Unser DMS-Projekt mit unserem Kunden Luczky Bauunternehmung GmbH & Co. KG

Unternehmen

Luczky Bauunternehmung GmbH & Co. KG
Fabrikstr. 27
73230 Kirchheim unter Teck

Webseite

Branche

Bau

Produkte

Anwender

12 DocuWare User

WUD und DocuWare Referenz Luczky mobile Ansicht
Die ständig wachsende Anzahl an Dokumenten wird mittels DocuWare durch die optimal auf uns zugeschnittenen Workflows umgehend von den Abteilungen bearbeitet und archiviert.
Luczky Bauunternehmung GmbH & Co. KG, Bärbel Abdic, Assistentin der Bauleitung (Dez. 2015)

Herausforderungen des Kunden

Die Firma Luczky Bau hatte einen hohen Anteil an Eingangsrechnungen in Papierform. Der umständliche Dokumentenfluss durchlief den Weg ab der Zentrale, zum Geschäftsführer bis hin zu den Bauleitern. Jeder Mitarbeiter hatte sein eigenes Postfach. Somit ging der durchgängige, zentrale Überblick und die unternehmensinterne Transparenz ein Stück verloren.

Das papierlose Arbeiten war als Geschäftskonzept mehr als erforderlich. Auch um die Bauleiter nachhaltig zu entlasten. Zahlungsziele und Fristen zu überwachen war teilweise problematisch, da die ganzheitliche Übersicht ohne ein effizientes Dokumentenmanagement-System schwer herstellbar war.

Mit über 300 Eingangsrechnungen pro Woche wurde wertvolle Arbeitszeit für das Zuordnen, Weiterleiten und Bearbeiten der Dokumente benötigt. Ein schneller Zugriff auf die einzelnen Dokumente war nur schwer möglich. Der aktuelle Status der jeweiligen Dokumente konnte nicht zentral abgerufen werden.

Ein Schnellüberblick

  • Der erhebliche Dokumentenfluss erschwerte die tägliche Arbeit.
  • Die Übersicht über Projekte und Geschäfte ging verloren.
  • Die Verwaltung der Geschäftspapiere war zeit- und kostenaufwändig.

Unsere Lösung und dessen Nutzen

Mit Hilfe von WUD wurde ein Rechnungsfreigabeprozess entwickelt und effektiv umgesetzt. Dieser hat die Geschäftsabläufe enorm vereinfacht und die rechnungsrelevanten Workflows stark beschleunigt.

Das Konzept „Just-In-Time“ wird bei der Firma Luczky Bau nun gelebt. Belege und Dokumente werden zeitnah digitalisiert und in DocuWare abgelegt. Gleichzeitig startet der Workflow für die Bearbeitung. Das System funktioniert reibungslos. Die verfeinerte Struktur ist optimal auf die Geschäftsabläufe des Unternehmens zugeschnitten.

Rechnungen können jederzeit von allen Stellen eingesehen und auf den aktuellen Status überprüft werden. Kurze Wege führen zu schnellen Bearbeitungszeiten. Daraus resultiert eine Zeitersparnis für die Bauleiter. Diese können sich dadurch noch intensiver Ihrem Kerngeschäft widmen.

Auch im Bereich der Buchhaltung führt der Einsatz von DocuWare zu großer Zeitersparnis. Die tägliche Papierflut wurde stark eingedämmt und ist heute leicht zu bewältigen. Sämtliche Rechnungsbelege und Buchungssätze werden digitalisiert an das Steuerbüro zur weiteren Bearbeitung übermittelt.

Das Unternehmen genießt in vollem Umfang die Vorteile der digitalen Archivierung. Kontaktdaten, der komplette Schriftverkehr, Rechnungsbelege etc. können komfortabel und schnell gefiltert und angezeigt werden. Der direkte Zugriff auf alle geschäftsrelevanten Daten wird jederzeit gewährleistet.

Alle Dokumente werden im zentralen Dokumenten-Pool abgelegt. Hierfür wurde eine individuelle Ordnerstruktur festgelegt. Das lange Suchen, Fragen, Ordner wälzen entfällt. Die so gewonnene Zeit wird in die Umsetzung der anspruchsvollen Bauprojekte investiert.

WUD reagiert als Servicedienstleister schnell und flexibel. Die Betreuung wird stets nutzbringend und problemlos abgewickelt. Entweder vor Ort, remote oder mit einem Rückruf.

Eine Zusammenfassung

  • Rechnungsrelevante Abläufe wurden stark verbessert.
  • Die Digitalisierung schafft eine "Just-In-Time" Arbeitsweise.
  • Große Zeiterparnisse in der Buchhaltung und Projektabwicklung.
  • Die Betreuung von WUD bringt weitere Vorteile und direkten Nutzen für das Unternehmen.

Wir helfen Ihnen gerne weiter

Haben Sie allgemeine Fragen zu WUD und unserem Leistungsangebot?
Suchen Sie gezielt nach Informationen zu einem bestimmten IT-Produkt?
Wollen Sie konkret wissen wie Sie Ihr Unternehmen fit für die digitale Zukunft machen können?

Wir sind für Sie da und beraten Sie gerne. Persönlich, unverbindlich und kostenlos.

TELEFON

0 70 21 / 9 20 21 – 42

Kontakt Horst Wenzel mobile Ansicht

für das Managementsystem nach DIN EN ISO 9001:2015
WUD IT-Systemhaus

für das Managementsystem nach DIN EN ISO 9001:2015
WUD Business Solutions GmbH