3 Grundlagen, um Ihren Bewerbungsprozess erfolgreicher zu gestalten
Der Fachkräftemangel spitzt sich zu, die Bewerber werden immer anspruchsvoller. Umständliche Bewerbungsvorgänge und zu langsame Reaktionen der Unternehmen schrecken die wenigen Kandidaten ab.
Tatsächlich tun sich KMU aktuell nicht leicht auf geeignete und qualifizierte Kandidaten zu kommen. Und eine Besserung der Situation auf dem Arbeitsmarkt ist in absehbarer Zeit nicht in Sicht.
Der Kampf um die besten Bewerber ist aber noch lange nicht verloren. Was können Sie als kleines oder mittleres Unternehmen jetzt tun, um attraktiv für Kandidaten zu werden? Wir stellen Ihnen drei Grundlagen vor, mit denen Sie Ihren Bewerbungsprozess erfolgreicher gestalten.
1. Die Wahl der richtigen HR-Software
Während HR-Abteilungen schon jahrelang in den Bereichen der Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie der Arbeitszeiterfassung softwaregestützt arbeiten, hinkt das Bewerbermanagement noch hinterher.
Speziell kleine und mittlere Unternehmen behandeln das Thema Recruiting in Verbindung mit der IT stiefmütterlich.
Oft werden die ausgeschriebenen Stellen lediglich auf der Website oder in Jobbörsen veröffentlicht inkl. einer E-Mail-Adresse für den Bewerbungseingang.
Das wirkt nicht nur nicht mehr zeitgemäß und recht unprofessionell bei den heutigen Kandidaten, sondern bedeutet erheblichen Mehraufwand für den Bewerber, aber auch für Ihre HR-Abteilung.
Sorgen Sie mit einer Software für transparente und nahtlose Bewerbungsprozesse
Wir empfehlen Ihnen, ein Bewerbermanagement-System zu wählen, dass das die gesamte Prozesskette, von Ihrer Karrierehomepage bis hin zum Onboarding, abbildet.
Durch die gewonnene Transparenz und einen hohen Automatisierungs- und Integrationsgrad optimieren Sie Ihren Bewerbungsprozess.
Weitere Vorteile ergeben sich, wenn dieses System in Ihrer Personalabrechnungssoftware integriert ist. Denn mit einer vollintegrierten Personalsoftware, die alle wesentlichen Bereiche des Personalwesens abdeckt, vermeiden Sie Dubletten und eine fehleranfällige Datenpflege.
Eine gute Bewerbermanagement-Software gibt Ihnen auch jederzeit fundierte Antworten zu folgenden Beispielfragen:
- Haben wir den Bewerber X schon zu einem Bewerbungsgespräch eingeladen?
- Hat Mitarbeiter Y den dem Bewerber Z schon abgesagt?
- Hat Bewerber X uns bereits geantwortet?
- Wie viele Bewerber hatten sich auf die Stelle XY letztes Jahr beworben und aus welcher Quelle stammen diese Bewerbungen?
Somit wird der gesamte Bewerbungsprozess beschleunigt, Aufgaben gehen nicht unter und Ihre Bewerber erhalten schnelleres Feedback.
Automatisierte Nachrichten sowie Erinnerungen und individuelle Kommunikationsvorlagen unterstützen Ihre Mitarbeiter. Grundsätzlich wird die Arbeit der Personalabteilung durch eine moderne Bewerbermanagementsoftware deutlich erleichtert.
Mit der richtigen HR-Software zu einer besseren digitalen Außendarstellung
Bei der Auswahl einer neuen Bewerbermanagement-Software geht es nicht nur um reibungslose interne Prozesse und einen schnelleren Kommunikationsfluss während des Bewerbungsprozesses.
Die richtige HR-Software verfügt über Schnittstellen zu Ihrer Homepage bzw. Ihrem Karriereportal sowie den wichtigsten Online-Jobbörsen.
