Eine DocuWare Erfolgsgeschichte mit CAMBRO
Die CAMBRO Presswerk Köngen GmbH, führender Hersteller von Tabletts, beliefert Kantinen, Krankenhäuser und Gastronomiebetriebe. Lesen Sie in dieser DocuWare Erfolgsgeschichte mit CAMBRO, wie die Digitalisierung von kaufmännischen Belegen und die Integration von DocuWare in SAP Business One einen großen Unterschied in der täglichen Arbeit machen.
DocuWare Erfolgsgeschichte - CAMBRO
Unternehmen
Cambro Presswerk Köngen GmbH
Kelterstraße 51, 72669 Unterensingen
Webseite
Branche
Herstellung von Kunststoffprodukten für die Gastronomiebranche
Produkte
Anwender
15 DocuWare User
Referenzbericht DocuWare -
Schnellüberblick der Herausforderungen
Die Ziele, Herausforderungen und Kundenwünsche vor Einführung unserer Lösung
- Eindämmung der Papierflut.
- Digitalisierung der Lieferscheine im Einkauf.
- Schnelle Durchsicht und Kontrolle der Lieferstatus.
- Optimierung der Arbeitsabläufe zwischen den Abteilungen.
- Einführung einer ERP-Software (SAP Business One).
Referenzbericht DocuWare -
Zusammenfassung der Vorteile
Der tägliche Nutzen und Mehrwert der Lösung für unseren Kunden nach der Einführung
- Das Suchen der Dokumente ist deutlich effizienter und effektiver.
- Zeitersparnisse, Transparenz und Einbindung von unterschiedlichen Prozessen und Abteilungen.
- Ortsunabhängige Verfügbarkeit der Daten dank DocuWare Cloud.
- Für eine Betriebsprüfung ist CAMBRO stets gewappnet.
- Integration des DMS-Systems in SAP Business One (ERP-Software).
Herausforderungen des Kunden
Der kaufmännische Leiter des Unternehmens, Helmut Smykalla, hegte schon lange den Wunsch, die Flut an Papier und Belegen einzudämmen. Die Wahl fiel auf DocuWare Cloud. So wurde gemeinsam mit DocuWare Gold Partner WUD das DMS-Projekt 2017 ins Leben gerufen.
Anfänglich wurde DocuWare im Einkauf implementiert, um die digitale Archivierung von Lieferscheinen zu ermöglichen. Das Hauptziel bestand darin, nicht nur den Papierverbrauch zu verringern, sondern auch eine schnelle, digitale Überprüfung durchzuführen, um sicherzustellen, dass die Bestellungen von CAMBRO korrekt geliefert wurden.
Nach erfolgreicher Implementierung von DocuWare im Einkaufsbereich, die dem Einkauf erhebliche Erleichterungen brachte, widmete sich CAMBRO gemeinsam mit WUD eine Zeit lang anderen IT-Projekten. Dies schloss insbesondere die Einführung eines neuen ERP-Systems ein, SAP Business One, da die bisherige ERP-Lösung nicht mehr weiterentwickelt wurde.
Nach der Implementierung von SAP Business One und der Integration mit DocuWare zu Beginn des Jahres 2020 kam dem kaufmännischen Leiter die Idee, dem Dokumentenmanagementsystem „mehr Leben einzuhauchen“. Auch andere Abteilungen sollten von DocuWare profitieren und weitere Geschäftsprozesse, die auch im ERP-System abgebildet wurden, in die DMS-Lösung eingebunden werden.
Schließlich umfasste vor der Einführung von DocuWare die papierbasierte Ablage von CAMBRO etwa 1.200 Ordner pro Jahr. Denn neben dem Einkauf generiert auch der Vertrieb zahlreiche Dokumente, angefangen bei Kundenanfragen über Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen bis hin zu Ablieferungsbelegen der Spedition und entsprechendem Schriftverkehr.
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Unsere Lösung und dessen Nutzen
Neben dem Vertrieb der hausgefertigten Produkte (Tabletts und Isolierbehälter) im DACH-Gebiet hat die deutsche Niederlassung von CAMBRO, die 85 Mitarbeiter beschäftigt, vor etwa einem Jahrzehnt den europäischen Kundenservice für die Muttergesellschaft übernommen. Dafür werden alle erforderlichen Dokumente für den Kundenservice, einschließlich der vollständigen Verkaufsunterlagen, teilweise aus IT-Systemen (z.B. SAP Business One) exportiert und teilweise eingescannt, um sie in das elektronische Archiv von DocuWare zu überführen.
Auf diese Weise stehen dem Kundenservice, der das CRM-System des Konzerns nutzt, alle Unterlagen digital zur Verfügung. Der Großteil der Dokumente liegt heute bereits digital vor (über 85 Prozent) und für das Scannen der verbleibenden Dokumente werden Multifunktionsgeräte (MFP) von Ricoh verwendet.
Die Digitalisierung hat demensprechend abteilungsübergreifende Vorteile mit sich gebracht. Das Suchen ist heute im Vergleich zum alten Papierarchiv wesentlich effizienter und effektiver. Bei diversen Kundenanfragen zu einem Auftrag entfällt das langwierige Durchsuchen von Dokumenten. Angebot, Bestellung und Rechnung zu dem betreffenden Auftrag können schnell digital gefunden und verglichen werden.
Zudem ist das Unternehmen für eine Außenprüfung des Finanzamts bestens gerüstet. Herr Smykalla erklärt, dass oft nach Einzelbelegen gefragt wird, für die man heutzutage nicht mehr in die Registratur gehen und den Ordner sowie den entsprechenden Auftrag heraussuchen muss. CAMBRO bekommt Antworten schnell, digital und komfortabel.
Der Kunde betont die erhebliche Zeitersparnis in vielen Prozessen und die gesteigerte Transparenz, die durch das Dokumentenmanagementsystem DocuWare erreicht wurde. Die Verfügbarkeit von Informationen stellt einen bedeutenden Fortschritt dar, und die Möglichkeit, diese über die cloud-basierte DMS-Lösung problemlos von überall abzurufen, bietet einen wichtigen Mehrwert für den Konzern. Dieser Fortschritt ist natürlich auch räumlich sichtbar: Statt der früheren jährlichen Anhäufung von 1.200 Aktenordnern sind es heute nur noch etwa 50, schätzt Herr Smykalla.
Wir helfen Ihnen gerne weiter
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