Standort:
Luczky Bauunternehmung GmbH & Co. KG
Fabrikstrasse 27
73230 Kirchheim unter Teck

Webseite:
www.luczky-bau.de

Branche:
Bau

Mitarbeiter:
50 Mitarbeiter

Anwender:
12 DocuWare User

Produkte:
Docuware

 

 

Luczky Bauunternehmung GmbH & Co. KG (Kirchheim/Teck)

Herausforderung

  • Die Firma Luczky Bau hatte einen hohen Anteil an Eingangsrechnungen in Papierform. Der umständliche Dokumentenfluss durchlief den Weg ab der Zentrale, zum Geschäftsführer bis hin zu den Bauleitern. Jeder Mitarbeiter hatte sein eigenes Postfach und somit ging der durchgängige, zentrale Überblick und die unternehmensinterne Transparenz ein Stück verloren. Das papierlose Arbeiten war als Geschäftskonzept mehr als erforderlich - auch um die Bauleiter nachhaltig zu entlasten.

  • Zahlungsziele und Fristen zu überwachen war teilweise problematisch, da die ganzheitliche Übersicht ohne ein effizientes Dokumentenmanagement-System schwer herstellbar war.

  • Mit über 300 Eingangsrechnungen pro Woche wurde wertvolle Arbeitszeit für das Zuordnen, Weiterleiten und Bearbeiten der Dokumente benötigt. Ein schneller Zugriff auf die einzelnen Dokumente war nur schwer möglich, da der aktuelle Status der jeweiligen Dokumente nicht zentral abgerufen werden konnte.

Lösung

  • Mit Hilfe von WUD wurde ein Rechnungsfreigabeprozess entwickelt und effektiv umgesetzt, der die Geschäftsabläufe enorm vereinfacht und die rechnungsrelevanten Workflows stark verbessert und beschleunigt. Das Konzept „Just-In-Time“ wird bei der Firma Luczky Bau somit gelebt. Belege und Dokumente werden zeitnah digitalisiert und im DocuWare-Archiv abgelegt. Gleichzeitig startet der Workflow für die Bearbeitung. Das System funktioniert reibungslos, und die verfeinerte Struktur ist optimal auf die Geschäftsabläufe des Unternehmens zugeschnitten.
    Rechnungen können jederzeit von allen Stellen eingesehen und auf den aktuellen Status überprüft werden. Kurze Wege führen zu schnellen Bearbeitungszeiten. Daraus resultiert eine Zeitersparnis für die Bauleiter – die sich dadurch noch intensiver Ihrem Kerngeschäft widmen können.

  • Auch im Bereich der Buchhaltung führt der Einsatz von DocuWare zu großer Zeitersparnis. Die tägliche Papierflut wurde stark eingedämmt und ist heute leicht zu bewältigen. Sämtliche Rechnungsbelege und Buchungssätze werden digitalisiert an das Steuerbüro zur weiteren Bearbeitung übermittelt.

  • Das Unternehmen Luczky Bau genießt in vollem Umfang die Vorteile der digitalen Archivierung. Kontaktdaten, der komplette Schriftverkehr, Rechnungsbelege etc. können komfortabel und schnell gefiltert und angezeigt werden. Der direkte Zugriff auf alle geschäftsrelevanten Daten wird jederzeit gewährleistet. Alle Dokumente werden im zentralen Dokumenten-Pool abgelegt. Hierfür wurde eine individuelle Ordnerstruktur festgelegt -  so dass langes Suchen, Fragen, Ordner wälzen entfällt. Die so gewonnene Zeit wird in die Umsetzung der anspruchsvollen Bauprojekte investiert.

  • WUD reagiert als Servicedienstleister schnell und flexibel. Die Betreuung wird stets nutzbringend und problemlos abgewickelt, entweder vor Ort oder mit einem Rückruf. Die regionale Nähe bringt natürlich auch sehr viele Vorteile mit sich.