auch nach einer ERP-Neueinführung fortzuführen.

Durch die Nutzung einer ERP-Individualsoftware können Alleinstellungsmerkmale und somit auch Wettbewerbsvorteile beibehalten werden.

Andererseits kommt es bei einer Standard-Software oft vor, dass zwangsläufig ähnliche Prozessketten bei mehreren Mitbewerbern einer Branche eingesetzt werden. Wobei Standardsysteme meistens auch Best Practices beinhalten, von denen alle Unternehmen profitieren können.

Demzufolge sehen wir auch hinsichtlich des Faktors „Wettbewerb“, Vorteile wenn wir die positiven Aspekte beider ERP-Systeme verknüpfen. Denn eine individualisierbare Standardsoftware enthält Best-Practice-Anwendungsszenarien, gepaart mit maßgeschneiderten, branchenbezogenen Prozesseigenschaften.

Gibt es eine bessere Lösung für Ihren Unternehmenserfolg und Wettbewerbsposition?

ERP-Standardsoftware-Individualsoftware-Wettbewerbsvorteile

5. Die Sache mit der Einbindung von Fremdsystemen

Wer kann bei der Integration von Fremd- oder Drittsystemen punkten? Ein ERP-System als Standardsoftware oder die Variante der Individualsoftware?

Fakt ist, dass die Anforderung nach Schnittstellen historisch, aber auch perspektivisch immer ein wesentliches Entscheidungskriterium bei einer ERP-Auswahl bleiben wird.

Die Integration von Fremdsystemen an Individuallösungen ist grundsätzlich mit einem höheren Zeit- und Kostenaufwand verbunden. Denn Schnittstellen dazu existieren nicht und müssen (neu) programmiert werden.

Andererseits verfügen moderne Standard-ERP-Systeme jedoch über zahlreiche Standard-Schnittstellen zu gängigen Fremdsystemen. Für die Fälle, dass solche Standard-Schnittstellen nicht zur Verfügung stehen, kann Ihr ERP-Betreuer diese mit einem geringeren Aufwand anpassen und für Sie einsetzbar gestalten.

Bewährte und zeitgemäße ERP-Standardlösungen zeichnen sich durch offene Systemstrukturen aus und bieten so dem Kunden und Anwender viele Anbindungsoptionen und einen hohen Integrationsgrad der Softwarelandschaft.

 STANDARDSOFTWAREINDIVIDUALSOFTWARE
Kosten+ Grundsätzlich günstiger in der Anschaffung und Wartung+ Bei spezifischen, unausweichlichen Prozessanforderungen
Zeit+ Aufgrund von externen Erfahrungswerten
+ Aufgrund von internen Erfahrungswerten und Nutzerakzeptanz
Zukunftssicherheit+ Weiterentwicklungen, Flexibilität, Funktionserweiterungen sind übliche Merkmale
Wettbewerb+ Best Practices+ Alleinstellungsmerkmale und individuelle, bewährte Prozesse stärken Wettbewerbsvorteile
Schnittstellen+ Prinzipiell stehen Standard-Schnittstellen oder Integrationsszenarien zur Verfügung

6. Im Customizing steckt die Antwort

Customizing ist nicht Programmieren. Und genau deshalb ist Customizing eine recht einfache und kostengünstige Option, die Software im Standard zu belassen, aber dennoch durch Customizing kundenspezifisch zu individualisieren.

Beispielsweise werden Parameter und Belegstrukturen verändert, ohne die grundsätzliche Standardlogik anzufassen. Dadurch wird das ERP-System individualisierbar, Anwendung und Prozesse nach Kundenwünschen und Anforderungen eingestellt.

Voraussetzung dabei ist, dass die eingeführte ERP-Software von Ihrer Logik und Systemarchitektur flexibel und agil geschaffen ist, um überhaupt Customizing zu erlauben.

Demensprechend kommen wir der optimalen Lösung, die beiden ERP-Welten, Standardsoftware und Individualsoftware vereint, ziemlich nah.

Schon über Add-Ons und ERP-Erweiterungen nachgedacht?

Neben der Möglichkeit des Customizings, kann man immer noch branchenorientierte und bewährte Add-Ons für eine ERP-Software in Betracht ziehen.

Für ERP-Systeme, die eine offene Architektur aufweisen, aber auch im Standard zahlreiche Kunden und Branchen bedienen, existieren auch Add-Ons, die Möglichkeiten, Funktionen und so auch den Mehrwert für Unternehmen enorm steigern.

Was für eine ERP-Software nutzen Sie? Bevorzugen Sie eine ERP Standardsoftware oder eher eine Individualsoftware? Haben Sie diesbezüglich weitere Fragen oder Anregungen? Gerne können Sie hier direkt einen Kommentar hinterlassen oder sich bei uns einfach melden. Auf jeden Fall freuen wir uns auf Ihr Feedback!

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