Wenn sich Ihr Bewerbermanagement-System in die Unternehmens-Homepage integrieren lässt, wird zudem jede Bewerbung automatisiert und mit minimalem Aufwand in Ihr HR-System übertragen. Das Abtippen der Bewerberdaten war gestern. Dies führt zu schnelleren Bearbeitungs- und Reaktionszeiten Ihrer HR-Abteilung.
Andersrum lassen sich Stellenausschreibungen direkt in die Jobportale schicken. Dadurch sparen Sie wertvolle Arbeitszeit und minimieren das manuelle Einpflegen von Bewerbungsdaten.
Diese Eigenschaften entgehen auch Ihren Bewerbern nicht. Ein moderner, intuitiver und benutzerfreundlicher Bewerbungsansatz führt zu einer besseren Candidate Experience. Mehr dazu gleich.
2. Ihre Online-Präsenz
So haben wir auch den direkten Übergang zu unserer zweiten Grundlage, Ihren Bewerbungsprozess erfolgreicher zu gestalten. Schließlich wird heutzutage der Bewerbungsprozess meistens online angestoßen.
Haben Sie sich schon folgende Fragen gestellt?
- Wie bewerten Sie denn Ihre aktuelle Online-Präsenz als Unternehmen und Arbeitgeber (Homepage, Karriereportal, Social-Media-Kanäle)?
- Würden sich Ihre Mitarbeiter heute bei Ihnen bewerben?
- Werden Ihre Stellenanzeigen in den Suchmaschinen (wie z.B. Google) oder den Sozialen Netzwerken gefunden?
- Machen es Ihre direkten Wettbewerber besser?
Ihre Karrierehomepage
Bewerber fordern vom potenziellen Arbeitgeber eine ansprechende, einfache sowie inhaltlich und grafisch gut ausgestaltete Karrierehomepage. Dazu gehören auch Mitarbeiterstorys, authentische Bilder aus dem Berufsalltag sowie informative, floskelfreie Texte.
Das ist der Maßstab der heutigen Zeit und ein essenzieller Baustein für einen Bewerbungsprozess, der für Sie effizienter und erfolgreicher laufen kann.
Sie stellen fest: Mit einer ansprechenden Karrierewebseite zeigen Sie sich gegenüber Kandidaten von Ihrer besten Seite. Ihre Storys, Ihr Motto, das Logo, Ihre Farben und (die) Schriftart müssen dazu dienen den Bewerber zu gewinnen. In nur wenigen Sekunden machen sie sich ein Bild von Ihrem Unternehmen und Ihrer Firmenkultur.
Anschließend muss das digitale Bewerbungsformular selbsterklärend und einfach gestrickt sein, ohne den Bewerber zu erschöpfen oder gar abzuschrecken.
Machen Sie Ihre Stellenanzeigen SEO-fit
Die Suchmaschinenoptimierung umfasst Maßnahmen, die dazu führen, die online Sichtbarkeit Ihres Unternehmens für Benutzer einer Suchmaschine zu steigern. Dies betrifft zum einen potenzielle Kunden, aber selbstverständlich auch potenzielle Mitarbeiter.
Dabei müssen Sie – in Abstimmung mit Ihrer Marketing-Abteilung – auf einige Aspekte achten. Es gilt „Keyword-Stuffing“ zu vermeiden, aber parallel eine klar strukturierte Keyword-Recherche pro Job-Posting bzw. Anzeige zu betreiben.
Zudem ändert sich im SEO-Umfeld (z.B. über Google Updates) an den Suchparametern und Ranking-Faktoren ständig etwas. Demensprechend brauchen Sie ein internes (oder externes) Marketing-Team, dass das diesen Entwicklungen standhält.
Strukturierte Daten spielen in diesem Zusammenhang eine immer wichtigere Rolle. Inhalte, wie beispielsweise Stellenanzeigen oder Kochrezepte sind als strukturierte Daten dafür prädestiniert. Dadurch werden Ihre Anzeigen womöglich von Google als relevant eingestuft und SEO-technisch besser bewertet.
Bieten Sie Online-Bewerbungsgespräche an
Seit der Corona-Pandemie kommen Online-Vorstellungsgespräche nicht nur bei global agierenden Unternehmen zum Einsatz. Bewerber heutzutage erwarten während des Bewerbungsprozesses ein Video-Call als Option. Außerdem steigen so Ihre Chancen auch räumlich entfernte Bewerber aus anderen Regionen zu erreichen.
