Eine Sage HR Suite Erfolgsgeschichte mit Electrostar

Das bisherige Zeiterfassungssystem war überholt und bot keinerlei Unterstützung vom Anbieter. Das Fehlen von Schulungsmöglichkeiten und Wissenstransfer, welches zum Beispiel die Erstellung von Wochenmodellen verhinderte, resultierte in ineffizienten Arbeitsprozessen.

Urlaubsscheine und Zeitnachweise wurden ausschließlich in Papierform geführt, was die Prozesse komplex und unübersichtlich machte.

Ein weiteres Problem war die fehlende Schnittstelle zwischen Zeiterfassung und Entgeltabrechnung, die ELECTROSTAR dazu zwang, auf Excel zurückzugreifen. Dies führte zu einer doppelten Pflege von Mitarbeiterdaten und einem enormen manuellen Aufwand.

Daher mussten Zuschläge mühsam händisch übertragen und berechnet werden, was nicht nur zeitaufwendig, sondern auch anfällig für Fehler war. Die mehrfachen Überprüfungsvorgänge führten ebenfalls zu zeitlichem Aufwand.

Das Controlling und Berichtswesen war genauso unzureichend. Obwohl ein Berichte-Manager vorhanden war, gab es keine praktikable Möglichkeit, Kennzahlen zu analysieren oder Statistiken zu erstellen, da eine Verbindung zur Personalabrechnung fehlte. Dies hinderte ELECTROSTAR GmbH daran, ein effektives und aussagekräftiges Controlling umzusetzen.

Die Mitarbeiter hatten eine eingeschränkte Transparenz über ihre Arbeitszeiten, Urlaubstage oder Entgeltabrechnungen, da diese Informationen nur einmal pro Monat in Papierform bereitgestellt werden konnten. Die Zustellung der Lohnscheine erfolgte auf traditionelle Weise durch Ausdrucken und postalischen Versand, ohne die Möglichkeit einer digitalen Archivierung für die Mitarbeiter.

Vor diesem Hintergrund suchte das Unternehmen nach einer ganzheitlichen HR-Komplettlösung, die in der Lage ist, alle Prozesse der Personalabteilung modern und digital zu integrieren.

Die Sage HR Suite automatisiert die Abrechnung der Löhne und Gehälter gesetzeskonform.

Arbeitszeiterfassungen, Schichtzuschläge und andere relevante Daten werden direkt importiert. Abwesenheiten werden in einer zentralen Datenbank erfasst und sind in Echtzeit abrufbar, was beispielsweise die Handhabung von Langzeitabwesenheiten automatisiert und vereinfacht.

Die vollständige Digitalisierung des Abrechnungsprozesses, durch die Sage HR Suite, ermöglicht eine effiziente und schnelle Arbeitsweise.

Durch die Integration der verschiedenen Module und die zentrale Datenpflege in der Sage HR Suite wird die Fehleranfälligkeit deutlich reduziert.

Außerdem unterstützt die Sage HR Suite die Identifizierung und Korrektur potenzieller Fehlerquellen, was die Zuverlässigkeit der Personalabrechnung erhöht.

Das Mitarbeiterportal der Sage HR Suite bietet volle Transparenz über Entgeltabrechnungen und Zeitjournale. Mitarbeiter können hier nicht nur ihre Zeiten erfassen oder korrigieren, sondern im Self-Service-Bereich eigenständig Adressänderungen vornehmen oder Bankdaten pflegen. Diese werden, nach erfolgter Genehmigung, automatisch in das Lohnprogramm importiert.

Durch die enge Einbindung der Fachbereiche sowie einzelner Mitarbeiter, verteilt sich der administrative Aufwand zielgerichtet und minimiert den abteilungsinternen und abteilungs-übergreifenden Abstimmungsbedarf. Dies verschlankt den Prozess und minimiert den Zeitaufwand. Zugleich werden Mitarbeiter in der Eigenverantwortung durch das entgegengebrachte Vertrauen gefördert und gestärkt.

ELECTROSTAR GmbH profitiert nun von einer voll-integrierten Komplettlösung für den Personalbereich. Die modulare Struktur der Sage HR Suite erlaubt eine schrittweise Integration weiterer HR-Prozesse und Teilbereiche.

Die schnellen Reaktionszeiten und der zuverlässige Support von WUD haben maßgeblich zur Zufriedenheit von ELECTROSTAR GmbH mit der Implementierung und Nutzung der Sage HR Suite beigetragen. Das Unternehmen schätzt unter anderem die hohe Servicequalität, Beratung und Erreichbarkeit, die WUD als Implementierungs- und Betreuungspartner bietet.