Sie als HR-Abteilung müssen sich demensprechend organisatorisch und technisch vorbereiten. Um Ihren Bewerbungsprozess erfolgreicher zu gestalten, müssen Sie Ihren Bewerbungsprozess an die jeweilige Situation anpassen und flexibel bleiben. So schaffen Sie die bestmögliche Candidate Experience.
3. Eine klare Kommunikationsstrategie
Klare und fest definierte Kommunikationsregeln und -strukturen sind definitiv eine Voraussetzung, um Ihren Bewerbungsprozess erfolgreicher zu gestalten.
Dabei sollte Ihre Kommunikationsstrategie sowohl den internen Bewerbungsworkflow innerhalb Ihres Unternehmens als auch die Kommunikation zu den Bewerbern abdecken.
Andersherum führt eine unstrukturierte, langsame Vorgehensweise im Bewerbermanagement zu enttäuschten Bewerbern und genervten Kollegen.
Eine moderne Bewerbermanagement-Software visualisiert alle Recruiting-Prozesse. Zudem sorgt das System für einen reibungslosen internen Kommunikationsfluss, aber auch für ein schnelles Feedback an den Bewerber.
Schließlich sollten Sie so schnell wie möglich Ihre Bewerber über mögliche Entwicklungen und den aktuellen Stand des Bewerbungsprozesses informieren.
Die Prozessautomatisierung spielt eine entscheidende Rolle
Ihr Aufgabenspektrum in der Personalverwaltung ist sehr breit. Neben den administrativen Aufgaben, wie z.B. die Personalabrechnung, wird der strategische HR-Aufgabenbereich perspektivisch für Sie wichtiger. Das Bewerbermanagement gehört hier dazu.
Lassen Sie uns den internen Bewerbungsprozess näher betrachten: Vom Bewerbungseingang bis hin zum Onboarding müssen Sie als HR-Abteilung Aufgaben delegieren, Erinnerungen übermitteln und sich mit den Führungskräften bzw. Abteilungsleitern abstimmen.
Sicherlich leistet die Prozessautomatisierung im Bewerbermanagement Abhilfe. Erstens werden diese internen Prozessschritte beschleunigt sowie Erinnerungen und Termineinladungen automatisiert versendet.
Mit individuellen Dashboards und Auswertungen einer modernen HR-Software verfügen Sie über einfache Mittel diese Workflows zu steuern, zu überprüfen und zu überblicken.
Employee-Self-Services auch für Ihre Bewerber
Grundsätzlich ist ein Mitarbeiterportal (Employee-Self-Services-Plattform) dafür da, die interne Kommunikation zwischen HR-Abteilung, Führungskräften und Mitarbeitern zu optimieren.
Über ein Mitarbeiterportal können beispielswiese Ihre Mitarbeiter einfach und schnell ihre Urlaubsanträge stellen. Zudem stehen ihnen dort Personaldokumente, wie z.B. Gehaltsabrechnungen, digital zur Verfügung.
Auch verfügt die browserbasierte HR-Lösung über Funktionen, die Ihre Prozessautomatisierung unterstützen.
Ihre Bewerber profitieren auch vom Einsatz eines Mitarbeiterportals. Denn Ihre Mitarbeiter haben einen schnelleren und unkomplizierten Zugriff auf die wichtigsten Bewerberdaten, aber im HR-Portal auch direkte Kontaktmöglichkeiten mit den Bewerbern.
Welche Maßnahmen helfen Ihnen, Ihren Bewerbungsprozess erfolgreicher zu gestalten? Überlegen Sie Ihr Recruiting an die aktuellen Entwicklungen auf dem Arbeitsmarkt anzupassen oder haben Sie schon erfolgsversprechende Maßnahmen entwickelt?
Gerne können Sie hier direkt einen Kommentar hinterlassen oder sich bei uns melden. Wir freuen uns auf Ihr Feedback!
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